○御杖村情報公開事務取扱要綱
| (平成14年4月5日要綱第5号) |
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第1 趣旨
御杖村情報公開条例(平成14年4月御杖村条例第11号。以下「条例」という。)に定める情報公開に関する事務処理(以下「情報公開事務」という。)は、別に定めがある場合を除き、この要綱に定めるところにより行うものとする。
第2 情報公開に係る村の窓口
1 情報公開を行うための窓口の設置
情報公開総合窓口(以下「窓口」という。)を総務課に設置する。
2 窓口で行う事務
(1) 情報公開についての案内及び相談に関すること。
(2) 情報公開事務についての連絡調整に関すること。
(3) 開示請求書の受付に関すること。
(4) 公文書の開示の実施場所の提供及び立ち会いに関すること。
(5) 開示手数料の徴収に関すること。
(6) 開示決定等に係る審査請求書の受領に関すること。
(7) 文書保存目録の整理及び閲覧に関すること。
(8) 実施状況の公表に関すること。
(9) 御杖村情報公開・個人情報保護・行政不服審査会の事務処理に関すること。
(10) 情報提供に関すること。
3 主務課が行う事務
公文書を主管する課(課に相当する局等を含む。以下「主務課」という。)においては、原則として次のことを行うものとする。
(1) 開示請求のあった公文書の検索に関すること。
(2) 主務課の公文書に係る開示請求書の形式要件の審査に関すること。
(3) 開示請求のあった公文書に係る開示決定等に関すること。
(4) 条例第13条第1項の規定により、村以外のものに対し、意見を聴くこと。
(5) 公文書の開示の実施に関すること。
(6) 開示決定等に係る審査請求書の受領及び受理に関すること。
(7) 異議申立事実の御杖村情報公開・個人情報保護・行政不服審査会への諮問に関すること。
(8) 審査請求書についての決定等に関すること。
(9) 主務課の公文書に係る文書保存目録の作成に関すること。
(10) 主務課における情報提供に関すること。
第3 公文書の開示事務
1 事前相談
開示請求を行いたい旨の照会があつた場合は、どのような情報が知りたいのか確認し、開示請求の手続を説明する。その際、情報提供ができるものについては、主務課で閲覧等ができる旨を説明する。
なお、次のいずれかに該当する場合は、他の制度により閲覧等が可能であるため、それぞれの閲覧手続等を説明する。
(1) 条例第2条第2項各号(適用除外)に該当する場合
ア 第1号に該当する場合
本号に該当する場合は、書店等で販売されていることを説明し、また、図書室等に備え付けてあるものについては、そのことを説明するものとする。
イ 第2号に該当する場合
歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているものは、条例に定める公文書から除外され、公文書の開示の規定は適用されない。しかし、個別に閲覧手続等を定めているので、当該資料の所管部署を案内するものとする。
(2) 条例第16条(他の制度等との調整)に該当する場合
条例第16条に該当する公文書は、他の制度等による閲覧等ができるので、閲覧等の手続や閲覧等ができる場所を案内するものとする。
2 開示請求の受付
(1) 形式要件の確認
提出された開示請求書(村長が行う情報公開事務に関する規則(平成14年御杖村規則第15号。以下「規則」という。)第1号様式)について、必要事項が記載されているかどうか確認する。(開示請求者が法人その他の団体である場合は、「連絡先」欄への法人その他の団体の担当者その他連絡可能な者の氏名及び電話番号の記載も必要)
(2) 開示請求者の確認等
条例第5条第1号から第3号までの規定により開示請求をすることができる個人又は法人その他の団体についての当該個人又は法人その他の団体の住所及び氏名(法人その他の団体にあっては名称及び代表者の氏名)の記載内容に間違いがないか確認する。
(3) 開示請求に係る公文書の特定
開示請求書に記載された公文書の件名が、該当する公文書を特定することができるものであるか確認する。記載が曖昧、理解不能その他の理由により開示請求に係る公文書の特定ができない場合には、開示請求者に確認するなどして、当該開示請求の趣旨を十分に理解した上で、当該公文書の件名又は内容等についての特定を行う。その際、保存文書目録(規則第10号様式)を活用し、又は主務課と十分に連絡を取るとともに、原則として、主務課の職員の立ち会いを求めるなどして、開示請求者が開示請求をする上で有用な情報の提供に努める。
開示請求書には、できるだけ公文書の件名そのものを記載させることが望ましいが、保存文書目録には公文書の件名そのものが記載されているわけではなく、また、一般に、開示請求者は、行政実務に通じているわけではないので、公文書の内容が特定されるような記載であれば差し支えない。
[規則第10号様式]
(4) その他留意事項
ア 同一人から複数の開示請求があった場合は、「開示請求に係る公文書の件名又は内容」欄に記入することができる範囲で、1枚の開示請求書により受け付けることができる。(実施機関が異なる場合を除く。)
イ 「開示請求者」欄には、押印は要しない。
ウ 条例に基づく開示請求の対象とならない文書の請求があった場合は、前記1(1)～(2)による。
エ 開示請求書を受け付ける段階で開示請求に係る公文書が著しく大量であることが想定される場合は、開示請求者に対し、できるだけ分割請求や抽出請求によるよう協力を要請する。
オ 電話又は口頭による開示請求
条例第6条は開示請求書を提出することを定めているので、電話又は口頭による開示請求は認めない。
[条例第6条]
カ ファクシミリ又は電子メールによる開示請求
ファクシミリ又は電子メールによる開示請求については、誤送信の危険があり、また、到達の確認手段が確立していないことから、当分の間は認めない。
(5) 開示請求書の補正
開示請求書の必要事項の記載に漏れがある場合(不鮮明な記載又は意味不明な記載を含む。)や公文書の特定ができない場合には、その場で補正を求める。郵送による開示請求の場合その他その場で補正することができない場合は、相当の期間を定めて開示請求者に補正を求めるものとする。開示請求者が当該期間内に補正に応じないとき又は開示請求者に連絡がつかないときは、請求を却下する。(却下する場合の処理については、第3、5、(9)参照)
(6) 郵送による開示請求の受付
開示請求書が郵送されてきた場合は、上記(1)～(3)により記載事項を確認し、不備がない場合には、受付をし、開示請求者に開示請求書の写しを送付する。この場合、当該開示請求書が窓口に到達した日を受付日とする。ただし、開示請求に係る公文書の特定ができない場合や当該開示請求書に不備がある場合は、相当の期間を定めて開示請求者に補正を求めるものとする。
3 開示請求書の収受に係る事務
開示請求書を受け付けたときは、開示請求書の「備考」欄に受付年月日(収受印の押印で代えることができる。)及び主務課を記入した後に開示請求書の写しを作成し、当該開示請求書の写しを開示請求者に交付するとともに、次の事項について説明する。
(1) 開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に開示決定等を行うこと。また、その旨の通知に1日～2日要すること。当該通知日と公文書を開示する日は異なること。やむを得ない理由があるときは、開示決定等を行う期限を60日を超えない範囲で延長する場合があり、その場合はその旨を通知すること。
(2) 開示請求に係る公文書が著しく大量であるため、開示請求があった日から60日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあるときは、60日を超えて開示決定等を行う場合があること。その場合は、開示請求があった日から15日以内にその旨の決定をし、開示請求に係る公文書のうちの相当の部分につき60日以内に、残りの公文書については60日を超えて開示決定等を行う旨を通知すること。
(3) 公文書の開示に際して、開示手数料を徴収すること。
(4) 公文書の開示をする場合の日時及び場所は、開示決定通知書(規則第2号様式)又は一部開示決定通知書(規則第3号様式)により通知すること。
4 受付後の開示請求書の取扱い
(1) 決定期間の起算日
窓口で開示請求書を受け付けた日を、条例第11条第1項に規定する開示請求があった日とする。したがって、その翌日が決定期間の起算日となる。なお、開示請求書の補正を求めた場合にあっては、当該補正を求めた日の翌日から当該補正が完了した日までの日数は、決定期間に算入しない。
(2) 開示請求書の送付
開示請求書を受け付けた場合は、開示請求書の写しを作成し保管するとともに、開示請求書を主務課に送付する。
(3) 主務課の特定
開示請求に係る公文書が、当該公文書を作成した課及び取得した課のいずれにも存在するときは、当該公文書を作成した課をもって主務課とするものとする。
5 開示決定等の事務
(1) 公文書の内容の検討
ア 御杖村処務規程(昭和35年規程第1号)等に定める手続に基づき、開示請求書に収受印を押印するとともに、文書件名簿に登録する。
イ 開示請求に係る公文書について、条例第7条各号に該当するかどうかを検討し、また、必要に応じて関係部署へ協議する。
[条例第7条各号]
(2) 決定期間の延長
ア 条例第11条第2項の規定により開示決定等の期間を延長する場合開示請求があった日から15日以内に開示決定等をすることができないときは、開示請求があった日から15日以内に当該期間を延長する旨の決定をし、開示請求者に対し、速やかに開示決定等期間延長通知書(規則第5号様式)によりその旨を通知する。なお、延長後の決定期間は、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定する。また、「延長の理由」欄には、延長する理由をできるだけ具体的に記入するものとする。
イ 条例第11条第3項の規定により開示決定等の期間を延長する場合(開示請求に係る公文書が著しく大量である場合)
開示請求に係る公文書が著しく大量であるため、開示請求があった日から60日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の適正な遂行に著しい支障が生ずるおそれがあると判明したときは、開示請求があった日から15日以内に条例第11条第3項を適用する旨の決定をし、開示請求者に対して、開示決定等期間特例延長通知書(規則第6号様式)により、開示請求に係る公文書のうちの相当の部分につき開示決定等をする期間、残りの公文書について開示決定等をする期限及び本項を適用する理由等を通知する。その場合、本項を適用する理由は、できるだけ具体的に記入するものとする。
(3) 第三者情報の取扱い
開示請求に係る公文書に、村以外のものに関する情報が記録されている場合であつて、必要と認めるときは、慎重かつ公正な開示決定等をするため、「第4 第三者保護に関する手続」により処理するものとする。
(4) 協議等
開示決定等をするに当たっては、総務課長及び関係課局長に合議方式により協議するものとする。
(5) 適用除外文書又は他の制度等との調整により本条例上の開示を行わない公文書の処理
開示請求に係る公文書が、条例第2条第2項各号に規定する適用除外文書である場合又は条例第16条各項(他の制度等との調整)に該当するため条例上の開示を行わない場合は、当該請求を却下し、開示請求却下通知書(第1号様式)により通知する。
[条例第2条第2項各号] [条例第16条各項]
(6) 開示決定通知書の記入要領
ア 「公文書の件名」欄
開示請求書の「開示請求に係る公文書の件名又は内容」欄に記載された事項をそのまま記載するのではなく、当該公文書の文書番号(文書保存台帳に登録されているものに限る。)及び件名を正確に記入する。
イ 「公文書の開示をする日時」欄
開示をする日は、開示決定通知書が開示請求者に到達するまでの日数を考慮して到達予定日から数日置いた日とし、時間は通常の勤務時間内で指定する。なお、開示請求者と事前に電話等により調整を行い、開示請求者の都合のよい日時を指定するよう努める。
ウ 「公文書の開示をする場所」欄
公文書の開示をする場所の指定に当たつては、総務課長と事前に調整することとする。
エ 「開示の方法」欄
当該開示請求について、どのような方法で開示するかを具体的に記載する。なお、開示請求者と事前に、拡大・縮小コピーやカラーコピーの希望の有無等について十分調整することとする。
オ 「備考」欄
必要な事務連絡のほか、開示手数料の額及び郵送の場合の切手代等をそれぞれ記載する。
カ その他
条例第11条第3項の規定に基づき決定期間を延長したとき(上記(2)イ参照)は、「備考」欄に残りの公文書に係る決定期限を記載するものとする。
(7) 一部開示決定通知書の記入要額
ア 「公文書の件名」欄から「開示の方法」欄まで
上記(6)アからエまでと同じ。
イ 「開示しない部分並びに開示しないこととする根拠規定及び当該規定を適用する理由」欄
開示しない部分並びに該当する非開示条項及び当該条項を適用する理由について、専門的な知識を有しない人にも十分理解できるよう、分かりやすく記載する。複数の非開示理由に該当する場合には、該当する条項ごとにその理由を記入する。
| (開示しない部分の記載例) |
| ○○通知書のうち、「氏名」「年齢」欄の部分 |
| (開示しない部分にそれぞれ対応した非開示条項及び当該条項を適用する理由の記載例) |
| Aの部分は、～の理由により条例第7条第2号に該当。 |
| Bの部分は、～の理由により条例第7条第3号に該当し、～の理由により条例第7条第4号にも該当する。 |
ウ 「御杖村情報公開条例第12条第2項の規定に該当する場合の公文書の開示をすることができる時期」欄
開示請求に係る公文書の一部を開示しない旨の決定の日から1年以内に、その全部又は一部を開示することができるようになることが明らかな場合は、その期日を記入する。
エ 「備考」欄
上記(6)オと同じ。
オ その他
上記(6)カと同じ。
(8) 非開示決定通知書(規則第4号様式)の記入要領
[規則第4号様式]
ア 「公文書の件名」欄
上記(6)アと同じ。ただし、開示請求に係る公文書を保有していない場合(文書不存在)又は存否応答拒否をする場合は、開示請求書に記載された公文書の件名を記入する。
イ 「開示しないこととする根拠規定及び当該規定を適用する理由」欄
該当する非開示条項及び当該条項を適用する理由について、専門的な知識を有しない人にも十分理解できるよう、分かりやすく記載する。複数の非開示事由に該当する場合には、該当する条項ごとにその理由を記入する。
なお、文書の不存在を理由として非開示決定を行う場合は、開示請求者が開示を求めている公文書が実施機関に存在しない理由を明記する。
| (不存在理由の記載例) |
| 1 当該公文書は～(文章の性質・不存在の事情等)のため、実施機関では作成及び取得しておらず、存在しない。 |
| 2 当該公文書は○年に作成された○年保存の公文書であるため、○年に廃棄済であり、現在は存在しない。 |
| また、存否応答拒否をする場合は、開示請求に係る公文書が仮に存在した場合に適用することとなる非開示条項及び当該公文書の存否を明らかにすることが非開示情報を開示することになる理由を記載する。 |
ウ 存否応答拒否をする場合の留意事項
開示請求に係る公文書が存在しない場合には不存在を理由として非開示決定をし、存在する場合には存否応答拒否をしたのでは、存否応答拒否をする場合は当該公文書が存在することを開示請求者に推測されることとなる。したがって、存否応答拒否をする場合は、開示請求の内容に十分注意し、実際の公文書の有無を問わず存否応答拒否をする必要があることに留意する。
エ 「御杖村情報公開条例第12条第2項の規定に該当する場合の公文書の開示をすることができる時期」欄
非開示決定の日から1年以内に、その全部又は一部を開示することができるようになることが明らかな場合は、その期日を記入する。
オ その他
上記(6)カと同じ。
(9) 開示請求を却下する場合の処理
開示請求が条例に規定する要件を満たさず、開示請求者が補正に応じない等の理由により開示請求を却下する場合は、開示請求却下通知書により通知する。
(10) 開示決定通知書等の送付
ア 主務課は、開示決定等をした場合は、開示決定通知書、一部開示決定通知書又は非開示決定通知書(以下「開示決定通知書等」という。)を作成し、これを遅滞なく開示請求者に送付する。ただし、同一人から同一内容で複数の主務課に対して開示請求が行われた場合は、各主務課で開示決定等をした上で、当該各主務課長の代表者(当該各主務課長が協議の上定めた課長)がとりまとめて開示決定通知書等を作成し、開示請求者に送付することができる。
イ 主務課は、開示決定通知書等及び開示請求却下通知書の写しを総務課に送付する。
6 公文書の開示方法
(1) 閲覧の方法(電磁的記録を除く。)
文書、図画、写真については、これらの原本又はその写しを指定の場所で閲覧に供することにより行うものとする。公文書の一部を閲覧に供する場合は、あらかじめ当該公文書の写しを作成し、開示することができない部分を削除した状態で閲覧に供する等の方法により行うものとする。
(2) 写しの交付の方法(電磁的記録を除く。)
公文書の写しの交付は、おおむね次の方法により行うものとする。
公文書の一部の写しの交付を行うときは、交付をすることができる部分の写しを作成する等の方法により行うものとする。
ア 文書、図画又は写真については、原則として乾式複写機により、当該文書、図画又は写真の写しを作成して、これを交付すること。
イ 開示請求に係る公文書が多色刷りの場合にあつては、開示請求者から申出があつたときは、多色刷りに対応した複写機により当該公文書の写しを作成して、これを交付することができる。
ウ 写しの作成は、対象公文書の原寸により行うものであるが、開示請求者から申出があつたときは、複写作業に著しい支障を来さないと実施機関が認めた場合には、B5判、A4判、B4判又はA3判のいずれかの規格に拡大又は縮小することにより写しを作成し、交付することができる。ただし、複数ぺージの文書を合成して、1枚の写しを作成することはしない。
エ 開示請求者から申出があったときは、開示請求に係る公文書を破損、又は汚損するおそれがないと実施機関が認めた場合に限り、用紙の両面に写しを作成し、交付することができる。
オ 開示請求者から申出があった場合は、写しの交付を郵送で行うことができる。(第3．8参照)
(3) 開示をする場合の注意事項
開示請求に係る公文書に、非開示情報に係る部分がある場合は、当該部分を黒塗りに、開示請求に係る内容以外の情報が記載されている場合は、当該部分を白塗りにして枠で囲むなどの処理をした上で、開示することとする。
(4) 電磁的記録の閲覧の方法
電磁的記録については、紙に出力したものを指定の場所で閲覧に供することにより行うものとする。ただし、画面のハードコピー(画面に表示されている状態を、そのまま印刷する機能を用いて出力したものをいう。以下同じ。)による閲覧は行わない。
(5) 電磁的記録の写しの交付の方法
電磁的記録に係る写しの交付の請求があったときは、紙に出力したものの写しを交付する。ただし、画面のハードコピーの写しの交付は行わない。
(6) 電磁的記録の一部開示の取扱い
紙に出力したものを開示するので、紙の文書と同様の処理を行う。
7 公文書の開示事務
(1) 日時及び場所
公文書の開示は、あらかじめ開示決定通知書又は一部開示決定通知書により指定した日時及び場所で行うものとする。
(2) 主務課職員の立会い
公文書の開示をするときは、主務課の職員が立ち会うものとする。
(3) 開示決定通知書又は一部開示決定通知書の提示
公文書の開示をする際は、開示請求者に対し、開示決定通知書又は一部開示決定通知書を提示するよう求め、次のことを確認する。
ア 開示決定通知書又は一部開示決定通知書に記載された公文書と公文書の開示を受けようとする公文書とが一致すること。
イ 公文書の開示の方法
ウ 写しの交付を行う場合は、その数量及び写しの作成箇所等
エ 代理人の場合は、代理人であることを証明する書類(委任状等、委任者の押印を要す。)
(4) 開示手数料の納入
上記(3)の確認後、開示請求者に開示手数料の金額を告知し、現金による納入後、領収書を交付する。
(5) 公文書の開示
公文書の開示は、開示請求者が開示手数料を納入した後に行う。
(6) 開示に当たつての注意事項
公文書の開示を受ける者が、当該公文書を汚損し、若しくは破損し、又はその内容を損傷するおそれがあるときは、当該公文書の閲覧の中止を命ずることができる。
(7) 指定日時以外の公文書の開示
開示請求者が開示決定通知書又は一部開示決定通知書により指定した日時に来庁しなかつた場合は、開示請求者と調整の上改めて日時を指定し、その旨を書面により通知するものとする。
8 郵送による写しの交付事務
(1) 郵送による写しの交付の手続
郵送により写しの交付を行う場合には、開示決定通知書又は一部開示決定通知書の備考欄に開示手数料の額及び切手代を示して開示請求者に送付してあるので、開示請求者から現金書留により当該開示手数料及び郵送に要する切手の送付を受けた後、領収書と対象公文書の写しを郵送する。
(2) 返送の催告等
郵送による写しの交付を希望し、相当の期間内に現金書留による開示手数料及び切手の送付がない場合は、相当の期間を定め、開示請求者に送付の催告を行う。(開示請求者がこの催告に応じない場合は、書面により開示の日時及び場所を指定して再度催告を行う。再度の催告にも応じない場合は後記9(5)により処理する。)
9 開示手数料の徴収事務
(1) 開示手数料の収入部局等
開示手数料は、総務課の歳入とし、歳入科目は、次のとおりとする。
(款)使用料及び手数料 (項)手数料
(目)総務手数料 (節)情報公開手数料
(2) 開示手数料の徴収単位
ア 文書、図画及び写真については、閲覧又は写しの交付に係る枚数を開示手数料の徴収単位とし、一つの決裁、供覧等を1件名とする。
イ 印刷物として出力した電磁的記録の閲覧又は写しの交付を行う場合については、上記アに準じて取扱うものとする。
(3) 開示手数料の計算方法等
ア 開示手数料については、条例別表を参考にすること。
[条例別表]
イ 写しの交付の際、用紙の両面に写しを作成し、交付する場合においては、片面を1枚として計算する。
ウ 日本工業規格A列3番を超える規格の用紙を用いて写しを交付した場合であって、換算の結果、端数が生じたときは端数を切り捨てるものとする。
換算の方法は、日本工業規格A列3番との面積の比率により行う。
(4) 開示手数料の額の明示
開示決定通知書又は一部開示決定通知書の備考欄に開示手数料の額を記入し、開示請求者に明示するものとする。
(5) 条例第15条第2項の取扱い(開示手数料のみなし徴収)について
条例第15条第2項の規定に基づき開示したものとみなして開示手数料を徴収する場合は、その旨の決定をし、納入通知書により当該開示請求者に請求する。
(6) 条例第15条第3項の取扱い(減免)について
開示請求者は、開示手数料の減免を請求する場合は、特別の理由があることを証明する書類等を提出するとともに開示手数料減額・免除申請書(第2号様式)により行う。この結果、減免の事由に該当することが証明されたときは、村長は、必要な措置を講ずるものとする。
第4 第三者保護に関する手続
1 村以外のものに関する情報に係る意見照会
開示請求に係る公文書に、村以外のものに関する情報が記録されている場合において必要と認めるときは、慎重かつ公正な開示決定等をするために、当該村以外のものに対し、開示決定等に係る意見書(規則第7号様式別紙)の提出を求めることができる。ただし、開示請求に係る公文書に記録された村以外のものに関する情報が、条例第7条各号のいずれかに該当すること又は該当しないことが明らかであるときは、この限りでない。
また、1件の公文書に多数の村以外のものに係る情報が記録されているときは、必要な範囲で意見照会を行うものとする。
2 意見を照会する事項
個人若しくは法人等に関する権利利益の侵害の有無又は団等との間における協力関係若しくは信頼関係に対する影響の有無その他必要と認める事項とする。
3 意見照会の方法
意見照会は、開示請求書が提出されたことを意見照会書(規則第7号様式)により通知し、原則として文書で意見を求めることにより行う。この場合、1週間以内に回答するよう協力を求めるものとする。
[規則第7号様式]
4 第三者への通知
村、国、他の地方公共団体及び開示請求者以外のもの(以下「第三者」という。)に係る情報について、意見照会を行った後に開示決定をした場合は、直ちに当該第三者に対し、開示決定に係る通知書(規則第8号様式)により通知するものとする。
[規則第8号様式]
第5 異議申立てがあつた場合の取扱い
1 主務課における再検討
開示決定等について、行政不服審査法（平成26年法律第68号）第２条の規定に基づく審査請求があつた場合は、当該開示決定等が妥当であるかどうか再検討を行う。
2 審査会への諮問
(1) 主務課は、再検討を行つた結果、なお当該開示決定等が妥当であると判断した場合は、条例第18条第１項各号に該当する場合を除き、速やかに御杖村情報公開・個人情報保護・行政不服審査会（以下「審査会」という。）に諮問しなければならない。なお、開示請求が条例に規定する要件を満たさず、開示請求者が補正に応じない等の理由により開示請求を却下する場合は、当該処分は開示決定等に含まれないことから、審査会への諮問は要しない。
(2) 条例第18条第１項第２号に該当する場合は、審査会に諮問する必要はないが、総務課長及び関係課局長に合議方式により協議するものとする。
3 諮問をした旨の通知
主務課は、審査会に諮問した後、速やかに条例第18条第４項各号に該当するものに審査会諮問通知書（規則第９号様式）により諮問をした旨を通知しなければならない。
4 審査会への公文書の提示(インカメラ審理への対応)
主務課は、条例第21条第１項の規定に基づき審査会から審査請求のあった開示決定等に係る公文書の提示を求められたときは、当該公文書を直接審査会に提示するものとする。ただし、審査会の了承を得て、当該公文書の写しをもって提示することもできる。
5 審査会への資料の提出(ヴォーン・インデックス)
主務課は、条例第21条第３項の規定に基づき審査会から審査請求のあった開示決定等に係る公文書に記録されている情報を分類整理した資料の請求があった場合は、総務課長と調整の上、これを提出するものとする。
6 審査請求に対する裁決
主務課は、審査会から答申があった場合には、これを尊重して、当該審査請求に対する裁決を行うものとする。この裁決に当たっては、主務課長は、総務課長に合議方式により協議するものとする。
7 第三者からの異議申立てへの対応
(1) 開示請求に係る公文書の全部又は一部を開示する旨の決定に対し、当該公文書を開示請求者に開示する日までの間に第三者から審査請求があった場合は、上記１～６に準じて取り扱うとともに、主務課は、職権で当該公文書の開示又は一部開示の実施を停止し、当該開示請求者にその旨を通知する。
(2) 開示請求者からの審査請求に係る開示決定等を変更して開示部分を広げる裁決をした場合において、当該裁決に対して第三者から審査請求があったときは、速やかに審査会に諮問する。
第6 保存文書目録の作成
1 主務課は、保存文書目録(規則第10号様式)を作成し、変更される都度、更新するとともにその際、その写しを総務課へ送付するものとする。
[規則第10号様式]
2 主務課は、保存文書目録を送付するに当たっては、一般の閲覧に適するよう、当該保存文書目録に記載された個人名、法人名その他の事項から、非開示事項に該当する情報が判明することのないよう、当該情報を削除する等必要な措置を講ずるものとする。
3 総務課は、保存文書目録を取りまとめ、その写しを窓口において、一般の閲覧に供するものとする。
第7 実施状況の公表
条例第29条による実施状況の公表事項は、次のとおりとする。
[条例第29条]
(1) 公文書開示の請求件数
(2) 公文書の開示決定件数(一部開示決定の場合を含む。)
(3) 公文書の非開示決定件数
(4) 審査請求の件数
(5) 条例第18条第1項により裁決を行つた処理件数
(6) その他総務課長が定める事項
附 則
この要綱は、平成14年10月1日から施行する。
附 則(平成28年3月23日告示第40号)
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(施行期日)
1 この告示は、行政不服審査法（平成26年法律第68号）の施行の日（平成28年4月1日）から施行する。
(経過措置)
2 この告示の施行の際、第1条の規定による改正前の御杖村住民基本台帳実態調査に係る事務取扱要綱、第2条の規定による改正前の御杖村未熟児養育医療実施要綱、第3条の規定による改正前の御杖村国民健康保険一部負担金減免等取扱要綱及び第5条の規定による改正前の御杖村精神障害者医療費助成要綱に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。
第1号様式(第3．5．(5))
開示請求却下通知書
第2号様式(第3．9．(6))
開示手数料減額・免除申請書