○丸亀市公文書管理規程
| (平成17年3月22日訓令第9号) |
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丸亀市公文書管理規程
目次
第1章 総則(第1条－第6条)
第2章 公文書の収受及び配付(第7条－第17条)
第3章 公文書の処理(第18条－第30条)
第4章 公文書の施行及び発送(第31条－第39条)
第5章 公文書の保管(第40条－第52条)
第6章 公文書の保存(第53条－第61条)
第7章 公文書の廃棄等(第62条－第64条)
第8章 補則(第65条－第67条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、丸亀市公文書等の管理に関する条例(令和3年条例第5号。以下「条例」という。)及び丸亀市公文書管理規則(平成17年規則第21号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、公文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程で使用する用語の意義は、条例及び規則で使用する用語の例によるほか、次に定めるところによる。
(1) 部 丸亀市行政組織条例(平成17年条例第16号)第1条第1項に定める公室及び部をいう。
(2) 主管課 当該公文書に係る事務を主管する課をいう。
(3) 部総務課 丸亀市職務権限規程(平成17年訓令第1号)第2条第21号に定める課をいう。
(4) 起案文書 起案した公文書で、決裁前のものをいう。
(5) 回議 起案の内容について起案者の直系の上司の承認を受けることをいう。
(6) 合議 起案の内容について起案者の直系の上司以外の者の承認を受けることをいう。
(7) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(8) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書(以下「LGWAN文書」という。)をいう。
(庶務課長の責務)
第3条 総務部庶務課長(以下「庶務課長」という。)は、公文書その他発着文書等の収発及び完結した公文書の保存の事務を掌理する。
2 庶務課長は、公文書の管理が適正かつ迅速に行われるよう必要な調査を行い、その指導及び改善に努めなければならない。
(文書管理責任者)
第4条 規則第4条に規定する文書管理責任者は、主管課の長又はそれに相当する職位にある者をもって充てる。
[規則第4条]
2 文書管理責任者は、上司の命を受け、その課における次に掲げる事務に従事する。
(1) 起案文書の審査に関すること。
(2) 課内の公文書管理についての指導及び調整に関すること。
(3) 歴史公文書等の認定に関すること。
(文書取扱責任者)
第5条 文書管理責任者の公文書管理事務を補佐するため、各課に文書取扱責任者を置く。
2 文書取扱責任者は、主管課の副課長、室長又はそれに相当する職位にある者をもって充てる。
3 文書取扱責任者は、上司の命を受け、主管課における次に掲げる事務に従事する。
(1) 公文書処理の促進に関すること。
(2) 公文書事務の指導に関すること。
(3) 公文書の整理及び保管に関すること(ファイリングの維持管理を含む。)。
(4) 公文書の引継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) その他公文書の事務に関し必要なこと。
(電子文書取扱主任)
第6条 前条第2項の規定にかかわらず、LGWAN文書の受信及び送信に関する事務を処理するために、電子文書取扱主任を別に指定することができる。
第2章 公文書の収受及び配付
(郵便物等の収受及び配付)
第7条 市役所に到着した郵便物等は、庶務課において収受し、開封せずに、封筒の余白に受付日付印(様式第1号)を押す。ただし、配付先が不明なものについては、開封するものとする。
2 次に掲げるものについては、特殊文書処理簿(様式第2号)に記録しなければならない。
(1) 親展文書(封筒に「秘」の字又はこれに類する表示のある封書を含む。)
(2) 現金、金券又は有価証券(小切手、定額小為替証書、国庫金送達通知書、公金通知書等をいう。)(以下「金券等」という。)が添付されているもの
(3) 書留、配達証明又は内容証明の取扱いがされた郵便物
(4) 電報
3 不服申立て、訴訟及び異議の申立書、入札書等で到着の日時が権利の得喪又は変更に関係するもの及び前項第4号に掲げるものは、収受後、直ちにその余白に受付の日時を記入しなければならない。
4 収受した公文書は、部ごとに分類し、庶務課に備付けの配付棚により文書送達簿(様式第3号)を添付して、原則として当日中に部総務課に配布する。ただし、第2項に掲げるもの及び個人あてのものは、配付棚によらないで、直接部総務課又は名あて人に引き渡すことができる。
(複数の部又は課に関連する公文書の取扱い)
第8条 複数の部に関連する公文書は、その主として関連する部に配付するものとする。この場合において、主として関連する部が判定し難いときは、庶務課長が定めるところによる。
2 複数の課に関連する公文書は、主として関連する課が判定し難いときは、部総務課の長が定めるところによる。
(公文書収受の特例)
第9条 主管課において緊急に郵便物等を収受する必要があるときは、第7条の規定にかかわらず、当該主管課において収受することができる。この場合においては、第7条の規定に準じて処理するものとする。
2 コンピュータにより認識することができる文書(以下「電子文書」という。)の収受は、電子メール、ファクシミリ等により主管課において収受することができる。
(収受すべきでない郵便物等)
第10条 到着した郵便物等で収受すべきでないものについては、庶務課又は主管課において返送その他必要な処置をとらなければならない。
(郵便料金未納又は不足の郵便物等の収受)
第11条 郵便料金未納又は不足の郵便物等は、庶務課長が特に必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。
(各課で直接収受した公文書の処理)
第12条 出張先又は会議等で主管課が直接収受した公文書は、第14条の規定の例により処理しなければならない。
[第14条]
(執務時間外に到着した郵便物等の取扱い)
第13条 執務時間外に到着した郵便物等は、守衛が収受し、服務中保管しなければならない。
2 守衛は、宿日直勤務終了後、直ちに収受した公文書を庶務課に引き継がなければならない。
3 守衛は、収受した公文書のうち第7条第2項に掲げるものについては、特殊文書処理簿に記録し、その記録を添えて引き継がなければならない。
[第7条第2項]
(配付文書の処理)
第14条 部総務課の文書取扱責任者は、収受した公文書について次に掲げるものを除きすべて開封し、受付日付印を押し、年度による一連番号を付した文書収受簿(様式第4号)に記入し、文書番号を当該公文書の受付日付印の番号欄に記入し、主管課に配付するものとする。
(1) 個人あての親展文書
(2) 軽易な公文書(新聞、雑誌、案内書及び通常郵便物第2種から第4種までのもの等を含む。以下同じ。)
2 前項の規定は、電子文書について準用する。
(公文書の返付)
第15条 配付を受けた公文書で、その部の主管に属さないものは直ちに庶務課へ、その課の主管に属さないものは直ちに部総務課へ、それぞれ返付しなければならない。
(庁内公文書の配付)
第16条 庁内あての公文書(以下「庁内公文書」という。)は、配付棚を利用して配付することができる。ただし、特に重要、機密又は緊急を要する公文書その他主管課において直接配付することが適当であるものは、主管課において直接配付しなければならない。
2 庁内公文書を配付する場合においては、前項ただし書に規定する公文書で、特に機密を要し、又は散逸のおそれがあるもののほか、封筒を使用してはならない。
3 前2項の規定にかかわらず、庁内公文書の配付については、庁内LANを利用した庁内メールによることができる。
(LGWAN文書の配付)
第17条 LGWAN文書を受信したときは、庶務課又は主管課の電子文書取扱主任が次に掲げるところにより処理する。
(1) 受信したLGWAN文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信したLGWAN文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書を、速やかに紙に出力し、原本であることを証明する印を押し、第14条の規定の例により、処理する。
[第14条]
第3章 公文書の処理
(処理の原則)
第18条 公文書の処理は、すべて文書管理責任者が中心となり、絶えず公文書の迅速な処理に留意して、その処理経過を明らかにしておかなければならない。
(供覧)
第19条 次の各号のいずれかに該当する公文書の配付を受けたときは、その処理をする前に、上司に供覧してその指示又は承認を受けるものとする。
(1) 重要な公文書又は異例の公文書で、処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要があるもの
(2) 事務の性質上その処理が長時間を要すると認められるもの
(3) その他特に緊急に上司の閲覧に供する必要があるもの
(軽易な公文書の処理)
第20条 配付を受けた公文書が、特別な処理を必要としないものであるときは、必要と思われる上司等に供覧したうえ、処分等の処理をするものとする。
(金券等の処理)
第21条 文書管理責任者は、金券等を受領したときは、直ちに別に定める金券処理簿により整理しなければならない。
(公文書作成の要領)
第22条 公文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 丸亀市情報公開条例(平成17年条例第21号)及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)の趣旨にのっとり、個人情報等の保護に十分配慮し、市民にわかりやすい形式及び表現にすること。
(2) 前例、慣習等にとらわれず、事務の目的及び根拠を明確にすること。
(3) 会議、交渉又は協議の経過及び結果等の記録については、その件名、日時、場所、出席者氏名、内容等を記載すること。
(起案)
第23条 起案は、起案用紙(様式第5号)を用いてしなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 軽易な事案であって、公文書の余白又は付せんを用いて処理案を書くことができるもの
(2) 供覧にとどめるもの
(3) 一定の簿冊等によって処理するもの
(4) 別に処理の形式について規定があるもの
(5) その他起案用紙を用いる必要がないもの
(起案文書の作成)
第24条 起案文書の作成は、次に定める要領により行うものとする。
(1) 原則として1件ごとに行うこと。
(2) 用字、用語、文体及び書式は、原則として丸亀市公文例規程(平成17年訓令第12号)の定めによること。
(3) 緊急を要する公文書、秘密に属する公文書その他特別な取扱いを要するものについては、その旨を余白に明示すること。
(4) 文章、字句、数字等を加除訂正したときは、その訂正をした者は、訂正箇所又は適当な箇所に自己が訂正した旨を明示すること。
2 同一事案で数回にわたり起案を重ねるものは、必要に応じ、その完結に至るまでの関係書類を添付し、又はそれまでの経過がわかるようにして決裁に付さなければならない。
(回議及び合議)
第25条 起案文書は、丸亀市職務権限規程の定めるところにより、回議又は合議しなければならない。
2 丸亀市庁議等に関する規則(平成17年規則第13号)に規定する庁議若しくは総務課長会議又は事案の関係する部課長会議等で決定した事項については、関係部課長への合議を省略することができる。
3 前項の規定により決定又は処理した事項は、その主管課が関係部課へ直ちに通知又は連絡しなければならない。
(回議及び合議に当たっての注意事項)
第26条 起案文書の回議又は合議を受けた者は、その回議又は合議が速やかに完了するよう努めなければならない。
2 緊急を要すると認めた起案文書を、上司の不在により代決するときは、決裁箇所に「代」と朱書して承認し、事後に閲覧を要するものについては、「後閲」と朱書しておかなければならない。
3 起案文書の内容が、重要又は異例のもので説明を要するもの又は緊急若しくは秘密を要するものは、起案者又はその上司の持ち回りにより、回議又は合議しなければならない。
4 起案文書の内容について重大な修正をしたときは、その修正をした者は、修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨を明示しなければならない。
(公文書の審査)
第27条 次に掲げる事案に係る起案文書は、主管課の属する部の長(課長の専決事項に属する場合にあっては、主管課長)の意思決定を経た後、他の部課に関係のあるものは、更に当該関係部課の合議を経て、庶務課の審査を受けなければならない。
(1) 条例、規則、告示(これに類するものを含む。)及び訓令(これに類するものを含む。)の原案
(2) 議会に提案する議案及びこれに類するもの
(3) 法令及び例規の解釈に関するもの
(4) 法令及び例規の適用に関する事案で重要又は異例に属するもの
(5) 契約の締結等私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で、重要又は異例に属するもの
(6) 行政上又は民事上の争訟に関するもの
(決裁年月日の記載)
第28条 起案文書について決裁が完了したときは、直ちに起案用紙の所定の欄に決裁年月日を記載しなければならない。
(市を経由する公文書の取扱い)
第29条 市を経由する公文書は、その文書の余白に受付日付印を押し、経由進達に付する旨の決裁(副申を要する場合は、その内容についての決裁を含む。)を経た後、主管課が定める文書経由簿に記録し、経由印を押し、進達するものとする。
(議案等の処理)
第30条 議案、規則、告示及び訓令の各公文書にあっては、主管課は、決裁終了後の原議書を庶務課へ引き継ぎ、庶務課において、議案番号簿(様式第6号)、令達番号簿(様式第7号)及び告示番号簿(様式第8号)に登載し、暦年による一連番号を付する。
第4章 公文書の施行及び発送
(印刷)
第31条 印刷は、庶務課に備付けの印刷機等を使用して行うものとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 図表、設計書、計算書等専門技術を要するもの
(2) 機密に属するもの
(3) 業者に発注することが適当と認めるもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、庶務課で対応することが適当でないと庶務課長が認めるもの
2 印刷をしようとする場合においては、印刷依頼票(様式第9号)を庶務課へ提出しなければならない。
(公印及び契印)
第32条 施行する公文書には、次項に定めるもののほか、丸亀市公印規則(平成17年規則第22号)に規定する公印を押さなければならない。
2 施行する公文書で次に掲げる公文書は、前項の押印を省略することができる。この場合においては、施行する公文書の発信名の横に「(公印省略)」と付することとする。
(1) 部内者に対する往復公文書
(2) 軽易な公文書
(3) 定例的な公文書
(4) 案内状、礼状、挨拶状等の書簡
3 契印は、重要な公文書について決裁済みの起案文書と照合し、発信したことを認証するために用い、当該公文書と決裁済みの起案文書とに半分ずつ掛けて押すものとする。
4 割印は、契約書等重要な公文書が複数枚にわたる場合において、抜取り又は差込みを防止し、連続を認証するために用い、当該公文書の継ぎ目又はとじ目に公印を押すものとする。
5 公印を使用する者は、公印を管守する者の承認を受けなければならない。
(電子署名)
第33条 前条第1項の規定にかかわらず、LGWAN文書については、電子署名をもって、公印に代えるものとする。
2 施行する公文書に電子署名を受けようとする者は、当該公文書に係る決裁済みの起案文書を添えて電子文書取扱主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。
3 電子文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を決裁済みの起案文書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行については、別に定める。
(文書記号及び番号)
第34条 発送する公文書にあっては、文書発送簿(様式第10号)に件名を記入し、年度に相当する数字の次に部名及び課名の最初の文字を付し、文書番号は、年度による一連番号を付する。この場合において、部名及び課名の最初の文字の組合せが同一となる課が複数あるときは、これによらないことができる。
(発信者名)
第35条 公文書の発信者名は、市長名を用いるものとする。ただし、次に掲げる公文書については、副市長、部長又は課長名の発信者名を用いることができる。
(1) 庁内公文書
(2) 庁外あての公文書(以下「庁外公文書」という。)のうち、その内容が副市長、部長又は課長限りで処理できるもの
2 発信者名は、原則として職名及び氏名を用いるものとし、必要に応じて担当課名を表示するものとする。ただし、庁内公文書については、原則として職名のみを用いるものとする。
一部改正〔平成19年訓令8号〕
(公文書の発送)
第36条 公文書の発送は、原則として庶務課において郵送等により行う。
2 発送する公文書は、宛先を明記し、担当課名を記入した封筒に入れ、送付に適した処置をし、郵便発送票(様式第11号)又は県逓送便発送票(様式第12号)(以下「郵便発送票等」という。)を添えて庶務課へ提出しなければならない。
3 特殊な取扱いを要するものは、封筒の表面に速達、書留、内容証明等の別を表示しなければならない。
4 第1項の規定にかかわらず、文書管理責任者が特に必要と認める公文書は、職員により直接届けることができる。
5 庶務課において、発送すべき公文書を受けたときは、郵便発送票等と照合し、点検のうえ、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 郵送による場合で、料金後納のものにあっては、料金後納郵便物差出票に必要事項を記入して郵便局に提出すること。
(2) 香川県が実施している逓送その他使送による場合は、受取人等の受領書を取り、又は受領の確認を得ること。
6 電子文書の発送は、電子メール、ファクシミリ等により送付することができる。
(LGWAN文書の発信)
第37条 LGWAN文書を送信するときは、第32条の規定の例により処理した後、主管課の電子文書取扱主任が送信するものとする。
[第32条]
2 前項の規定により送信されたLGWAN文書は、前条の規定により発送された文書とみなす。
(内容証明等)
第38条 将来紛争が予想される公文書又は権利の得喪に関する公文書は、内容証明若しくは配達証明の取扱いとし、又は送達書を添付して相手方の署名を受けるとともに、その日時を明らかにするものとする。
(大量発送の場合の処理)
第39条 一時に大量の公文書を発送するときは、その前日までに庶務課に種別、通数等を連絡しなければならない。ただし、急にその必要性を生じた場合は、この限りでない。
第5章 公文書の保管
(保管の原則)
第40条 文書管理責任者は、公文書を必要に応じて速やかに取り出せるよう、ファイル基準表に従い系統的に整理し、保管するものとする。
2 主管課においては、次に掲げる公文書を保管する。
(1) 現年度又は現年に係る公文書及び前年度又は前年に係る公文書
(2) 年度に関係なく常に使用する公文書
(3) 参照価値を失うまでの資料
(ファイリングシステムの維持管理)
第41条 文書取扱責任者は、ファイリングシステムの維持管理を図るため、次に掲げる事務を処理する。
(1) ファイリングの指導、管理及び改善に関すること。
(2) ファイル基準表の作成及び見直しに関すること。
(3) 保管に係る公文書の整理及び点検に関すること。
(4) 保存に係る公文書の引継ぎに関すること。
2 文書取扱責任者は、前項に掲げる事務について文書管理責任者の指示により、自らが担任する範囲において処理するとともに、文書管理責任者を補佐する。
(保管単位)
第42条 保管は、課単位で行うものとする。ただし、事務室の状況等により文書管理責任者が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。この場合において、文書管理責任者は、あらかじめ庶務課長の承認を得なければならない。
(保管の方法)
第43条 公文書の保管は、ファイリングキャビネット(以下「キャビネット」という。)により行う。ただし、キャビネットに収納することが適当でない公文書については、その他の保管庫又は書棚等保管に適した用具を使用し、保管することができる。
2 キャビネットは、課ごとに一定の場所に配置し、公文書を集中管理することを原則とする。
(使用する用具)
第44条 使用する用具は、次に定めるところによる。
(1) 個別フォルダー 一つのまとまった公文書ごとに、これを1件としてキャビネットに収納するもの
(2) 懸案フォルダー 当日中に処理が済まないため、翌日及び近日中に再び使用する公文書を一時収納するために用いるもの
(3) ガイド フォルダーの分類と系統的配列の状態を示すとともに、個別フォルダーを探しやすくするために用いるもの
(4) 貸出カード(様式第13号) キャビネットの中の公文書の一部を持ち出したり、貸出しした際、当該文書の所在を明らかにするために用いるもの
(ファイル基準表の作成)
第45条 文書取扱責任者は、公文書の管理を徹底するため主管課のファイル基準表を作成し、文書管理責任者の承認を得て確定するものとする。
2 文書取扱責任者は、前項の場合において、キャビネットに収納することが適当でないと認められる公文書についてもファイル基準表に記入し、保管場所を明記するものとする。
3 ファイル基準表を大幅に修正する必要があるときは、あらかじめ庶務課長と協議しなければならない。
4 文書管理責任者は、毎年3月31日までに、当該年度のファイル基準表を確定させ、庶務課長に報告するとともに、新年度のファイル基準表を作成し、庶務課長に1部提出するものとする。
5 ファイル基準表の保存期間は、5年とする。
(新年度フォルダーの作成)
第46条 庶務課は、前条第4項により作成した新年度のファイル基準表に基づきフォルダーラベルを印刷し、主管課へ配付し、主管課において新年度フォルダーを作成する。
(公文書の整理)
第47条 公文書は、発生順等により、新旧の区分を行い、新しいものが前に位置するようにして個別フォルダーに収納し、キャビネットに保管しなければならない。
2 個別フォルダーに収納せず、つづり込みにより処理するものは、新しいものが上に位置するよう左とじでつづり、その他のものは、これに準じて、新旧の区分が判断できるように整理して、適当な保管用具に保管しなければならない。
3 キャビネットの使用区分は、原則として前年度分に係る公文書は最下段を、現年度分に係る公文書はそれ以外の段(以下「上の段」という。)を使用する。
4 当日中に処理の済まない公文書は、原則として懸案フォルダーに収納し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
5 年度終了後において施行する公文書で、前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前会計年度に区分するものとする。
(公文書の移替え)
第48条 現年度又は現年に係る公文書の上の段から最下段への移動(以下「移替え」という。)は、当該年度又は年の経過時に、速やかに行わなければならない。
(移替えを行わない公文書)
第49条 前項の規定にかかわらず、次に掲げる公文書は、移替えを行わず、上の段で保管するものとする。
(1) 年度に関係なく常に使用する公文書
(2) 一定の期間継続する事業等に係る公文書で、単年度で区分することが適当でないもの
(3) その他これらに類する公文書で、移替えを行う必要がないと認められるもの
2 前項の規定により移替えを行わない公文書については、ファイル基準表及びフォルダーラベルの所定の箇所に資料であることの表示及び保管の形態を明記しなければならない。
(保管公文書の貸出し)
第50条 保管に係る公文書の貸出しを受けようとする者は、貸出しを受けようとする課の文書管理責任者にその旨を申し出なければならない。
2 前項の申出を受けた文書管理責任者は、事務に支障がないと認めるときは、貸出カードに所要事項を記入のうえ、当該貸出しした公文書の位置に当該カードを挿入し、貸し出すものとする。
(電磁的記録の管理)
第51条 電磁的記録のうち、紙に出力して使用しないものは、課を保管単位としてファイル基準表に記載し、収納場所を明示して管理しなければならない。
(保管公文書の調査及び点検)
第52条 文書管理責任者は、常に保管に係る公文書の点検整理を行わなければならない。
2 庶務課長は、文書整理の維持・向上を図るため、必要に応じて各課の公文書の保管状況を調査し、適切な助言、指導を与えるものとする。
第6章 公文書の保存
(公文書の保存)
第53条 公文書の保存は、原則として庶務課において行う。
(公文書の引継ぎ)
第54条 文書管理責任者は、保管期間経過後、保存を要する公文書について、庶務課長に引き継がなければならない。
(文書保存箱への収納)
第55条 文書管理責任者は、保存を要する公文書について、個別フォルダーごとに規則第7条第2項に規定する保存期間の区分に従って分類し、ファイル基準表の配列順に文書保存箱に収納しなければならない。
[規則第7条第2項]
(文書保存カードの作成)
第56条 文書管理責任者は、第54条の規定により公文書の引継ぎをする場合には、文書保存箱ごとに文書保存カード(様式第14号)を1部作成し、庶務課長の審査を受けなければならない。
[第54条]
2 庶務課長は、前項の審査の後、当該文書保存カードの写しを2部作成し、1部は文書保存箱に添付し、他の1部は主管課において保管する。
3 第1項の文書保存カードの保存期間は、当該文書保存カードに記載されている公文書を廃棄した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して5年とする。
(公文書の保存方法)
第57条 庶務課長は、前条第1項の規定により引継ぎを受けた公文書を、書庫において保存する。
(公文書の置替え)
第58条 公文書の書庫への移送(以下「置替え」という。)は、第54条の引継ぎを完了した後、速やかに主管課において行うものとする。
[第54条]
(マイクロフィルムによる保存)
第59条 保存する公文書のうち、適当と認められるものについては、当該公文書を撮影したマイクロフィルムにより保存することができる。
(保存公文書の貸出し又は閲覧)
第60条 保存に係る公文書の貸出しを受け、又は閲覧をしようとする者は、その旨を庶務課長に申し出なければならない。
2 庶務課長は、前項の規定による貸出しの申出があったときは、文書貸出票(様式第15号)に記録して貸出しするものとする。
3 保存に係る公文書の貸出期間は、原則として5日以内とする。
4 保存に係る公文書は、これを抜き取り、取り替え、若しくは訂正し、又は他に貸してはならない。
5 法令又は条例に定めのある場合を除くほか、職員以外の者に公文書を閲覧させてはならない。
(書庫の管理)
第61条 庶務課長は、書庫を管理し、その整理整頓に努め、火災予防に留意しなければならない。
2 書庫の利用は、執務時間内に庶務課に申し出て行うものとする。ただし、やむを得ない理由により執務時間外に書庫を利用するときは、事前に庶務課長の承認を得なければならない。
3 保存に係る公文書を紛失し、又は汚損したときは、文書管理責任者の意見を付けた届書により、速やかに庶務課長に報告しなければならない。
第7章 公文書の廃棄等
(公文書廃棄の原則)
第62条 文書取扱責任者は、保管を要しない公文書については、随時廃棄しなければならない。
2 文書取扱責任者は、前年度又は前年に係る公文書のうち保存を要しない文書については、廃棄しなければならない。
3 第49条第1項第1号に掲げる公文書については、保存する必要があるものを除き、内容が更新されたときに、廃棄するものとする。
(保存公文書の廃棄)
第63条 保存期間が満了した公文書は、文書取扱責任者が確認し、文書保存カード(様式第14号)及び公文書廃棄通知書(様式第16号)により庶務課長に通知し、これを廃棄しなければならない。
2 文書管理責任者は、条例第6条第2項の規定により、保存期間が満了した公文書について、保存期間を延長しようとするときは、あらかじめ庶務課長と協議しなければならない。
[条例第6条第2項]
3 庶務課長は、保存期間が満了した公文書で文書取扱責任者が第1項に定める手続をとらないものがあるときは、その廃棄について調整し、指導しなければならない。
(歴史公文書等の認定及び保存)
第63条の2 文書管理責任者は、前2条の規定により廃棄の決定をする前に、規則別表第2に定める基準により歴史公文書等を選別し、その認定を行わなければならない。
[規則別表第2]
2 文書管理責任者は、前項の規定により認定された歴史公文書等について、文書保存箱に収納し、文書保存箱ごとに歴史公文書等である旨を記した文書保存カード(様式第14号)を1部作成し、庶務課長の検印を受けなければならない。
3 庶務課長は、前項の検印の後、当該文書保存カードの写しを2部作成し、1部は文書保存箱に添付し、他の1部は主管課において保管する。
4 庶務課長は、第1項の規定により認定された歴史公文書等で保存期間が満了したものを、特定歴史公文書等として別途保存する。
(公文書の廃棄の方法)
第64条 公文書を廃棄する場合においては、他に利用されるおそれのある公文書については焼却、裁断等適切な処理を行わなければならない。
2 電磁的記録については、記録を完全に消去し、記憶媒体は原則として再利用するものとする。
第8章 補則
(出資法人)
第65条 条例第24条第1項の市長が定める法人は、市が資本金、基本金その他これらに準ずるものの2分の1以上を出資している法人とする。
(研修の実施)
第66条 庶務課長は、職員に対し、公文書の管理を適正かつ効率的に行うために必要な知識及び技能を修得させ、及び向上させるために必要な研修を行わなければならない。
2 主管課長は、前項に規定する研修に所属職員を積極的に参加させなければならない。
(その他)
第67条 この規程に定めるもののほか公文書の取扱いについて必要な事項は、市長が定める。
附 則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年3月22日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、現に保存されている文書の取扱いについては、なお従前の例による。
3 この訓令の施行の際、現に使用している諸様式については、当分の間、必要部分を修正してこれを使用することができる。
附 則(平成19年3月26日訓令第8号)
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この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成19年5月16日訓令第45号)
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この訓令は、平成19年5月16日から施行し、改正後の丸亀市公文書管理規程の規定は、平成19年4月1日から適用する。
附 則(平成23年3月24日訓令第15号)
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この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成23年4月12日訓令第46号)
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この訓令は、平成23年4月12日から施行する。
附 則(平成26年3月28日訓令第35号)
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この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附 則(平成28年6月21日訓令第35号)
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この訓令は、平成28年6月21日から施行する。
附 則(令和2年3月30日訓令第11号)
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この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和3年3月29日訓令第10号)
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この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和3年11月19日訓令第14号)
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この訓令は、令和3年11月19日から施行する。ただし、第24条、第26条、第38条、第56条並びに様式第2号から様式第4号まで、様式第10号及び様式第14号から様式第16号までの改正規定は、令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和5年3月28日訓令第6号)
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この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
様式第1号(第7条関係)
受付日付印
様式第2号(第7条関係)
特殊文書処理簿
特殊文書処理簿
様式第3号(第7条関係)
文書送達簿
文書送達簿
様式第4号(第14条関係)
文書収受簿
文書収受簿
様式第5号(第23条関係)
起案用紙
起案用紙
様式第6号(第30条関係)
議案番号簿
様式第7号(第30条関係)
令達番号簿
様式第8号(第30条関係)
告示番号簿
様式第9号(第31条関係)
印刷依頼票
様式第10号(第34条関係)
文書発送簿
文書発送簿
様式第11号(第36条関係)
郵便発送票
様式第12号(第36条関係)
県逓送便発送票
全部改正〔平成19年訓令45号〕
様式第13号(第44条関係)
貸出カード
様式第14号(第56条関係)
文書保存カード
文書保存カード
様式第15号(第60条関係)
文書貸出票
文書貸出票
様式第16号(第63条関係)
公文書廃棄通知書
公文書廃棄通知書