○丸亀市マイクロフィルム文書管理規程
| (平成17年3月22日訓令第10号) |
|
丸亀市マイクロフィルム文書管理規程
(目的)
第1条 この規程は、文書等のマイクロフィルム化及びマイクロフィルム文書の取扱いについて必要な事項を定め、もって公文書の効率的かつ適正な管理に資することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 文書等 職員が職務上作成し、又は取得した文書、地図、図面、絵等であってマイクロフィルムに撮影することが可能なものをいう。
(2) マイクロフィルム文書 文書等を撮影したマイクロフィルムをいう。
(3) マスターフィルム文書 原文書を真正に撮影したことを証明した法的証拠能力を有するマイクロフィルム文書をいう。
(4) 活用フィルム文書 日常利用するためにマスターフィルム文書から複製したマイクロフィルム文書をいう。
(5) 原文書 マイクロフィルムに撮影した文書等をいう。
(6) 課 丸亀市行政組織規則(平成17年規則第9号)第2条に規定する課(課に相当する組織を含む。)をいう。
(事務分掌)
第3条 マイクロフィルム文書の作成に関する事務は、総務部庶務課(以下「庶務課」という。)において処理する。
(撮影する文書の範囲)
第4条 マイクロフィルムに撮影する文書等は、原則として丸亀市公文書管理規則(平成17年規則第21号)第7条の規定による保存期間が30年の文書等とする。
(撮影計画)
第5条 庶務課副課長は、毎年度各課と協議のうえ、マイクロフィルム文書撮影計画書(様式第1号)を作成するものとする。
(撮影等の基準)
第6条 マイクロフィルム文書の撮影及び保存は、別記マイクロフィルム撮影及び保存に関する基準(以下「別記基準」という。)により行うものとする。
(証明)
第7条 庶務課副課長は、原文書が存在すること及びマスターフィルム文書の内容と原文書を対照し符合することを確認するとともに、撮影証明書(別記基準様式第8図)に必要事項を記入し、当該撮影証明書を当該マスターフィルム文書の末尾に撮影させることにより、真正な内容であることの証明を行うものとする。
2 活用フィルム文書については、特に必要のない限り、前項の証明は要しないものとする。
(マスターフィルム文書の保存及び管理)
第8条 マイクロフィルム文書の保存及び管理は、庶務課において行う。
2 庶務課副課長は、マスターフィルム文書についてマスターフィルム文書台帳(様式第2号)を備えなければならない。
(定期検査)
第9条 庶務課副課長は、マスターフィルム文書について、撮影した年から10年ごとに検査しなければならない。
2 前項の検査は、抽出により行うものとする。
(再撮影及び再製)
第10条 庶務課副課長は、前条の規定による検査の結果、マスターフィルム文書の保存に悪影響を及ぼす原因を発見したときは、その原因を除去し、破損等を発見したときは、原文書を再撮影しなければならない。
2 庶務課副課長は、前項の場合において原文書が存在しないときは、マスターフィルム文書再製の措置を講じなければならない。
(マスターフィルム文書の閲覧、複写及び貸出しの禁止)
第11条 マスターフィルム文書の閲覧、印画紙等への複写又は貸出しは、禁止する。ただし、庶務課副課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。
2 前項ただし書の規定により、マスターフィルム文書の閲覧、複写又は貸出しを依頼しようとする者は、庶務課副課長にマスターフィルム文書閲覧等申請書(様式第3号)を提出し、承認を受けなければならない。
(活用フィルム文書の保管)
第12条 活用フィルム文書の保管は、当該活用フィルム文書に係る文書等を所管する課において行う。
(撮影等の指示)
第13条 庶務課副課長は、文書等をマイクロフィルムに撮影又は再撮影しようとするとき、マスターフィルム文書を再撮影若しくは再製しようとするとき、又は複製しようとするときは、撮影を委託する業者に指示をするものとする。
(原文書の廃棄)
第14条 庶務課副課長は、次に掲げる文書等を除くほか、マイクロフィルム化した文書等については、廃棄しなければならない。
(1) 法令に保存期間の定めのあるもの
(2) 行政不服審査法(平成26年法律第68号)による審査請求又は訴訟に関係しているもの若しくは関係するおそれが特に予想されるもの
(3) 前2号に掲げるもののほか、原文書をそのまま保存することが必要と認められるもの
(その他)
第15条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、市長が定める。
附 則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年3月22日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日前に、合併前の丸亀市マイクロフィルム文書管理規程(平成14年丸亀市規程第5号)の規定によりなされた手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされたものとみなす。
附 則(平成23年3月24日訓令第16号)
|
|
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成28年3月29日訓令第23号)
|
|
(施行期日)
1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正前の丸亀市マイクロフィルム文書管理規程第14条第2号の原文書の廃棄に係る取扱いについては、なお従前の例による。
附 則(令和元年6月25日訓令第3号)
|
|
この訓令は、令和元年7月1日から施行する。
附 則(令和2年3月30日訓令第12号)
|
|
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和4年2月8日訓令第1号)
|
|
(施行期日)
1 この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、現にあるこの訓令による改正前の様式による用紙については、当分の間、使用することができる。
様式第1号(第5条関係)
マイクロフィルム文書撮影計画書
様式第2号(第8条関係)
マスターフィルム文書台帳
様式第3号(第11条関係)
マスターフィルム文書閲覧等申請書
別記(第6条関係)
マイクロフィルム撮影及び保存に関する基準