○大田原市情報端末機及び電磁的記録媒体取扱規程
(平成29年1月31日訓令第2号)
(趣旨)
第1条
この訓令は、大田原市電子計算機貸与規程(平成26年訓令第7号。以下「貸与規程」という。)第3条により貸与された電子計算機のほか、情報システム端末機及び電磁的記録媒体の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。
[
大田原市電子計算機貸与規程(平成26年訓令第7号。以下「貸与規程」という。)第3条
]
(定義)
第2条
この訓令において使用する用語の意義は、大田原市情報システム管理運営要綱(平成28年告示第55号。以下「要綱」という。)で使用する用語の例によるほか、それぞれ次の各号に定めるところによる。
[
大田原市情報システム管理運営要綱(平成28年告示第55号。以下「要綱」という。)
]
(1)
情報端末機 電子計算機及び情報システム端末機をいう。
(2)
電子計算機 貸与規程第3条に基づき貸与されているものをいう。
[
貸与規程第3条
]
(3)
情報システム端末機 市の業務を電子的に処理するために導入されたシステムを操作する電子的機器をいう。
(4)
電磁的記録媒体 要綱第2条第1項第7号に定めるもののうち、情報端末機と分離して持ち歩くことが可能な全ての記録媒体をいう。
[
要綱第2条第1項第7号
]
(5)
職員等 貸与規程第3条により電子計算機の貸与を受けている者及び情報システム端末機の操作を行う者をいう。
[
貸与規程第3条
]
(6)
重要情報 個人情報又は機密性若しくは完全性が損なわれることによって市の行政運営に重大な影響を与える電子情報をいう。
(7)
個人番号 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第5項に定めるものをいう。
(8)
業務情報 市の業務において作成し、又は使用する電子情報のうち重要情報を除いたものをいう。
(9)
外部機関 市(出先機関を含む。)以外の全ての機関をいう。
(電子計算機使用者)
第3条
ネットワーク管理者は、職員等のうち電子計算機の操作を行う者(以下「電子計算機使用者」という。)に対し、個人ごとにユーザID及び仮パスワードを付与するものとする。
2
電子計算機使用者は、電子計算機を最初に操作する際に、ネットワーク管理者から付与された仮パスワードを変更するとともに、当該パスワードを不定期に変更しセキュリティの強化に努めなければならない。
3
電子計算機使用者は、前項で変更したパスワードについて、第三者からの照会に応じてはならない。
(情報システム端末機使用者)
第4条
情報システム端末機は、職員等のうち情報システム管理者が認める者に限り使用することができる。
2
情報システム管理者は、情報システム端末機の使用者として認める職員等(以下「情報システム端末機使用者」という。)を情報システム端末機使用者登録簿(様式第1号)に記載し、ネットワーク管理者へ報告しなければならない。
3
ネットワーク管理者は、情報システム端末機使用者のうち個人番号を取り扱うもの(以下「個人番号取扱職員」という。)に対し、電子計算機とは異なるユーザID及びパスワードをそれぞれに付与するものとする。
4
個人番号取扱職員は、前項で付与されたパスワードについて、第三者からの照会に応じてはならない。
(情報システム端末機の使用)
第5条
情報システム端末機使用者は、貸与規程第5条の規定を順守しなければならない。
この場合において、同条中「電子計算機」とあるのは「情報システム端末機」と読み替えるものとする。
[
貸与規程第5条
]
2
個人番号取扱職員は、個人番号を含む個人情報を扱うために情報システム端末機を使用するときは、前条第3項において付与された自分自身のID及びパスワードでログインし、処理が終了したときは、他の個人番号取扱職員がログインできる状態に戻さなければならない。
(電磁的記録媒体の使用)
第6条
職員等は、重要情報を電磁的記録媒体に保存しようとする場合は、暗号化又はパスワードによる認証機能を有するセキュリティの高いものを使用するものとし、事前に電磁的記録媒体使用申請書兼承認書(様式第2号)をネットワーク管理者に提出し、承認を受けなければならない。
2
職員等は、業務情報を電磁的記録媒体に保存しようとする場合は、可能な限り暗号化又はパスワードによる認証機能を有するものを使用しなければならない。
3
ネットワーク管理者は、第1項において承認した電磁的記録媒体について、登録番号を付し、電磁的記録媒体管理台帳(様式第3号。以下「管理台帳」という。)で管理しなければならない。
(業務目的外使用の禁止)
第7条
職員等は、情報端末機及び電磁的記録媒体を業務以外の目的に使用してはならない。
(電磁的記録媒体への保存の制限)
第8条
職員等は、次の各号に掲げる場合に限り、重要情報を電磁的記録媒体に保存することができる。
ただし、業務情報を電磁的記録媒体に保存するときは、この限りでない。
(1)
外部機関に対して、必要な情報を提供する場合
(2)
外部機関から、必要な情報の提供を受ける場合
(3)
電子計算機端末間で、電磁的記録媒体を使用しなければ情報を交換することができない場合
(4)
その他情報システム管理者が特に必要と認める場合
2
前項各号の規定により保存した重要情報は、業務の終了後速やかに当該電磁的記録媒体から削除しなければならない。
(外部への持ち出し)
第9条
職員等は、重要情報を保存した情報端末機及び電磁的記録媒体を事務室から外部に持ち出してはならない。
ただし、次の各号のいずれかに該当する場合に限り、情報システム管理者は、職員等又は守秘義務を課した委託業者に対し、持出許可を与えることができる。
(1)
職員等が事務室以外に情報を持ち出す必要があると認める場合
(2)
国、地方公共団体及び委託業者等の外部の者との情報交換が必要と認められる場合
(3)
その他情報システム管理者が特に必要と認める場合
2
情報システム管理者は、重要情報を保存した情報端末機及び電磁的記録媒体の外部への持出状況について、情報端末機・電磁的記録媒体持出記録簿(様式第4号)で管理しなければならない。
(電磁的記録媒体の管理)
第10条
第6条で承認された電磁的記録媒体の管理は、情報システム管理者が行う。
[
第6条
]
2
情報システム管理者は、電磁的記録媒体を使用する職員等に対して、適正な保管を行うように指導するとともに、紛失、盗難等により重要情報が外部に漏えいしないよう必要な措置を講じなければならない。
3
情報セキュリティ管理者は、管理台帳に登録された電磁的記録媒体の所在確認を定期的に行うものとする。
(報告事項)
第11条
職員等は、情報システム端末機若しくは電磁的記録媒体を紛失し、若しくは盗難に遭った場合又は情報システム端末機若しくは電磁的記録媒体の本体を自身の過失により破損若しくは故障させた場合は、直ちに情報システム管理者に報告するとともに、大田原市職員服務規程(平成27年訓令第2号)第32条に定める事務事故報告書を市長に提出しなければならない。
[
大田原市職員服務規程(平成27年訓令第2号)第32条
]
2
前項の報告を受けた情報システム管理者は、情報セキュリティ責任者に報告するとともに、情報システム端末機・電磁的記録媒体事故報告書(様式第5号)に前項の事務事故報告書の写しを添えて市長に報告しなければならない。
(委任)
第12条
この訓令に定めるもののほか、情報端末機及び電磁的記録媒体の取扱いに関し必要な事項は、市長が別に定める。
附 則
この訓令は、平成29年2月1日から施行する。
様式第1号(第4条関係)
情報システム端末機使用者登録簿
様式第2号(第6条関係)
電磁的記録媒体使用申請書兼承認書
様式第3号(第6条関係)
電磁的記録媒体管理台帳
様式第4号(第9条関係)
情報端末機・電磁的記録媒体持出記録簿
様式第5号(第11条関係)
情報システム端末機・電磁的記録媒体事故報告書