○日南町議会報告会及び町民との意見交換会実施要綱
| (平成24年4月1日要綱第10号の3) |
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(目的)
第1条 この要綱は､日南町議会報告会(以下｢報告会｣という｡)及び町民との意見交換会(以下｢意見交換会｣という｡)の実施に関し必要な事項を定めるものとする｡
(実施時期等)
第2条 報告会は､年1回､9月定例会閉会後おおむね2か月以内に実施するものとする｡
2 意見交換会は､町行政及び議会に関わる案件について必要と認めたとき､又は町民から要請があったときに実施するものとする｡ただし、報告会と同時に実施することができる｡
3 議長は､報告会及び意見交換会を実施するときは､あらかじめ実施期日､会場等を町民に広報しなければならない｡
4 報告会及び意見交換会の会場は､原則として各地域振興センター及び､日南町総合文化センターとする｡ただし、議員全員が出席する場合は､この限りではない｡
(実施要請)
第3条 意見交換会の実施を要請できるのは､本町に在住､在勤する10人以上の者で構成する団体又は､グループ(以下｢団体等｣という｡)とする｡ただし、議長が認めるときは9人以下の団体等でも実施を要請できるものとする。
2 意見交換会の実施を要請しようとする団体等の代表者は､意見交換会実施要請書(様式第1号)を議長に提出しなければならない｡
3 議長は､前項の規定による要請書の提出があったときは､期日等を調整のうえ､実施の可否を決定し､意見交換会実施決定通知書(様式第2号)により要請者に通知するものとする｡
(報告内容)
第4条 報告会での報告の内容は､次の各号に掲げる事項とする｡
(1) 議会の活動状況(常任委員会､特別委員会を含む｡)
(2) 予算又は決算の審議状況
(3) その他必要な事項
2 議長は､報告会での報告内容をあらかじめ整理･調整し､議会運営委員会の議を経て資料を作成し､全員協議会に報告しなければならない｡
(報告会の運営)
第5条 報告会は､原則として議員全員で実施する｡ただし、意見交換会は議員3人で構成する3班編成を基本とする。
2 各班が担当する会場は､代表者による抽選により決定する｡
3 班の構成は､報告会の都度常任委員会及び特別委員会の所属､期別等を考慮し､議長が決定する｡
4 各班に､代表者､司会者､報告者及び記録者(以下｢役員｣という｡)を置き､構成員の互選により決定する｡
5 各班の役員の役割は､次の各号に掲げるとおりとする｡
(1) 代表者は､報告会の責任者として､開･閉会の挨拶をする｡
(2) 司会者は､報告会の進行を行う｡
(3) 報告者は､第4条に規定する資料に基づいて報告を行う｡
[第4条]
(4) 記録者は､報告会における発言の要点を記録する｡
6 町民からの質問及び意見に対する答弁は､全員で行うものとする｡
(意見交換会の運営)
第6条 意見交換会の運営については､原則として前条の規定を準用するものとする｡ただし､第5項第3号の規定については除く｡
2 議員全員で参加することも可能とし､その場合の運営及び役割については､議長が別に定めるものとする｡
(報告書)
第7条 報告会及び意見交換会の記録は､各班で検証のうえ報告書としてまとめ､速やかに代表者が議長に提出するものとする｡
2 議長は､前項の報告書を受け取ったときは､町のホームページ､議会だより等で公表するものとする｡
(成果等)
第8条 報告会及び意見交換会において町民から出された要望､提言等のうち､議会に関するものは議会運営委員会で､町行政に関するものは各常任委員会でそれぞれで審議し､議会全員協議会の議を経て対処するものとする｡
2 前項の行為を行ったときは町のホームページ､議会だより等で公表するものとする｡
(委任)
第9条 この要綱に定めるもののほか必要な事項は､議長が別に定めるものとする｡
附 則
この要綱は､平成24年4月1日から施行する｡
附 則(平成30年6月14日要綱第7号の1)
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この要綱は、公布の日から施行する。
附 則(令和5年4月1日議会訓令第2号)
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この要綱は、平成31年4月30日から施行する。
様式第1号(第3条関係)
意見交換会実施要請書
様式第2号(第3条関係)
意見交換会実施決定通知書