○日南町文書管理規程
(令和6年3月22日訓令第2号)
目次

第1章　総則(第1条－第13条)
第2章　文書の収受等
第1節　電子文書の収受及び配布(第14条－第16条)
第2節　文書の収受及び配布(第17条－第20条)
第3章　文書の作成等(第21条－第33条)
第4章　公文書の整理及び保存
第1節　通則(第34条－第41条)
第2節　公文書の引継ぎ等(第42条－第45条)
第3節　公文書の保存期間(第46条－第48条)
第4節　公文書の利用(第49条－第52条)
第5節　公文書の廃棄(第53条－第56条)
第5章　公文書の管理に関する点検等(第57条・第58条)
第6章　秘密文書の処理(第59条－第65条)
第7章　補則(第66条・第67条)
附則

第1章　総則
(通則)
第1条　日南町(以下「町」という。)の文書等の管理に関しては、別に定めがある場合を除くほか、この訓令の定めるところによる。
(用語の定義)
第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)　文書等　職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）をいう。
(2)　文書　文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。
(3)　電子文書　電磁的記録のうち、第11号の文書管理システムによる情報処理の用に供するため当該システムに記録されたものをいう。
(4)　審議　主管の系列に属する者がその職位との関連において、事案の決定のための案を記載した電子文書又は文書（以下「起案文書」という。）について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決定権者に表明することをいう。
(5)　審査　主として法令の適用関係の適正化を図る目的で起案文書について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決定権者に表明することをいう。
(6)　協議　所管の系列に属する者とそれ以外の者とが、それぞれ、その職位との関連において起案文書の内容及び形式についての意見の調整を図ることをいう。
(7)　収受文書　第15条及び第16条の規定により収受の処理をした電子文書又は第17条から第19条までの規定により収受の処理をした文書をいう。
[第15条] [第16条] [第17条] [第19条]
(8)　供覧文書　組織内において閲覧に供するため第29条第1項の規定により回付する電子文書又は文書で意思決定を伴わないものをいう。
[第29条第1項]
(9)　資料文書　文書等のうち、次に掲げる文書等以外のものをいう。
ア　起案文書、供覧文書、帳票、図画、写真及びフィルム
イ　第46条第1項から第3項の規定により定めた保存期間が１年以上の収受文書
[第46条第1項] [第3項]
(10)　対内文書　この規程が適用される機関相互間の文書等をいう。
(11)　文書管理システム　電子計算機（演算装置、制御装置、記憶装置及び入力装置からなる電子情報処理装置をいう。）を利用して文書等の収受、起案、決定、保存、廃棄等の事務の処理及び文書等に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理システムで総務課長が管理するものをいう。
(12)　電子署名　電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(13)　総合行政ネットワーク文書　総合行政ネットワークを通じて交換される、電子署名が付与された電磁的記録をいう。
(14)　配布　総務課の職員が到達した文書を当該文書に係る事務を所管する課（課に相当する組織を含む。以下同じ。）に送付することをいう。
(15)　受付　配布を受けた文書に受付印を押印することをいう。
(16)　配付　配布を受けた文書を主管担当に渡すこと又は主管担当が担当者に渡すことをいう。
(17)　合議　担当者が起案した事案の施行について、関係者の了解を得る手続をいう。
(18)　保管　供覧又は施行の事務が完了した文書(以下「完結文書」という。）を執務室内において管理すること。
(19)　保存　完結文書を文書庫において管理すること。
(事案の決定の方式)
第3条　事案の決定は、第2１条第1項の電子起案方式による起案文書に当該事案の決定権者が文書管理システムにより電磁的に表示し、記録する方式（以下「電子決定方式」という。）により行うものとする。
[第2１条第1項]
2　前項の規定にかかわらず、課の長（以下「課長」という。）が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、同条同項の書面起案方式による起案文書に当該事案の決定権者が署名し、又は押印する方式（以下「書面決定方式」という。）により事案の決定を行うことができる。
3　前2項の規定にかかわらず、秘密の取扱い若しくは緊急の取扱いを要する事案又は極めて軽易な事案については、起案文書によらないで事案の決定をすることができる。ただし、秘密の取扱い又は緊急の取扱いを要する事案の決定については、当該決定後にこの規程に定める決定の手続を行わなければならない。
(総務課長の職務)
第4条　総務課長は、文書事務が適正かつ円滑に行われるよう指導調整するとともに、文書の受領、受付、発送、保存及び廃棄を行うものとする。
(課長の職務)
第5条　課長は、総務課長から配布された文書の収受並びに所管に属する文書の起案、合議、決裁、浄書、整理、保管及び引継を行うものとする。
(文書等の取扱いの基本)
第6条　文書等は、正確、迅速、丁寧に取扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。
(文書取扱責任者の任免)
第7条　各課に文書取扱責任者を置く。ただし、総務課長が文書取扱責任者を置く必要がないと認める課については、この限りでない。
2　文書取扱責任者は課長が任免する。
3　文書取扱責任者は各課総括室長(総括室長に該当する職がない課にあってはそれに類する者)を充てる。
(文書取扱責任者の職務)
第8条　文書取扱責任者は、その所属する課における次の事務に従事する。
(1)　文書等の取得、配布及び処理の促進に関すること。
(2)　起案文書の審査に関すること。
(3)　法規の調査及び解釈に関すること。
(4)　文書等の整理、保存、利用及び廃棄に関すること。
(5)　総合行政ネットワーク文書の送信及び受信並びに電子署名に関すること。
(6)　文書等の管理に関する事務（以下「文書事務」という。）の指導及び改善に関すること。
(7)　文書管理システムの利用に係る調整等に関すること。
(8)　前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
(文書等の管理)
第9条　文書等の管理は、文書管理システムにより行うものとする。ただし、第３条第２項の書面決定方式により作成された文書等の文書管理システムにより管理されない文書にあっては、第41条から第46条の規定により行うものとする。
[第３条第２項] [第41条] [第46条]
2　課長は、文書等のうち第46条第1項の規定により課長が定めた保存期間が1年以上であるものについては、その件名、文書番号、分類記号、保存期間その他文書等の管理上必要な事項（以下「文書管理事項」という。）を文書管理システムに記録するものとする。
[第46条第1項]
(文書記号及び文書番号)
第10条　文書には、文書番号をつけなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。
(1)　部外者からの文書で閲覧だけにとどまるもの、届け書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)及び定期的な報告書
(2)　証明に関する文書
(3)　軽易な文書
(4)　部内者からの文書及び部内者に対する文書
(5)　請求書
(6)　電報
(7)　文書番号をつけることを要しないように様式が定められている文書
(8)　前各号に掲げるもののほか、文書番号をつける必要がないと総務課長が認めた文書
2　第1項の文書番号は、文書管理システムを用いて一連番号によりつけるものとする。ただし、同一事案に属する文書番号は、その年度内においては同一文書番号に枝番をつけてもよいものとする。
(条例等の記号及び番号)
第11条　条例、規則、告示、公告、訓令及び要綱(以下「条例等」という。)には、その種類ごとに記号及び番号を付けるものとする。
2　前項の記号は、条例等の種類に応じて、「日南町条例」、「日南町規則」、「日南町告示」、「日南町公告」、「日南町訓令」及び「日南町要綱」とする。
3　第1項の番号は、当該条例等の公布の順序に従い法規番号簿(様式第1号)に登載する暦年の番号とする。
(文書の発信者名)
第12条　文書の発信者名は、原則として町長名とする。ただし、特に軽易な文書及び庁内に発する文書については課長名又は課名を、照会に対する回答のための文書は照会を受けた者の名を用いることができる。
(保存年限)
第13条　文書の保存年限は、別表第一の分類表(以下「文書分類表」という。)の定めるところによる。ただし、文書分類表に保存期限の定めのない文書の保存期限は、当該文書の種類内容を考慮して総務課長が定めるものとする。
第2章　文書の収受等
第1節　電子文書の収受及び配布
(電磁的記録の受信等)
第14条　電磁的記録の受信は、通信回線に接続した情報処理システム（以下単に「情報処理システム」という。）を利用して行うものとする。ただし、当該電磁的記録が町に対する申請、届出等に係るもので、かつ、当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要するものである場合には、当分の間、当該電磁的記録の受信を行う情報処理システム（総務課長が別に定めるものを除く。）について、事前に総務課長の承認を得なければならない。
2　前項の規定にかかわらず、課長は、特別の事情があると認めるときは、USB、光ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。
3　情報処理システムへの着信の確認は、定時に行うものとする。
(電子文書の収受の処理)
第15条　課長は、情報処理システムを利用して課に到達し、又は前条第2項の規定により受領した電磁的記録のうち収受の処理が必要と認めるものを文書管理システムに記録するものとする。
2　課長は、前項の規定により記録した電子文書（前条第2項に係るものを除く。）が他の課の所掌に係るものであるときは、速やかに文書管理システムにより当該電子文書を所掌する課へ転送するものとする。
3　第1項の場合において、情報処理システムに到達した電磁的記録が一定の様式の画面から入力する方法により到達したもの（以下「フォーム入力記録」という。）であるときは、複数の記録をまとめて一件として文書管理システムに記録することができる。
第16条　課長は、必要に応じ文書管理システムを利用して課に到達した電子文書又は前条第1項の規定により文書管理システムに記録した電子文書（以下この条においてこれらを「到達した電子文書」という。）を、当該到達した電子文書の事務担当者又は当該到達した電子文書を所掌する室に配布するものとする。
2　到達した電子文書の事務担当者は、文書管理システムに文書管理事項を記録し保存する。
第2節　文書の収受及び配布
(到着した文書の取扱い)
第17条　到着した文書は、総務課において収受し、親展のもの、秘密のもの及び電報(以下「親展文書」という。)にあっては封をしたまま、親展文書以外のものにあっては開封閲覧し、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める方法により交付しなければならない。
(1)　速達、書留、金券及び有価証券(現金を含む。以下同じ。) 以外の文書
当該文書の封筒の表面に収受日付印(様式第2号)を押印して所管課長に交付する。
(2)　速達、書留、金券及び有価証券
速達及び書留については、郵便物等受領引継簿(様式第3号)に、金券及び有価証券については、金種受付簿(様式第4号)又は金券受付簿(様式第5号)に記載し、当該文書に郵便物等受領引継簿、金種受付簿又は金券受付簿(以下「受付簿」という。)を添付して課長又は会計管理者に交付する。
2　2以上の課に関係のある文書及び所管の明らかでない文書は、総務課長において、最も関係の深いと認める課に交付する。
(所管課における文書の取扱い)
第18条　課長は、文書の交付を受けたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をしたうえ、自ら処理をするもののほか、その処理方針を示して室長又は参事に交付しなければならない。
(1)　受付簿が添付されているもの
受付簿の所定欄に受領印を押印させて受付簿を総務課に返付すること。
(2)　その他のもの
当該文書の事務の事案について、処理期限のあるものにあっては当該処理期限を、処理期限を定める必要のあるものにあっては文書取扱責任者と協議して定めた処理期限を当該文書に記載すること。
2　文書取扱責任者は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、これを閲覧し、自ら処理をするもののほか、課長の指示した処理方針を示して事務担当者に交付しなければならない。
3　課長は、前2項の規定にかかわらず閲覧した文書のうち重要なものは、文書取扱責任者に処理方針を指示する前に町長及び上司の閲覧及び指示を受けなければならない。
(ファクシミリの利用による収受)
第19条　ファクシミリに着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙又は文書管理システムに記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、第14条から前条までの規定により、収受の処理を行うものとする。
[第14条]
2　ファクシミリへの着信の確認は、定時に行うものとする。
(文書配布の方法)
第20条　文書取扱責任者は、文書の配布を受けるものとする。
第3章　文書の作成等
(起案の方法)
第21条　起案は、次項及び第22条に規定する場合並びに別に定めのある場合を除き、起案をする者（以下「起案者」という。）が、文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、起案した旨を電磁的に表示し、記録すること（以下「電子起案方式」という。）により行うものとする。
2　前項の規定にかかわらず、課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、起案用紙（様式第6号）又は軽易事項起案用紙(様式第7号)に事案の内容その他所要事項を記載し、その起案者欄に署名し、又は押印すること（以下「書面起案方式」という。）により起案を行うことができる。
3　前2項の規定にかかわらず、第14条から第19条までの規定により処理した文書に基づいて起案をする場合で、事案の内容が軽易であるときは、当該文書の余白を利用して起案を行うことができる。
[第14条] [第19条]
(起案文書の作成)
第22条　起案文書には、事案の内容を公文書の作成に用いる文の用語、用字等について別に町長が定める基準に従い、平易かつ明確に記録し、又は記載するものとする。
2　起案文書には、必要に応じて、起案の理由及び事案の経過等を明らかにする資料を添えるものとする。
3　電子起案方式による起案文書には、事案の性質により、「秘密」、「時限秘」等の取扱いをするものにあっては機密ファイルとして文書管理システムに記録するものとする。
4　書面起案方式による起案文書には、事案の性質により、「至急」、「公印省略」等の注意事項を起案用紙の回付･施行上の注意欄に、「秘密」、「時限秘」等の取扱方法を起案用紙に表示し、文書管理システムに登録するものとする。
(起案方法)
第23条　起案文書は、文書管理システム上で起案用紙又は軽易事項起案用紙を用いて作成しなければならない。ただし、事務処理上起案用紙及び軽易事項起案用紙を用いることが適当でないもの及びあらかじめ総務課長の承認を受けた帳票によるものについては、この限りでない。
(決定関与の方式)
第24条　事案の決定に当たり、審議、審査又は協議(以下「決定関与」という。)を必要とする場合は、当該事案の決定関与をする者(以下「決定関与者」という。)に当該事案に係る起案文書を回付して、文書管理システムにより決定関与した旨を電磁的に表示し、記録することを求める方式(以下「電子関与方式」という。)又は決定関与者の署名若しくは押印を求める方式(以下「書面関与方式」という。)により行うものとする。
2　起案文書の回付に当たっては、審議は協議に先立って行い、審査は審査を行う者の上司(室長が決定する事案にあっては、当該事案の決定権者)が決定又は決定関与を行う前に行うものとする。ただし、町長が決定する事案における副町長の審議は町長の決定の直前に、副町長が決定する事案における総務課長又は課長の審議は副町長の決定の直前に行うものとする。
3　起案文書は、必要な決定関与その他の事案決定に対する関与の機会が失われないよう、必要な時間的余裕をもって回付するものとする。
4　第1項の規定にかかわらず、電子関与方式又は書面関与方式によることが適当でないときは、当該事案の決定関与者を招集して開催する会議の場において当該事案に係る決定案を示して発言を求める方式(以下「会議方式」という。)により決定関与を行うことができる。
5　会議方式により決定関与を行った上で事案の決定を行うときは、決定関与者の発言の全部又は一部を記載した文書又は電磁的記録を作成し、当該事案に係る起案文書に添付するものとする。
6　書面決定方式により作成され、決定関与が行われた起案文書については、速やかに所定欄に決裁印(様式第8号)を押印するものとする。
(回付)
第25条　電子起案方式による起案文書の回付は、電子回付方式(文書管理システムを利用した流れ方式による回付をいう。以下同じ。)による。
2　前項の規定にかかわらず、電子回付方式による協議については、協議を行う者に一斉に回付する方法で行うことができる。
3　書面起案方式による起案文書の回付は、流れ方式による。
4　前項の規定にかかわらず、特に緊急の取扱いを必要とし、又は秘密の取扱いを必要とする起案文書(書面起案方式によるものに限る。以下この項において同じ。)その他重要な起案文書は、その内容を説明することができる職員が持ち回りをすることができる。
5　第1項の規定にかかわらず、起案者は、電子回付方式により起案文書の回付を行っている場合において、課長が電子決定方式による決定又は電子関与方式による決定関与を書面決定方式による決定又は書面関与方式による決定関与に変更することが必要であると認めるときは、当該時点以降の起案文書について電子起案方式によるものから書面起案方式によるものに変更することができる。この場合において、電子起案方式による起案文書に係る事案の内容を文書管理システムを利用して紙に記録した文書は、当該事案に係る書面起案方式による起案文書とみなす。
(起案文書の回付に係る事案の検討)
第26条　決定関与者は、起案文書の回付を受けたときは、直ちに当該事案を検討し、決定案について異議があるときは、その旨を速やかに起案者に連絡するものとする。
(決定後の処理)
第27条　起案文書の事務担当者は、当該事案が決定したとき(書面決定方式による事案で、施行を伴うものを除く。)、及び施行が完了したときに、文書管理システムに文書管理事項を記録するものとする。
(廃案の通知等)
第28条　回付中の起案文書を廃し、又はその内容に重要な変更(以下「内容変更」という。)があったときは、起案者は、その旨を既に決定関与を終了した決定関与者に通知するものとする。この場合において、内容変更があったときは、当該起案文書を再度回付するものとする。
2　起案者は、回付中の起案文書を廃したときは、その旨を文書管理システムに記録しておくものとする。
(供覧)
第29条　供覧文書は、電子回付方式又はその宛先欄に「供覧」の表示をした起案用紙による書面回付方式により回付するものとする。ただし、軽易なもの(電子文書を除く。)については、当該供覧文書の余白等に「供覧」の表示をし、閲覧者の押印欄等(様式第9号)を設けて回付することができる。
2　供覧文書の事務担当者は、当該供覧文書を回付する場合には、文書管理システムに文書管理事項を記録するものとする
3　文書処理簿に文書管理事項を記録した収受文書を供覧する場合には、当該収受文書の文書番号を供覧文書に付する文書番号として用いることができる。
4　起案文書であって事案の決定後に周知を図る必要があるものについては、文書管理システム又は起案用紙の決定後供覧欄を用いて回付することができる。
5　第21条第3項及び第23条の規定は、第1項及び前項の場合について準用する。
[第21条第3項] [第23条]
6　供覧文書の事務担当者は、当該供覧文書の回付が終了した場合は、文書管理システムに文書管理事項のうち回付の終了に係る事項を記録するものとする。
(資料文書等の登録等)
第30条　課長は、資料文書で第47条第1項の規定により定めた保存期間が一年以上のもの、帳票、図画、写真又はフィルムを作成し、又は取得した場合においては、必要に応じて、文書管理システムに当該公文書に係る文書管理事項を記録するものとする。
[第47条第1項]
2　課長は、必要に応じて、資料文書(電子文書を除く。)、図画、写真及びフィルムについて、作成し、又は取得した年月日、第47条第1項の規定により定めた保存期間及び保存期間満了後の措置を記録するものとする。
[第47条第1項]
(処理状況の調査等)
第31条　課長は、必要があると認めるときは、公文書の処理状況を調査し、文書取扱責任者から公文書の処理状況に係る報告を受け、それらに基づき文書取扱責任者に指示をすることができる。
(浄書及び照合)
第32条　電子決定方式により決定された事案を施行する場合(情報処理システムにより送信する場合を含む。)においては、当該施行に用いようとする公文書(以下この条において「施行文書」という。)を浄書(起案文書の浄書に係る事項の文書管理システムへの入力又は情報処理システムにより送信する原稿(以下「送信原稿」という。)の作成を含む。)し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合(文書管理システムに入力した事項又は送信原稿と起案文書との確認を含む。)するものとする。この場合において、照合した者は、その旨を文書管理システムに記録するものとする。
2　書面決定方式により決定された事案を施行する場合(情報処理システムにより送信する場合を含む。)においては、当該施行文書を浄書(送信原稿の作成を含む。)し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合(送信原稿と起案文書との確認を含む。)するものとする。この場合において、照合した者は、当該起案文書の浄書照合欄に署名し、又は押印するものとする。
3　浄書文書には、日南町の公印に関する規程(昭和60年日南町訓令第2号。以下「公印規程」という。)に定める公印及び契印(様式第10号)を押印することができる。ただし、法令等により公印を押印することとされている文書及び相手方が特に公印の押印を求める文書以外の文書については、公印又は契印(以下「公印等」という。)を省略することができる。
[日南町の公印に関する規程(昭和60年日南町訓令第2号。以下「公印規程」という。)]
(発送)
第33条　施行文書の発送は、情報処理システムによる送信、使送、郵便による送付、信書便による送付、集配等に区分して行うものとする。
2　前項の規定にかかわらず、施行文書のうち総務課長が別に定めるものの発送については、情報処理システムによる送信の方法により行ってはならない。
3　施行文書のうち第67条第1項の秘密の取扱いを必要とするものを発送する場合には、封筒に入れて密封し、その旨を表示して発送するものとする。
[第67条第1項]
4　第1項の規定により施行文書を発送した者は、電子決定方式によるものにあってはその旨を文書管理システムに記録し、書面決定方式のものにあっては当該施行文書に係る起案文書の発送欄に署名し、又は押印するものとする。
第4章　公文書の整理及び保存
第1節　通則
(分類の基準及び分類記号)
第34条　課長は、公文書の整理に当たって、総務課長の承認を得て、事務の性質、内容、第46条第1項の規定により定める保存期間、保存期間満了後の措置の種別等に応じた系統的な分類の基準及び当該基準の記号(以下「分類記号」という。)を定めるものとする。
[第46条第1項]
2　前項の分類の基準は、原則として、大項目、小項目及び細項目から成る階層構造によるものとする。
3　分類記号は、前項の細項目ごとに定めるものとする。
4　第1項の場合において、同種の事務を取り扱う課が多数あるときは、当該事務を所管する課長は、共通の分類の基準及び分類記号を定めることができる。
(電子文書の整理及び保存)
第35条　電子文書は、文書管理システムにより整理し、及び保存するものとする。
(文書の整理)
第36条　電子文書以外の文書の整理は、別定める文書フォルダにより行う。
2　前項に規定する文書フォルダには、次の各号に掲げる事項を上部の所定の位置に記載しなければならない。
(1)　完結年度。ただし、年度内に完結せず、次年度に引継ぐ文書、又は台帳・マニュアル等継続的に使用するため常に現年文書として扱うべき文書については本号の記載を要さない。
(2)　フォルダタイトル
(3)　フォルダサブタイトル。ただし、前号の記載事項のみで当該文書の属する課に存する他の文書フォルダと識別できるときは本号の記載を省略することができる。
(4)　保存年限
3　第1項に規定する文書フォルダにはお互いに関連する文書を保管するものとし、前項第2号に規定するフォルダタイトル及び前項第3号に規定するフォルダサブタイトルは当該フォルダに保存されている文書が推測できるように作成するものとする。
(文書分類)
第37条　文書は、系統的に秩序立てて管理するため、次の各号のとおり、ガイド区分を設定して分類するものとする。
(1)　お互いに関連する文書フォルダを数冊ないし十数冊まとめて第2ガイドを設定する。
(2)　お互いに関連する第2ガイドを数個まとめて第1ガイドを設定する。
2　前項に掲げるガイドは次の各号の基準に従って、執務室内に保管する際の順序を定めるものとする。
(1)　総論的な文書を先に、各論的な文書を後に配置する。
(2)　業務の流れに従って上流側の文書を先に、下流側の文書を後に配置する。
(3)　時系列に従って、先に生じた文書を先に、後に生じた文書を後に配置する。
3　前条に定める文書フォルダ及び第１項に定めるガイドは次の各号によりそのタイトル部分を色づけして区分しなければならない。
(1)　文書フォルダ及びガイドの色区分は第2ガイドごとに設定する。
(2)　前号の色区分は年度当初に定めた暫定的な第2ガイドの順序に従い、白、赤、青、黄、緑の5色を配色するものとする。
(3)　年度の途中で第2ガイドを挿入する必要が生じた場合は、追加するガイドの前のガイドの色を基準として、前号の色順序の3個先の色を設定する。ただし、複数の第2ガイドを挿入する場合はこれによらず、挿入後の第2ガイド相互の色がお互いに同色にならないよう適宜調整して設定するものとする。
(4)　同じ第2ガイドに属する文書フォルダの色は当該第2ガイドと同じ色に設定する。
(5)　第1ガイドの色はそれに属する第2ガイドのうち、最も先に配置すべき第2ガイドと同じ色に設定する。
(公文書の整理)
第38条　公文書(電子文書を除く。以下この条及び次条において同じ。)は、必要に応じて利用することができるように、分類記号別に、かつ、一件ごとに整理しておくものとする。
2　前項の規定にかかわらず、相互に極めて密接な関係がある二以上の公文書は、一群の公文書として整理することができる。この場合において、分類記号を異にするものについては主たる公文書の分類記号により整理するものとする。
3　ファイル責任者は、前項の規定により公文書を整理するときは、主たる公文書の分類記号により整理した旨を文書管理システム又は文書処理簿に記録するものとする。
(事務室内における保存)
第39条　課長は、公文書の保存に当たって、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、必要に応じて、非常災害に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ準備しておくものとする。
2　課長は、公文書の事務室内における保存について、キャビネットに収納して行うものとする。
3　課長は、その所属する課の職員の数、公文書の発生量、事務室内の状況等により必要があると認めるときは、他の課長と協議して、当該他の課と共同の用具に公文書を保存することができる。
(公文書の常用)
第40条　課長は、その所属する課で常時利用する必要があると認める公文書を指定することができる。
2　常用文書に指定することができる文書は、次に掲げるものとする。
(1)　通年文書
(2)　台帳、名簿等の使用頻度の高い簿冊
3　ファイル責任者は、前項の規定による指定があった公文書(以下「常用文書」という。)が電子文書である場合は、文書管理システムに文書管理事項を記録するものとする。
4　ファイル責任者は、常用文書が電子文書以外のものである場合は、当該常用文書に常用文書である旨の表示をするとともに、文書管理システムに文書管理事項を記録するものとする。ただし、当該常用文書の形態等により、常用文書である旨の表示が困難なものについては、別に町長が定めるところによる。
(ファイル基準表)
第41条　文書分類内容及び作成された文書を正確に把握し、また迅速に検索できるよう年度ごとに第1ガイド、第2ガイド、文書フォルダ名等を整理したファイル基準表を作成しなければならない。
2　ファイル基準表は、新しい文書フォルダの作成、ガイドの作成、既存フォルダの修正、既存ガイドの修正等その記載事項に変更が生じた際は、速やかに該当箇所の修正を行い、実際の文書と基準表に差異が生じることのないよう管理するものとする。
第2節　公文書の引継ぎ等
(引継ぎ等)
第42条　ファイル責任者は、文書管理システムにより使用を終了した電子文書の引継ぎを行うものとする。
2　事務担当者は、使用を終了した公文書(電子文書を除く。以下この条から第四十四条までにおいて同じ。)をファイル責任者に引き継ぎ、自己の手元に置かないものとする。
3　文書取扱責任者は、前項の規定による引継ぎを受けた公文書(第46条第1項の規定により定めた保存期間が一年未満であるものを除く。)に係る文書管理事項を文書管理システムに記録し、第39条第2項に規定するキャビネット等の適切な用具に収納して保存するものとする。
[第39条第2項]
4　前項の規定による保存は、公文書を職務上作成し、又は取得した会計年度別に区分して行うものとする。
(移替え等)
第43条　文書の移替えは、保管期間の終了した文書のうち、３年、５年、10年及び永年保存の文書を対象に(電子文書を除く。)、保存書庫に収納することにより行う。
2　文書の移替えは、次に掲げる方法により行う。
(1)　担当職員は保存対象の文書フォルダを選定し、その一覧表を作成して、文書管理責任者に提出しなければならない。
(2)　文書管理責任者は担当職員とともに前号に掲げる一覧表と対象となる文書フォルダの内容を確認するとともに、所属課の保存文書一覧表をとりまとめて主管課長の確認を受けなければならない。課長の確認を受けた一覧表は所属課で原本を保管し、写しを総務課へ提出しなければならない。
(3)　文書管理責任者は、移替え日を各課の文書管理責任者と協議し決定する。
(4)　各主管課は、保存対象文書フォルダをその保存年限の別により各々保存箱へ収納し、書庫内の総務課の指定する場所へ移動する。この場合において、保存箱に識別符号を付すとともに、収納した文書フォルダの一覧表を貼付しなければならない。
(5)　総務課は、保存対象文書フォルダの移替えを確認し、第2号に掲げる保存文書一覧表に確認年月日を記載しなければならない。
3　前条第4項の場合において、公文書を職務上作成し、又は取得した会計年度においては利用しやすい場所に保存し、その翌会計年度においては場所の移替えをするなど、適切な措置を講ずるものとする。
4　常用文書(電子文書を除く。以下この項において同じ。)については、当該文書が常用文書である期間が終了するまで、保存している時点の会計年度の公文書と併せて保存するものとする。
5　会計年度の末に作成した起案文書(電子文書を除く。)で翌会計年度の会計事務に係るものは、当該起案文書を作成した翌会計年度に限り、第1項に規定する移替えを行わないものとする。
(文書の保存)
第44条　移替えた文書は、それぞれの文書の保存年限にしたがって、保存期間が満了するまで保存書庫で保存する。
2　保存文書を利用する場合は、総務課の定めた方法にしたがい、文書貸出カードに所要事項を記入の上行うものとする。
3　永年保存文書を庁外に持ち出す場合は、総務課長の承認を受けなければならない。
4　総務課の文書管理責任者は前項の承認を記録し、５年間保存しなければならない。
(公文書の一覧の管理等)
第45条　総務課長は、文書管理システムに文書管理事項を記録した公文書の一覧を管理するものとする。
2　文書処理簿は、主務課において保存し、整理しておくものとする。
第3節　公文書の保存期間
(保存期間の種別)
第46条　公文書の保存期間の種別は、次の5種とする。
(1)　永年
(2)　10年
(3)　5年
(4)　3年
(5)　1年
2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある公文書については当該法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある公文書については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めるものとする。
3　課長は、公文書の保存期間が前2項の規定により難いと認めるときは、総務課長の承認を得て、その保存期間の種別を別に定めることができる。
(文書保存期間・移管基準表の作成等)
第47条　公文書の保存期間は、法令等の定め、当該公文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めるものとする。
2　公文書の保存期間の基準は、前条第一項の保存期間の種別ごとに、別表第一のとおりとする。
3　公文書の保存期間満了時の措置の基準は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に掲げるとおりとする。
(1)　歴史的公文書等、重要な情報が記録されたもの　移管
(2)　その他の公文書　廃棄
4　課長は、前2項の基準に基づき、その所管する課の公文書に係る文書保存期間・移管基準表(以下「文書保存期間・移管基準表」という。)を定めるものとする。
5　課長は、文書保存期間・移管基準表の作成に資する資料を作成し、総務課長に提供するものとする。
(保存期間及び保存期間満了後の措置の設定)
第48条　課長は、文書保存期間・移管基準表に従い、その所管する課の公文書の保存期間及び保存期間満了後の措置を適切に定めなければならない。
2　課長は、その所管する課の公文書を、前項の規定により定めた保存期間が満了する日までの間、適切に保存しなければならない。
3　前項の規定にかかわらず、課長は、文書保存期間・移管基準表に定める保存期間を超えて保存する必要があると認める公文書については、総務課長の承認を得て、その必要な期間当該公文書を保存することができる。
4　第2項の保存期間が満了する日は、当該公文書を職務上作成し、又は取得した日の属する会計年度の翌会計年度の初めから起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日とする。
第4節　公文書の利用
(電子文書の利用等)
第49条　課長は、職員の利用に供するため、文書管理システムに記録した公文書の公開件名その他総務課長が定める事項を当該システムを利用して職員に提供するものとする。
2　課長は、当該課の所掌に係る電子文書(第59条第1項の規定により秘密文書として指定したものを除く。)を当該課の職員が利用できるようにするものとする。
(事務室内の保存公文書の利用)
第50条　主務課の職員は、事務室内において保存されている公文書(電子文書を除く。以下この条及び次条において同じ。)を利用するため第39条第2項のキャビネット等の適切な用具から持ち出そうとするときは、文書取扱責任者にその旨を申し出るものとする。
[第39条第2項]
2　主管課の職員は、前項の規定により持ち出した公文書を、退庁時までに、文書取扱責任者の指定する場所に返却するものとする。
(保存箱の公文書の利用)
第51条　書庫に収蔵した文書（以下「保存文書」という。）は、総務課長の承認を得なければ閲覧することができない。
2　閲覧中の保存文書は、転貸し、又は庁外に持出してはならない。ただし、総務課長の承認を得たときはこの限りでない。
3　保存文書は、庁員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、町長の許可を得たときはこの限りでない。
(主務課の職員以外の職員の公文書の利用)
第52条　主管課の職員以外の職員が当該課の保存に係る公文書を利用しようとするときは、当該課の文書取扱責任者にその旨を申し出るものとする。
2　前項の規定による申出があったときは、文書取扱責任者は、課長の承認を得て、当該申出のあった公文書を利用させるものとする。
3　文書取扱責任者は、前項の規定により公文書を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該公文書の利用状況が明らかになるようにしておくものとする。
第5節　公文書の廃棄
(電子文書の廃棄)
第53条　課長は、公文書がその保存期間を満了したとき(第46条第3項に規定する必要な期間が終了したときを含む。)は、当該公文書を廃棄するものとする。ただし、重要な公文書については、総務課長の承認を得て、廃棄するものとする。
2　課長は、前項ただし書に規定する廃棄の結果を、毎年度、総務課長に報告しなければならない。
3　課長は、保存期間が満了する日の前に公文書(保存期間が一年未満のものを除く。以下この条において同じ。)を廃棄しなければならない特別の必要が生じた場合において、総務課長の承認を得なければ、当該公文書を廃棄してはならない。この場合において、当該廃棄に係る決定において、その特別の必要を明らかにするものとする。
4　課長は、第1項又は前項の規定により、公文書を廃棄しようとするときは、当該公文書の件名、廃棄する日、廃棄の方法等を記載した起案文書によって当該廃棄する旨を決定するものとする。
5　前項の場合において、課長は、文書管理システムに廃棄する旨を記録し、廃棄する公文書の一覧を作成し、同項の起案文書に当該一覧を添付するものとする。
6　第1項又は第3項の規定により公文書を廃棄した場合における当該公文書に係る文書管理システムに記録した文書管理事項は、第4項の起案文書を廃棄する際に、文書管理システムから削除するものとする。
(文書の廃棄)
第54条　文書(電子文書を除く。)の廃棄は、次に掲げる方法により行うものとする。
(1)　担当職員は、廃棄対象文書フォルダを選定し、その一覧表を文書管理責任者に提出する。
(2)　文書管理責任者は、前号に規定する一覧表をとりまとめて所属課の廃棄対象文書一覧表を作成し、対象文書フォルダの内容を確認するとともに、課長の承認を受けなければならない。廃棄対象文書一覧表は原本を各課で保管し、写しを総務課へ提出する。
(3)　文書管理責任者は、廃棄実施日を他課の文書管理責任者と協議し決定する。
(4)　各主管課は、廃棄作業を実施し、主管課長は廃棄文書を確認し、該当するファイル基準表に廃棄年月日を記入する。
2　前項第2号において、保存期間の延長が必要な文書フォルダが生じた場合は、総務課長は主管課長と協議のうえ、新たな保存年限を定めるとともに、当該文書フォルダを保存すべき新たな保存箱を指定しなければならない。
3　前項の場合において、総務課の文書主任は対象文書フォルダが記載されたファイル基準表に次の各号に掲げる事項を追記し、当該文書フォルダのラベルに記載した保存年限を修正するとともに、当該フォルダを収納することとなる保存箱へ貼付した収納文書一覧表を修正しなければならない。
(1)　当該文書フォルダの保存年限を延長する旨
(2)　新たに定めた保存年限
(3)　変更後の廃棄予定年度
(4)　新たに収納される保存箱の識別符号
(公文書の滅失等)
第55条　課長は、公文書を滅失し、又はき損したときは、その旨を文書管理システムに記録し、その年月日、当該公文書の分類記号、件数、原因その他必要な事項を総務課長に通知するものとする。ただし、保存期間が一年の公文書については、この限りでない。
(廃棄の方法)
第56条　課長は、廃棄に当たり秘密の取扱いを特に必要とする公文書については、消去、焼却、細断等の方法により廃棄するなど当該公文書の内容に応じた方法により廃棄するものとする。この場合において、当該公文書に日南町情報公開条例(平成13年日南町条例第3号。以下「情報公開条例」という。)第7条各号に規定する不開示情報又は個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第2条第1項に規定する個人情報が記録されているときは、当該情報が外部に漏れることのないように配慮するものとする。
[日南町情報公開条例(平成13年日南町条例第3号。以下「情報公開条例」という。)第7条各号]
第5章　公文書の管理に関する点検等
(公文書の管理に関する点検等)
第57条　課長は、公文書について、次の各号に掲げる事項を毎年度点検しなければならない。
(1)　課における公文書の管理の方法
(2)　次項に規定する必要な措置を行った場合には、その内容
(3)　その他別に定める公文書の管理に関する事項
2　課長は、前項の点検の結果に基づき、適切な公文書の管理を実現するために、公文書の管理に関する調査、指導その他の必要な措置をとらなければならない。
(管理状況の報告)
第58条　課長は、前条第1項の規定に基づき実施した点検の結果その他総務課長が定める事項を総務課長に報告しなければならない。
第6章　秘密文書の処理
(秘密文書の指定等)
第59条　課長は、その所管する課の公文書について秘密の取扱いをする必要があると認める場合は、当該公文書を秘密の取扱いを必要とする公文書(以下「秘密文書」という。)として、指定するものとする。
2　主管課の職員は、その所属する課の公文書の秘密の取扱いの要否に疑義があるときは、直ちに当該要否について主務課長の指示を受けるものとする。
(実施細目の制定)
第60条　総務課長は、町長が別に定める基準に従い、秘密文書として指定すべき公文書の実施細目を定めるものとする。
(秘密文書等の表示)
第61条　秘密文書(電子文書に限る。)には、秘密の取扱いを必要とする時期を限らないものであること又は当該時期を限るもの(以下「時限秘の秘密文書」という。)であることを文書管理システムに記録するものとする。
2　秘密文書(電子文書を除く。以下この項において同じ。)で、秘密の取扱いを必要とする時期を限らないものにあっては「秘密」又は「秘」の表示を、時限秘の秘密文書にあっては「時限秘」又は「時秘」の表示を当該秘密文書に明記するものとし、文書管理システムに当該秘密文書の指定等に係る事項を記録するものとする。ただし、秘密文書の形態等により、当該秘密文書への表示が困難なものについては、別に町長が定めるところによる。
3　前2項の場合において、時限秘の秘密文書には、秘密の取扱いを必要とする期限を文書管理システムに記録し、及び当該秘密文書(電子文書を除く。)に明記するものとする。
(秘密文書の指定の解除)
第62条　主務課長は、秘密文書について、秘密の取扱いを必要としなくなったとき、又は情報公開条例第7条若しくは第9条の規定に基づき当該秘密文書の開示の決定があったときは、第59条第1項の指定を解除するものとする。
[情報公開条例第7条] [第9条] [第59条第1項]
2　前項の規定にかかわらず、時限秘の秘密文書にあっては、当該秘密文書に係る秘密の取扱いを必要とする期限の到来をもって、第59条第1項の指定が解除されたものとみなす。
[第59条第1項]
3　課長は、秘密文書について、個人情報保護法第82条第1項の規定に基づき当該秘密文書に記録された保有個人情報を開示する旨の決定があったときは、当該決定に関する限りにおいて第57条第1項の指定を解除するものとする。
[第57条第1項]
(秘密文書の取扱い)
第63条　秘密文書を取り扱うときは、当該秘密文書の記録内容が外部に漏れることのないように、細心の注意を払うものとする。
2　前条第1項の規定により指定を解除した公文書(同条第2項の規定により指定が解除されたものとみなされる公文書を含む。以下「指定解除文書」という。)のうち電子文書については、文書取扱責任者は、第59条第1項に規定する文書管理システムの記録を削除するものとする。
[第59条第1項]
3　指定解除文書(電子文書を除く。)については、第59条第2項に規定する表示を抹消するものとする。この場合(前条第2項の規定により指定が解除されたものとみなされる公文書の場合を除く。)において、文書取扱責任者は、文書管理システムに記録した当該秘密文書の指定等に係る記録を削除するものとする。
[第59条第2項]
(秘密文書の作成、配布等)
第64条　秘密文書の作成及び配布に際しては、その作成部数及び配布先を明らかにしておくものとする。
2　秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、課長の許可を得るものとする。
3　前項の規定により課長の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。
(秘密文書の保管)
第65条　課長は、秘密文書が電子文書である場合には、文書管理システムにおけるその秘密の保持に努めるものとする。
2　課長は、秘密文書(電子文書を除く。以下この条において同じ。)を第4項に定めるところにより保管し、その秘密の保持に努めるものとする。
3　前条の規定により配布され、又は複写された公文書については、当該公文書を保管する課の長が保管し、その秘密の保持に努めるものとする。
4　秘密文書は、他の公文書と区別し、施錠のできる金庫、ロッカー等に厳重に保管するものとする。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができる。
第7章　補則
(特別の管理がされている資料の取扱い)
第66条　特別の管理が必要となる資料の取扱いに当たっては、当該資料の適正な管理を行うため必要な措置を講ずるよう努めるものとする。
(委任)
第67条　この規程に規定するもののほか、この規程の施行について必要な事項は、別に町長が定める。
附　則
別表第１(第１３条関係)
種別
保存年限文書の種類
第1種永久保存1　町議会の議決書及び議事録
2　条例、規則、告示、訓令及び通達等例規の原議及び関係書類
3　町広報
4　進退、賞罰、身分等の人事に関する書類
5　退職年金及び遺族年金に関する文書
6　褒賞に関する文書
7　審査請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書
8　調査及び統計で特に重要な文書
9　事務引継書
10　財産及び町債に関する文書
11　町税徴収に関する文書
12　文書保存台帳及び公印に関する書類
13　工事関係書類で特に重要なもの
14　市町村の廃置分合、境界変更及び名称の変更に関する文書
15　歳入歳出決算書
16　金銭に関する事項中後日の証拠上必要な書類
17　権利の設定、変更及び移転に関すること。
18　公の施設の設置、変更又は廃止に関する書類
19　歴史の資料となるべきもの及び町の沿革を見るに必要な書類
20　原簿、台帳、カード等の帳票で特に重要なもの
21　その他永久保存の必要を認められるもの
第2種10年保存1　国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書
2　認可、許可又は契約に関するもの
3　原簿及び台帳
4　寄付受納に関する重要なもの
5　予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類
6　物品の出納簿
7　租税その他各種公課に関するもの
8　その他10年保存の必要を認められるもの
第3種5年保存1　補助金に関する書類
2　調査、統計、報告、証明等に関するもの
3　工事又は物品に関する書類
4　文書件名簿、公告件名簿、文書処理簿等
5　その他5年保存の必要を認められるもの
第4種3年保存1　消耗品及び材料に関する受払簿等
2　日誌、出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務の実態を証するもの
3　照会、回答その他往復文書に関するもの
4　調査を終了した諸報告及び統計資料
5　台帳登録を終了した諸申請
6　その他3年保存の必要を認められるもの
第5種1年保存軽易な文書