○国頭村立学校処務規程
(昭和47年5月15日教委規程第3号)
改正
平成31年3月25日教委訓令第3号
第1章　総則
(趣旨)
第1条　この規程は、国頭村立学校管理規則(昭和56年教委規則第2号)第44条の規定に基づき、国頭村立小学校及び中学校(以下「学校」という。)の公印の取扱い、文書処理その他の事務処理に関し、必要な事項を定めるものとする。
[国頭村立学校管理規則(昭和56年教委規則第2号)第44条]
第2章　公印
(公印の種類)
第2条　学校の公印(以下「公印」という。)は、学校印、校長印及び校長代理印とする。
(公印の規格)
第3条　公印の規格は、別表第1のとおりとする。
[別表第1]
(公印の保管)
第4条　校長は、公印を常に堅固な容器に納めて保管し、使用の責に任ずるものとする。
(公印の使用)
第5条　公印を使用するときは、押印しようとする文書を校長に提示して、その確認を受けるものとする。
(公印の廃棄及び事故)
第6条　校長は、公印を廃棄しようとするとき又は公印に事故が生じたときは、速やかに国頭村教育委員会にその旨を届け出るものとする。
第3章　事務の処理
(事務の代決)
第7条　校長が不在のときは、教頭又は校長の指定した職員がその事務を代決する。
(代決の範囲及び後閲)
第8条　重要又は異例に属すると認める事務については、前条の規定による代決をすることができない。ただし、あらかじめ処理の方針を指示されたもので特に急施を要するものについては、この限りでない。
2　代決した事務は、速やかに校長に報告するものとする。
(文書取扱主任)
第9条　学校における文書事務を円滑に処理するため、文書取扱主任を置く。
2　文書取扱主任は、所属職員のうちから校長が命ずる。
3　文書取扱主任が不在のとき又は事故があるときは、あらかじめ校長の指定した職員がその職務を行う。
(到着文書の処理)
第10条　学校に到着した文書は、速やかに次の各号により処理するものとする。
(1)　封かん又は包装されているものは直ちに開封し、文書受理簿(様式第1号)に登録するとともに、その文書の余白に受付印(様式第2号)を押し、校長及び教頭の閲覧に供すること。ただし、軽易な文書は、文書受理簿に登録する手続を省略することができる。
(2)　封皮に「親展」又は「書留」と明示されているものは開封せず、その封皮に受付印を押し、文書受理簿に登録したうえ、直接そのあて名の者に配布し、受領印を徴すること。この場合において、配布を受けた者が、前号の規定による処理を要すると認めたものについては、速やかにその手続を経るものとする。
(3)　現金、金券及び有価証券は、金券等受付簿(様式第3号)に登録し、あて名の者に配布して受領印を徴すること。
第11条　校長は、前条第1号の規定により閲覧したときは、自ら処理するもののほかは処理意見を示し、教頭を経て、又は直接担当職員に配布するものとする。
(立案)
第12条　事件の処理については、担当職員において立案し、校長の決裁を受けるものとする。
(文書の発送)
第13条　発送を要する文書は、担当職員において浄書のうえ公印及び契印を押し、文書取扱主任に回付するものとする。
2　文書取扱主任は、前項の規定による回付を受けたときは、文書受理簿又は文書発送簿(様式第4号)に必要事項を記載し、発送の手続をとるものとする。ただし、軽易な文書については、文書発送簿に記載することを省略できる。
(文書の発送番号)
第14条　文書の発送番号は、文書発送簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。
(処理済の文書の編冊)
第15条　処理済の文書は、おおむね次の各号に掲げる区分により分類し、年度ごとに文書整理表(様式第5号)を付して編冊し、一定の場所に保管しておくものとする。ただし、第18条の規定により別表第2の表簿の分類がなされているものについては、当該分類によるものとする。
[第18条]
(1)　学校管理及び学校経営関係
(2)　教科及び教育内容関係
(3)　学校保健関係
(4)　学校給食関係
(5)　学校図書館関係
(6)　要保護児童、生徒関係
(7)　調査統計関係
(8)　諸給与及び福利関係
(9)　予算及び補助金関係
(10)　各種団体関係
(11)　その他
2　前項に規定する文書整理表は、表紙の次にとじ込むものとする。
(未処理の文書の保管)
第16条　未処理の文書は、担当職員において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。
第4章　表簿の保存
(表簿の保存)
第17条　表簿は、書庫(書棚)に収め、虫害、湿気及び火気に注意し、かつ、非常事態に際し特に保全を要するものは、書庫(書棚)の前面に、「非常持出」と朱書し、保存するものとする。
(表簿の保存年限)
第18条　表簿の保存年限は、別表第2のとおりとし、保存年限の起算日は、当該表簿の属する年度の終了した日の翌日とする。
[別表第2]
(保存表簿の持出し及び公開の制限)
第19条　保存表簿は、学校外に持ち出し、又は外部のものに公開してはならない。ただし、校長の許可を受けたときは、この限りでない。
(保存表簿の廃棄)
第20条　保存期間の満了した表簿は、校長が焼却処分に付するものとする。
第5章　雑則
(その他必要な事項)
第21条　この規程に定めるもののほか、事務処理に関し必要な事項は、校長が定める。
附　則
この訓令は、昭和47年5月15日から施行する。
附　則(平成31年3月25日教委訓令第3号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
別表第1(第3条関係)
公印の規格
学校印
　(36ミリ角)
　
校長印
　(21ミリ角)
　
校長代理印
　(21ミリ角)
　
別表第2(第15条、第18条関係)
表簿の保存年限
表簿の種類保存年限
学校の管理運営に関するもの　
　学校沿革誌永年
　例規通ちょう重要報告書綴永年
　学校日誌5年
　当直日誌3年
　看護日誌3年
　保健日誌3年
　給食日誌3年
　学校関係法令常時
　日課表5年
　教科用図書配当表5年
　担当学級教科科目時間表5年
　学校医執務記録簿5年
　学校歯科医執務記録簿5年
　学校薬剤師執務記録簿5年
　文書受理簿5年
　文書発送簿5年
　金券等受付簿5年
　第15条第1項第1号から第10号までの表簿3年
　第15条第1項第11号の表簿1年
教職員に関するもの　
　履歴書永年
　職員進退関係綴10年
　出勤簿又はタイムカード等の出勤記録5年
　旅行命令簿5年
　宿直日直勤務命令簿5年
　時間外勤務、休日勤務及び夜勤命令簿5年
　年次休暇整理簿3年
　研修承認整理簿3年
　諸願届出書類3年
　出張復命書綴3年
　職員健康診断票5年
　諸給与明細書控5年
　旅費請求書控5年
　通勤手当認定書常時
　扶養親族認定書常時
児童生徒に関するもの　
　指導要録
　(原本、写し、抄本) 		20年
　卒業証書台帳永年
　児童生徒賞罰関係綴10年
　出席簿5年
　健康診断票5年
　歯の検査票5年
学校財産に関するもの　
　財産原簿写し
　(土地、建物、立木) 		永年
財務に関するもの　
　予算書5年
　予算差引簿5年
　物品購入簿5年
　備品台帳常時
　消耗品出納簿5年
　郵便切手受払簿5年
[第15条第1項第1号] [第10号] [第15条第1項第11号]
様式第1号(第10条関係)
文書受理簿

様式第2号(第10条関係)
受付印

様式第3号(第10条関係)
金券等受付簿

様式第4号(第13条関係)
文書発送簿

様式第5号(第15条関係)
文書整理表