丸亀市例規集

○丸亀市特定歴史公文書等の利用等に関する規則

(令和3年3月29日規則第17号)

(趣旨)

第1条　この規則は、丸亀市公文書等の管理に関する条例(令和3年条例第5号。以下「条例」という。)の規定に基づき、特定歴史公文書等の利用等に関し必要な事項を定めるものとする。

[丸亀市公文書等の管理に関する条例(令和3年条例第5号。以下「条例」という。)]

(定義)

第2条　この規則において使用する用語は、条例において使用する用語の例による。

(保存)

第3条　市長は、特定歴史公文書等の保存に際し、温度、湿度等を適切に管理するとともに、防犯、防災、防虫等のための適切な措置を講ずるものとする。

(目録の作成及び公表)

第4条　条例第11条第4項の特定歴史公文書等の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するために必要な事項は、次に掲げる事項(条例第12条第2項第1号アからエまでに掲げる情報又は同項第2号の条件を付された部分に該当するものを除く。)とする。

[条例第11条第4項] [条例第12条第2項第1号]

(1)　分類

(2)　文書番号

(3)　名称

(4)　移管又は寄贈若しくは寄託を受けた時期

(5)　記録媒体の種別

(6)　その他適切な保存及び利用に資する事項

2　市長は、条例第11条第4項の目録について、一般の閲覧に供しなければならない。

[条例第11条第4項]

(利用請求の手続等)

第5条　条例第12条第1項の規定による利用請求をしようとする者は、特定歴史公文書等利用請求書(様式第1号)を市長に提出しなければならない。

[条例第12条第1項]

2　市長は、利用請求があった場合には、審査の上、全部の利用をさせるときは特定歴史公文書等利用決定通知書(様式第2号)により、一部の利用をさせるときは特定歴史公文書等一部利用決定通知書(様式第3号)により、全部を利用させないときは特定歴史公文書等利用制限決定通知書(様式第4号)により、利用請求者に対して通知するものとする。

3　前項の規定による通知は、利用請求書が提出された日から起算して15日以内にしなければならない。ただし、補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

4　前項の規定にかかわらず、市長は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を利用請求書が提出された日から起算して60日以内に限り延長することができる。この場合において、市長は、利用請求者に対し、遅滞なく、延長後の期間の満了日及び延長の理由を特定歴史公文書等利用決定等期間延長通知書(様式第5号)により通知しなければならない。

5　利用請求に係る特定歴史公文書等が著しく大量であるため、当該請求書が提出された日から起算して60日以内にその全てについて利用決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、第3項の規定にかかわらず、市長は、利用請求に係る特定歴史公文書等のうちの相当の部分につき当該期間内に利用決定等をし、残りの特定歴史公文書等については、相当の期間内に利用決定等をすれば足りる。この場合において、市長は、同項に規定する期間内に、利用請求者に対し、次に掲げる事項を特定歴史公文書等利用決定等期間特例延長通知書(様式第6号)により通知しなければならない。

(1)　この項を適用する旨及びその理由

(2)　残りの特定歴史公文書等について利用決定等をする期限

(本人であることを示す書類)

第6条　条例第13条の利用請求をしようとする者は、その氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証、旅券その他これらに類する書類で市長が適当と認めるものを提示し、又は提出しなければならない。

[条例第13条]

(意見書提出の機会の付与)

第7条　条例第14条第1項の規定による通知は特定歴史公文書等の利用に係る意見照会書(様式第7号)により、同条第2項の規定による通知は特定歴史公文書等の利用に係る意見照会書(様式第8号)により、同条第3項の規定による通知は特定歴史公文書等の利用に係る意見照会書(様式第9号)により行うものとする。

[条例第14条第1項]

2　条例第14条第1項及び第2項の意見書は特定歴史公文書等の利用に係る意見書(様式第10号)に、同条第3項の意見書は特定歴史公文書等の利用に係る意見書(様式第11号)によるものとする。

[条例第14条第1項] [第2項]

3　条例第14条第4項の規定による通知は、特定歴史公文書等利用決定通知書(様式第12号)により行うものとする。

[条例第14条第4項]