○丸亀市戸籍システム管理運営規程
| (平成17年3月22日訓令第59号) |
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(目的)
第1条 この規程は、中讃広域行政事務組合規約(昭和46年10月香川県知事許可)第3条第5号の規定に基づき、中讃広域行政事務組合(以下「組合」という。)が設置した電子計算組織(以下「電子計算組織」という。)を使って、市長が管掌する戸籍関連事務を処理するシステム(以下「戸籍システム」という。)により取り扱うデータの保全及び保護に関し必要な事項を定め、戸籍システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 戸籍関連事務 戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより市長が管掌する戸籍、除かれた戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等の事務をいう。
(2) 戸籍データ 戸籍システムで取り扱う記録媒体に記録されている戸籍関連事務に関する情報をいう。
(3) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された媒体をいう。
(4) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(5) プログラム 電子計算組織を機能させて戸籍システムを作動させるための命令の組み合わせをいう。
(6) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(7) 中央処理装置 電子計算組織のうち組合内に設置され、戸籍データを格納及び処理する装置をいう。
(8) 端末機 戸籍関連事務を処理するために、中央処理装置に接続することにより、戸籍データを取り扱うことができる装置をいう。
(戸籍データ保護管理者の指定)
第3条 戸籍データ、プログラム及びドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期すため、総務部市民課及び市民総合センターに戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、総務部市民課長及び市民総合センター所長をもって充てる。
一部改正〔平成19年訓令27号〕
(戸籍データ及びプログラムの管理)
第4条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況及び関連する機器等の状態について常に把握し、その管理の適正を図ること。
(2) 戸籍データの異状の有無について、定期的又は随時に点検を行うこと。
2 保護管理者は、プログラムの障害の有無について、定期的又は随時に点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
(記録媒体及び出力帳票の保管)
第5条 保護管理者は、記録媒体及び出力帳票の保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 記録媒体及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠のある耐火性書庫に保管する等の措置をとること。
(2) 記録媒体及び出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理すること。
(3) 記録媒体及び出力帳票の廃棄に当たっては、復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第6条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末機管理者の指定等)
第7条 保護管理者は、端末機の管理及び適正な運用を図るため、総務部市民課及び市民総合センターに端末機管理者を置く。
2 端末機管理者は、保護管理者が指定する副課長又は担当長(丸亀市職務権限規程(平成17年訓令第1号)第2条第25号及び第27号に規定する副課長及び担当長をいう。)をもって充てる。
3 端末機管理者は、端末機の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
一部改正〔平成19年訓令27号〕
(端末機操作者の管理等)
第8条 保護管理者は、端末機操作者指定台帳(別記様式)を備え、端末機操作者(以下「操作者」という。)を指定するとともに、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
2 保護管理者は、操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワード又はカード等(以下「パスワード」という。)を設定し、付与しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードの設定、更新等の運用方法を定め厳重に管理しなければならない。
4 操作者は、端末機の使用に際して、戸籍データの保全及び保護に常に留意するとともに、個人情報の保護に万全の注意を払わなければならない。
(パスワードの秘匿)
第9条 操作者は、パスワードの入力等に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
2 操作者は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(機器等の管理)
第10条 保護管理者及び組合は、それぞれ別表に定める戸籍システムに係る機器、ソフト等を、適切に管理しなければならない。
[別表]
2 保護管理者は、戸籍システムに係る機器、ソフト等を適切に管理するために必要な措置を講じるとともに、組合に対し、同様の措置を講じるよう要請することができる。
(緊急時対応)
第11条 保護管理者は、戸籍システムの運営に支障をきたすおそれがある災害等による事故発生時に、迅速に対応できるよう連絡及び対処方法を定める等必要な措置を講じなければならない。
(研修等の実施)
第12条 保護管理者は、操作者に対し、戸籍データの重要性及び個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための研修並びに戸籍システムの操作方法及び事故発生時における必要な措置についての教育訓練を実施しなければならない。
附 則
この訓令は、平成17年3月22日から施行する。
附 則(平成19年3月26日訓令第27号)
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この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成25年3月27日訓令第7号)
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この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附 則(令和2年2月17日訓令第2号)
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この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和5年12月27日訓令第12号)
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この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
別表(第10条関係)
戸籍システムに係る機器及びソフト等の管理一覧
| 管理者 | 管理機器等 | 内容 |
| 保護管理者 | 総務部市民課及び市民総合センター設置の端末機 | ・パスワードによる起動 |
| ・システム使用状況リストを必要に応じて出力する。 | ||
| 総務部市民課及び市民総合センター設置の端末機に内蔵するプログラム | ・複写及び変更不能のプログラム保護を行う。 | |
| 組合 | 中央処理装置 | ・パスワードによる入退出管理が行える管理区域に設置する。 |
| ・施錠できる保管庫に保管し、保管庫の鍵の管理を厳重に行う。 | ||
| 組合内設置の端末機 | ・パスワードによる起動 | |
| ・システム使用状況リストを必要に応じて出力する。 | ||
| 戸籍データバックアップ用記録媒体 | ・戸籍データバックアップを定期的に行い、その記録媒体を保管するとともに管理台帳に記録する。 | |
| ・記録媒体は、施錠できる耐火性保管庫に保管し、保管庫の鍵の管理を厳重に行う。 | ||
| 中央処理装置及び組合内設置の端末機に内蔵するプログラム | ・複写及び変更不能のプログラム保護を行う。 |
一部改正〔平成19年訓令27号〕
別記様式(第8条関係)
端末機操作者指定台帳