○日南町情報公開事務取扱要領
| (平成13年3月29日要領第2号) |
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1 趣旨
この要領は、日南町が行う情報公開制度の事務の取扱いについて必要な事項を定めたものです。
2 用語
この要領で使用する用語の意義は、日南町情報公開条例(平成13年日南町条例第3号。以下「条例」という。)及び日南町情報公開条例施行規則(平成13年日南町規則第2号。以下「規則」という。)で使用する用語の例によります。
3 総合窓口
総務課に総合窓口を設置し、そこで情報公開制度の事務を行うものとします。
4 情報公開制度について所掌する事務
(1) 総務課が所掌する事務
総務課が行う事務は、次のとおりとします。
・ 情報公開制度についての相談・案内に関すること。
・ 情報公開制度についての連絡調整に関すること。
・ 総合窓口で行う公開の実施に関すること。
・ 総合窓口で行う写しの交付及び送付に要する費用の徴収に関すること。
・ 鳥取県西部町村情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に関すること。
・ 情報公開制度の運用状況の公表に関すること。
・ その他情報公開制度に関すること。
(2) 所管課が所掌する事務
公文書を作成、管理している課(課に相当する組織を含む。以下「所管課」という。)が行う事務は、次のとおりとします。
・ 公文書取扱事務の登録、変更及び廃止に関すること。
・ 公文書公開請求書の処理に関すること。
・ 公開決定等に関すること。
・ 審査請求の処理に関すること。
5 公文書公開請求に係る事務
(1) 請求に対する相談・案内
【総合窓口での対応】
公文書公開の請求(以下「公開請求」という。)についての相談及び案内は、原則として総合窓口である総務課において応じるものとします。ここでは実施機関がどのような公文書を管理しているかを明らかにするため、簿冊目録等を備え置き、町民がいつでも閲覧できるようにします。
【所管課の対応】
公開請求をしようとする者が、直接所管課へ来た場合は、所管課において、公開を求める公文書が具体的にどのようなものであるかを聴き取り、所管課での他の制度による公開で対応できるとき、任意の情報提供で対応できるときは、所管課で対応するものとし、この条例により対応すべきものであるときは、総合窓口に案内するものとします。
(2) 請求に係る事務
【公文書の特定に必要な事項の聴取】
総合窓口職員は、所管課職員とともに、公開請求をしようとする者から請求に係る公文書の特定に必要な事項の聴き取りを行うものとします。
【条例に基づく請求であることの確認】
総合窓口職員は、公開請求をしようとする者の求める公文書が、この条例により対応すべきものであるか否かについて、所管課と連絡を取り合って、次の「ア」、「イ」及び「ウ」により確認するものとします。
ア 対象情報であることの確認
公開請求をしようとする者の求める公文書が条例第2条第2号に規定する公文書であることを確認します。
[条例第2条第2号]
イ 条例第17条に該当する公文書でないことの確認
条例第17条に該当する公文書については、この条例は適用しません。したがって、公開請求をしようとする者の求める公文書がこれに該当するかどうかを確認する必要があります。
なお、総合窓口職員は、公開請求をしようとする者の求める公文書が同条に該当する要件を満たさないなどの場合であって、この条例の適用を受けない場合には、担当する所管課等を紹介するなど、適切な案内に努めるものとします。
ウ 他の制度の公開で対応できるかどうかの確認
所管課と連絡を取り合って、他の制度により公開ができ、かつその制度を利用する方が簡便である場合には、所管課に紹介します。また、任意の情報提供で対応が可能な場合にも、同様とします。ただし、案内した後に、他の制度が利用できないことが分かり、再度総合窓口に戻ってくるなど、利用者に不便をかけることのないよう、所管課と十分に連絡を取り合うこととします。
【所管課の特定及び連絡】
総合窓口職員は、公開請求をしようとする者の求める公文書を管理する課を特定し、当該所管課長へ連絡します。
【公文書の有無の確認】
総合窓口職員から公文書の有無及び内容等について問い合わせを受けた所管課長は、公開請求をしようとする者の求める公文書の内容を把握した上で、その趣旨に沿った公文書が存在するかどうかについて、速やかに確認し、当該公文書が存在する場合には、当該公文書の件名及び内容の概要を総合窓口職員に伝えるものとします。
【請求書の記載内容の確認】
総合窓口職員は、公開請求をしようとする者に公文書公開請求書(以下「請求書」という。)の記入を求め、請求書の提出を受ける際は、次の事項について確認を行うものとします。
ア 「郵便番号・住所・氏名・電話番号」欄は、公開請求をしようとする者及び公開決定等の通知先を特定するために正確に記載されていること。
イ 「公文書の件名又は内容」欄は、公文書を特定するために必要な事項が具体的に記載されていること。
ウ 公文書公開請求書の「公開の実施方法の区分」欄は、該当する項目のいずれかに○が付けられていること。
閲覧をした上で、必要部分のみの写しの交付を求める場合には、閲覧と写しの交付の両方に○が付けられていること。
エ 「請求者の区分」欄は該当する項目のいずれかに○が付けられていること。
【補正の指導等】
条例第6条第1項の規定に基づき請求書の提出を受ける際に、当該請求書に書き漏れ、誤り、不明確な点等不備な箇所がある場合には、請求書の提出をした者(以下「請求者」という。)に対し、当該箇所を補正するよう指導するものとします。
なお、請求者が補正に応じず、そのまま請求書を提出する旨の意思を明確に示した場合は、請求書は、そのまま受領するものとします。(当該請求については拒否する形で処理するものとします。)
また、請求者が事前相談に応じないような場合は、事前相談なしに請求書を受領するものとします。
[条例第6条第1項]
【請求書の受領】
総合窓口職員は、上記の手続き後、請求者から請求書を受領し、速やかに所管課長に送付します。
なお、請求書を受領する段階で、次のようなことが分かった場合でも、請求の内容審査をする必要があるので、当該請求書を受領するものとします。(内容審査により、不適法と判断されれば、当該請求を拒否する形で処理するものとします。)
ア 請求に係る公文書が対象情報でないこと。
イ 請求に係る情報が不存在であること。
ウ 他の制度により、公文書の公開ができること。
【郵送による請求の取扱い】
遠隔地の請求者の利便等を考慮して、郵送による請求も受け付けます。ただし、請求対象となる公文書の特定が容易かつ確実に行えるものについてのみ認めるものとします。それ以外のものについては、事前に総合窓口又は所管課と十分相談したものについてのみ認めます。
ただし、上記条件に満たない請求書であっても、記載事項に漏れがない請求書が郵送されてきた場合には、受理することになります。
【請求者に対する説明】
総合窓口職員は、即日に公開の決定ができないときは、次の事項を請求者に説明します。
ア 請求に対する公開等の決定期間について
(ア) 決定には、当該請求に係る公文書の検索や公開等の検討のために、請求書の提出を受けた日から起算して最長15日の日数がかかる場合があること。
(イ) 決定期間は、やむを得ない理由により、30日間を限度として延長することもあり、その場合は、後日その期間及び理由を公文書公開等決定延長通知書(以下「延長通知書」という。)で通知すること。
イ 決定通知について
(ア) 請求に対する公開等の決定は、書面により通知すること。
(イ) 請求者に公文書公開決定通知書、公文書一部公開決定通知書、公文書非公開決定通知書(以下「決定通知書」という。)が到達するのは、郵便事情等により、条例で定める決定期間を超える場合があること。
(ウ) 日時及び場所は、決定通知書に記入すること。
ウ 費用の負担について
公開請求について公開手数料は無料であるが、写しの交付が必要な場合は、写しの作成に要する費用は、請求者の負担となること。なお、写しの交付及び送付に要する費用は、規則第6条の規定のとおりであること。
[規則第6条]
(3) 公開等の決定に係る事務
【請求に係る公文書の検索・内容の検討】
所管課長は、送付された請求書の内容を確認の上、当該請求に係る公文書を検索して取り出し、当該請求に係る公文書が非公開とする公文書(条例第7条各号)に該当するかどうか等について慎重に検討するものとします。
[条例第7条各号]
【第三者からの意見聴取】
公開請求に係る公文書に第三者(本人以外のもの)に関する情報が記録されている場合には、その部分について請求者の請求に応じるか否かについて慎重かつ公正な判断を行うために、必要に応じて当該第三者の意見を聴くものとします。意見照会は、書面で行うこととし、規則別記様式第7号の様式により行うこととします。
なお、第三者に関する情報が含まれている公文書を公開しようとする場合で、次に掲げる条件に該当するときは、必ず当該第三者の意見を聴きます。この場合には、規則別記様式第8号により行うこととします。
ア 条例第7条第1号イ又は同条第2号ただし書きの規定に該当するとき
[条例第7条第1号]
イ 条例第9条の規定により公開しようとするとき
照会書の「公開しようとする理由」欄は、非公開情報に該当しない理由又は公開することの公益性を具体的に詳細に記載します。
[条例第9条]
【内部調整】
所管課長は、公開請求に対する公開等の決定を行うに当たっては、次のとおり調整を行うものとします。
ア 総務課長との調整
所管課長は、公開請求に対する公開等の決定をしようとするときその他必要なときは、事前に総務課長と協議し、調整するものとします。
イ 関係課長との調整
所管課長は、公開請求に係る公文書の内容が所管課以外の課にも関係する場合は、必要に応じ関係課長と協議し、調整するものとします。
【公開決定等事務】
公開請求に対する公開等の決定手続きは、起案により行うものとします。起案文書には、次に掲げる書類を添付し、決裁に当たっては、決定の統一性及び整合性を図ることから総務課長及び関係課長に合議するものとします。
また、やむを得ない理由により、公開等の決定期間を延長するときも同様の決定手続きを行うものとします。
ア 請求書(公開等の決定期間を延長する場合は、請求書の写し)
イ 決定通知書の案又は延長通知書の案
ウ 請求のあった公文書の写し
エ その他公開等の決定の参考となる資料
【決定通知書の記入方法】
決定通知書の記入方法は、次のとおりとします。
ア 「年月日」は、当該決定のあった日を記入してください。
イ 「公開の方法」欄は、該当する番号を○で囲うか、他の番号を削除してください。
ウ 「公開の日時」欄は、公開を実施する日時について、電話等で請求者の希望を確認のうえ、所管課の事務執行上の都合を考慮して決定し、記入してください。
なお、公開決定又は一部公開決定を行うに際して第三者から意見聴取を行い、反対意見書が出された場合には、該当公開決定又は一部公開決定の日から公開を行う日までの間に、当該第三者が審査請求手続を講ずるのに相当な期間(2週間以上)を確保するものとします。
エ 「公開の場所」欄は、総務課と協議し、適当な場所を確保します。
オ 「公開しない理由」欄は、適用する条項(条例第7条第○号該当)と、その詳しい理由を記入します。理由は、「事務に支障があるため。」のような漠然とした理由ではなく、具体的な支障の内容を詳細に記入します。
また、複数の条項に該当したり、複数の理由がある場合には、代表で一つだけ記入するのではなく、必ず該当するすべての条項、理由を列記します。
[条例第7条]
カ 「公開しない理由が消滅する時期」欄は、後日、公開しない理由が消滅する期日が明らかにできるときは、その期日を記入してください。複数の公開しない理由がある場合には、すべての理由が消滅する時期を記入するものとします。
【第三者への公開決定通知書の記入方法】
反対意見書が出された公文書を公開するときは、規則別記様式第9号の公文書公開決定第三者通知書により当該第三者に通知します。通知書の記入方法は、次のとおりとします。
ア 「年月日」は、通知する日を記入してください。
イ 「反対意見書の受理日」欄は、反対意見書を町が受理した日(到達日)を記入します。
ウ 「公開決定日」は、公開決定をした日を記入してください。
エ 「公開決定の理由」欄は、非公開条項に該当しない理由又は公開の公益性を具体的に記入してください。
【公文書公開決定等延長通知書の記入方法】
延長通知書の記入方法は次のとおりとします。
ア 「年月日」は、当該決定のあった日を記入してください。
イ 「公文書の内容」欄は、請求書の同欄の中に記載されている内容をそのまま又は請求者が請求した内容であることが分かる程度に要約して記入してください。
ウ 「条例第19条第1項の規定による決定期間」欄は、請求を受けた年月日と当該請求を受けた日から起算して15日目の年月日を記入してください。
エ 「延長する期間」欄は、30日間を限度として、公開等の決定を行うことを延長した日数と、延長後の決定期限の年月日を記入してください。
オ 「延長の理由」欄は、決定期間の延長を必要とする理由を具体的に記入してください。
【公開決定等権者】
公開請求の公開決定等権者(以下「決定権者」という。)は、日南町事務専決及び代決規程等の定めるところによります。
【決定通知書等の送付】
所管課長は、公開請求に対する公開等を決定したとき又は決定期間の延長を決定したときは、速やかに決定通知書又は延長通知書を送付するとともに、その写しを総合窓口に送付してください。
(4) 公開の実施に係る事務
【請求者の確認及び所管課長への連絡】
総合窓口職員は、公文書の公開を受けるため来庁した者に対し、決定通知書の提示を求め、請求者の確認を行います。請求者の確認を行ったときは、直ちに請求に係る公文書が記録された公文書を持参するよう所管課長に連絡します。
【公開の実施】
総合窓口から連絡を受けた所管課長(所管課職員)は、当該請求に係る公文書が記録された公文書を持参し、速やかに当該公文書を請求者の希望する公開方法により公開を行うものとします。
なお、条例第15条の規定により、公文書の閲覧により公文書の公開を受ける者は、当該公文書を汚損し、又は破損することがないよう丁寧に取り扱わなければなりませんので、総合窓口職員は、公開の実施中にこの取扱いに違反し、又は違反するおそれのある者に対しては、当該公文書の閲覧を中止し、又は禁止することができます。
[条例第15条]
【写しの交付の方法】
写しの作成は、原則として庁内のコピー機により行いますが、技術的に困難なもの等の場合の写しの作成は、外部委託により行うものとします。
なお、写しの交付部数は、1件の請求につき1部とします。
【写しの送付の方法】
規則第6条の規定により請求者が総合窓口において写しの交付を受けず、郵送により写しの交付を受けることが認められた場合は、次のとおり手続を行います。
[規則第6条]
ア 総合窓口職員は、請求者に決定通知書を送付後、電話等で次の事項を連絡するものとします。
(ア) 写しの交付に要する費用及び写しの送付に要する費用の前納
(イ) 決定通知書の写しの送付
イ 請求者から上記の(ア)及び(イ)が行われたことを確認した後は、所管課長から送付された当該公文書の写しに領収証を添えて、速やかに請求者に郵送します。
なお、郵送は、親展扱いで行うものとします。
【費用の徴収(郵送によらない写しの交付の場合)】
総合窓口職員は、写しを交付するときは、規則第6条に規定する金額を徴収し、領収証を発行するものとします。
[規則第6条]
6 審査請求に係る事務
(1) 条例による処分に対する審査請求
この条例の規定による処分についての審査請求は、上級庁が存在しませんので、審査請求のみが可能です。具体的には、次の場合が考えられます。
・ 公文書の公開請求に対する拒否決定(一部拒否決定を含む。)に対する請求者からの審査請求
・ 不作為(条例第13条第1項、第2項又は第3項に規定する期間内に決定を行わなかった場合)に対する請求者からの審査請求
・ 公開決定に対する第三者からの審査請求
(2) 審査請求の窓口
審査請求は、公開請求に対する公開等の決定を行った処分庁に審査請求書を提出することにより行いますが、提出先については、審査請求人の利便を考慮し、総合窓口で統一してその提出を受けるものとします。
(3) 審査請求書の記載内容の確認
総合窓口職員は、審査請求をしょうとするものから審査請求書の提出を受ける際は、次の事項について確認を行うものとします。
【処分に対する審査請求の場合】
ア 審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所
イ 審査請求に係る処分
ウ 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
エ 審査請求の趣旨及び理由
オ 処分庁(実施機関)の教示の有無及びその内容
カ 審査請求の年月日
キ 審査請求人の押印
【不作為に対する審査請求の場合】
ア 審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所
イ 当該不作為に係る処分その他の行為についての請求の内容及び年月日
ウ 審査請求の年月日
エ 審査請求人の押印
(4) 補正命令
総合窓口職員は、審査請求書の提出を受ける際に、当該審査請求書の記載事項や添付書類に不備がある場合などのときには、審査請求人に対し、相当の期間を定めて、その補正を命じるものとします。
なお、審査請求人が、この補正命令に応じない場合又は相当の期間経過後に補正をなした場合には、当該審査請求は、不適法であるとして却下します。
(5) 不適法な審査請求の取扱い
所管課長は、要件審理の結果、審査請求が不適法であるときは、実体審理に入ることなく「却下」決定を行うことになります。
なお、この実体審理に入り得ない不適法な審査請求とは、次の場合が挙げられます。
・ 審査請求が法定の期間経過後になされたとき。
・ 審査請求ができない事項について審査請求がなされたとき。
・ 審査請求をする資格のないものから審査請求がなされたとき。
・ 処分庁を誤った審査請求がなされたとき。
・ 審査請求書に不備があり、補正を命じてもその補正がなされないまま審査請求がなされたとき。
(6) 審査会への諮問
所管課長は、審査請求があった場合は、当該審査請求を不適法であることを理由として却下するとき及び公開決定等を取り消し又は変更し、当該審査請求に係る公文書の全部を公開するとき(当該公開決定等について反対意見書が提出されているときを除く。)を除き、すべて審査会に諮問するものとします。諮問は、諮問書に次に掲げる書類を添付して総務課長に協議のうえ、決裁します。
・ 審査請求書の写し
・ 請求書の写し
・ 決定通知書の写し
・ 請求の対象となった公文書が記録されている公文書の写し
・ その他必要な資料
(7) 審査請求人への諮問した旨の通知
所管課長は、審査会に諮問したときは、直ちに次に掲げる者に通知します。
・ 審査請求人及び参加人
・ 公開請求者
・ 公開決定等について反対意見書を提出した者
(8) 審査会への資料の提出等
審査会は、鳥取県西部町村情報公開・個人情報保護審査会規程第7条により、強力な調査権限が付与されています。所属長は、審査会から次に掲げる要請があった場合には、必ず応じなければなりません。
・ 審査請求のあった当該公文書の提出を求めること(インカメラ審議)
・ 審査会の指定する方法で分類整理した資料を作成し、その提出を求めること(ボーン・インデックス審議)
(9) 審査請求に対する決定
所管課長は、審査会から答申を受けたときは、その答申を尊重して当該審査請求に対する決定を行わなければなりません。決定手続は、起案文書により行い、決定書の案及び審査会からの答申書を起案文書に添付するものとします。決裁は、日南町事務専決及び代決規程の定めるところにより行います。
(10) 審査請求人への決定内容の通知
所管課長は、審査請求に対する決定を行ったときは、直ちに審査請求人に対し、決定書の謄本を送達するものとします。決定の送達を確実に、かつ、後日の紛争を防止するために、決定書の謄本は、配達証明扱いの郵便で送付するものとします。
なお、請求を拒否する決定を取り消して、請求を認容する決定をする場合には、決定書の謄本の送達と同時に、公文書公開決定等通知書を審査請求人に送付するとともに、当該請求に係る公文書に第三者に関する情報が記録されているときは、当該第三者に対し決定内容を通知するものとします。
附 則
この要領は、平成13年4月1日から施行する。
附 則(平成28年3月23日要領第2号)
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この要領は、平成28年4月1日から施行する。