三笠市教育委員会事務局事務取扱規程

(昭和45年10月1日教育長訓令第4号)

改正	平成4年3月26日教育長訓令第3号	平成14年12月27日教育長訓令第12号
	平成24年3月30日教育長訓令第2号	平成27年3月17日教育長訓令第1号
	平成28年3月24日教育長訓令第1号	平成28年12月29日教育長訓令第4号

(趣旨)

第1条　この規程は、三笠市教育委員会事務局における事務の迅速で確実な処理を図るため、その取扱基準に関し、必要な事項を定める。

(適用の範囲)

第2条　事務の取扱いについては、法令その他に別の定めがある場合を除き、この規程の定めるところによる。

(文書主義)

第3条　事務を処理するに当たっては、緊急時のほかは、文書により行わなければならない。

(用語の定義)

第4条　この規程で規定する主な用語の意味は、次のとおりとする。

項目	内容
(1)　決裁	教育長若しくはその委任を受けた者又は専決者(三笠市教育委員会事務専決規程(昭和45年教育長訓令第7号)第1条及び第2条に定める者をいう。)が、その権限に属する事務について、最終的にその意思を決定することをいう。
(2)　決定	教育次長、課長、室長及び係長が、決裁に至るまでの手続過程において、その意思を決定することをいう。
(3)　回議	決裁若しくは承認を受けるため、又は閲覧に供し、若しくは意見を調整するため、文書をその権限のある者に回付することをいう。
(4)　合議	決裁を受ける事案が2以上の課に関連がある場合に、その承認を受けるため、関係所管に回議することをいう。
(5)　供覧	決裁若しくは承認を求める事案ではないが、参考のため、又は指示を受けるため、所属上司又は関係所管の閲覧に供することをいう。

[三笠市教育委員会事務専決規程(昭和45年教育長訓令第7号)第1条] [第2条]

(事務の決裁)

第5条　事務の処理は、別に定める場合を除き、係長、課長及び室長(以下「課長」という。)並びに教育次長の決定を得て教育長の決裁を受けなければならない。

2　特に急を要するもの、機密を要するもの及び説明を要するものは、教育次長、課長、係長又は起案者において持ちまわり、上司の決裁を受けなければならない。

3　決裁を受けた事務は、速やかにこれを施行しなければならない。

(文書処理の原則)

第6条　文書の処理は、所管ごとに、各課長が総括し、迅速な処理を心掛け、その事件が完結するまでその経過を明らかにしておくとともに、文書の整理、保管及び引継ぎを完全にしなければならない。

(文書の登録番号及び始終期)

第7条　文書の記号は、市名、教育委員会名及び課名の頭字を用い、機密に属するものについては、課名の頭字の次に「秘」の字を加える。ただし、各課間の文書については、「事務連絡」と表示し、記号及び番号の記載は、不要とする。例「三教秘学第　号」

2　文書の番号は、別の定めがある場合を除き、毎年1月に始め、事項の完結に至るまで同一番号を用いるものとする。

(文書の編さん、保存及び廃棄)

第8条　文書の編さん、保存及び廃棄に関する規定は、三笠市教育委員会文書編さん保存規程(昭和38年教育長訓令第2号)の定めるところによる。

[三笠市教育委員会文書編さん保存規程(昭和38年教育長訓令第2号)]

(到着文書の処理)

第9条　到着文書(物品等を含む。以下同じ。)は、総務担当係において収受し、次に定める手続により処理しなければならない。

(1)　金券その他貴重品が同封されている文書及び簡易書留等の特別扱文書は、右下欄の余白に受付印を押し、三笠市事務取扱規程(昭和44年訓令第19号。以下「市規程」という)で定める特別文書物品配布簿に記載し、その事務を所管する課長に配布して認印を受ける。ただし、受付印を押すことができない金券又は文書は、受付印を省略する。

[三笠市事務取扱規程(昭和44年訓令第19号。以下「市規程」という)]

(2)　親展でない文書は、開封のうえ、文書の右下欄余白に受付印を押し、課及び室(以下「課」という。)ごとに分類し、その事務を所管する課長に配布する。

(3)　親展文書は、封をしたまま第1号の配布簿に記載し、封皮に受付印を押し、名あて人に配布して認印を受ける。

(4)　訴訟、審査請求、承諾、入札、債権譲渡通知書等特に受理の日時が権利の得喪又は変更に関係ある文書については、なお収受の時刻をも記入し、かつ、その封皮を添えなければならない。

(5)　2以上の課にわたる文書は、その事務の関係の重さに従い配布する。

(6)　北海道教育委員会公報は、各課長及び各係供覧のうえ保管する。

2　勤務時間外において到着した文書は、早急な対処を要すると認めるものを除き、到着した翌日に前項の手続に従い処理する。

(配布文書の処理)

第10条　総務担当係から収受文書の配布を受けた課長は、次に定める場合を除き、その事務を担当する係長に必要な指示をして回付しなければならない。

(1)　重要事項又は機密に属するため、自ら処理する必要があると認めたもの

(2)　上司から自ら処理することを指示されたもの

2　課長から収受文書の回付を受けた係長は、前条各号を準用する場合を除き、その事務を担当する職員に必要な指示をして回付しなければならない。

3　係長は、文書の処理経過について必要な事項を市規程で定める処分件名簿に記載しなければならない。ただし、軽易な文書の場合を除く。

(誤配布文書の処理)

第11条　課の所管に属さない文書の配布を受けた課は、直ちにその配布文書を総務担当係に戻さなければならない。

(処理の原則)

第12条　文書は、原則として即日に対処しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、即日に対処することができない文書は、後日に対処することができる。ただし、この文書が重要な文書である場合は、上司にそのことを報告しなければならない。

3　重要又は異例に属する文書は、あらかじめ上司の閲覧に供し、その対処につき指示を受けなければならない。

(起案)

第13条　事務処理の発議(電話による重要事項及び電報の発送を含む。)は、次に定める場合のほか、次条の要領により市規程で定める起案書を例に作成しなければならない。

(1)　施行後又は閲覧後完結する文書は、施行済完結、閲覧済完結又は例規と記載し、定例文書は、その文書の余白に必要な事項を記載して処理することができる。

(2)　定例の事項は、帳簿又は伝票により対応することができる。

(起案の基準)

第14条　文書の起案は、原則として1事案につき1起案とする。ただし、文書の編さん及び保存年限が同一性のものである場合は、「2案」「3案」等の順序により併せて起案をすることができる。

2　文書の起案に当たっては、次の事項に注意して作成しなければならない。

(1)　件名、起案者所属、職氏名、起案年月日、編さん種目及び保存年限を明記すること。

(2)　起案の目的、内容、意見、結論等の趣旨が明らかであること。

(3)　起案の経過を知りやすくするため、必要に応じ、根拠法令条文、参考書の抜すい又は要旨及び予算関係を摘記し、先議起案があるときは、これを添えること。

(4)　文章は、三笠市公用文規程(昭和36年訓令第10号)に従い、簡単・平易・正確に記載し、重要部分の字句の添削は、これに認印すること。

[三笠市公用文規程(昭和36年訓令第10号)]

(5)　合議を要するものは、その合議欄に必要な所管名を記入すること。

(6)　合議先の表示は、関係の重い課から記入し、順序の定め難いものは、三笠市教育委員会事務局組織規則(昭和54年教委規則第7号)に定める組織順に記入すること。

[三笠市教育委員会事務局組織規則(昭和54年教委規則第7号)]

(7)　専決により教育長の決裁を要しない起案は、起案書の決裁欄に、その専決の内容により不要となる部分を斜線で抹消すること。

(8)　教育長又は他課に回議又は報告する文書にあっては、合議の例により回議先を表示すること。

(9)　電報案の起案は、簡易明確を基本とし、約字又は符号のあるものは、必ず用いること。

(合議)

2　前項に定める合議の順序は、前条第2項第6号に定める順序による。

3　前項の合議事項について関係課又は係の意見が異なるときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、起案した課又は係は、双方の意見を付して上司の指示を受ける。

4　合議文書の回議中に原案を加除又は訂正した場合は、その訂正者が訂正箇所に認印し、特に重要な訂正のときは、欄外などにその理由を記載しなければならない。

5　合議文書は、1日以内に処理することを基準とする。ただし、検討に日時を必要とする場合は、あらかじめその理由を起案した課又は係に連絡しなければならない。

(合議の特例)

第16条　次のいずれかに該当する文書は、総務担当課に合議又は供覧しなければならない。

(1)　令達文書

(2)　市議会に提出する議案類

(3)　法令、例規の解釈又は適用の方法に関する案類

(変更又は廃案した起案の処置)

第17条　合議事項であって上司の指示によりその起案書の内容を変更又は廃案したときは、起案者がそのことを合議先に通知しなければならない。

(令達文書の種類)

第18条　令達文書の種類は、次のとおりとする。

種類	内容
(1)　教育委員会規則	地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条第1項の規定によるもの
(2)　訓令	庁内所属機関及び職員に対し一般的に指揮命令するもの
(3)　訓	前号に定めるものの一部に対し個別的に指揮命令するもの
(4)　内訓	訓令又は訓のうち機密のことを指揮命令するもの
(5)　告示	管内の全部又は一部に公示するもの
(6)　達	団体又は個人に対して指揮命令するもの
(7)　指令	団体又は個人からの申請、願いに対して、許可、認可等若しくは指揮、命令をするもの