○三笠市電子公印規則
(平成14年12月27日規則第30号)
(趣旨)
第1条
この規則は、電子公印の制式、保管及び取扱いに関し必要な事項を定める。
(電子公印の定義)
第2条
この規則で規定する主な用語の意味は、次のとおりとする。
項目
内容
(1) 公印
三笠市公印規則(平成14年規則第29号)第2条に規定する公印をいう。
(2) 電子公印
公印の印影をコンピュータに入力し、市長名その他の職名又は庁名をもって発する公文書とともに出力することにより、その公文書が真正であることを認証する電磁的記録であり、第5条の台帳に登録したものをいう。
[
三笠市公印規則(平成14年規則第29号)第2条
] [
第5条
]
(取扱責任者の責務)
第3条
取扱責任者は、電子公印の使用に当たり、その不正使用を防止するための適切な指導を行わなければならない。
2
取扱責任者は、その事故等による不在時の事務を処理させるため、あらかじめ代理者を指定しておかなければならない。
3
代理者は、取扱責任者と同様の責任を負うものとする。
(電子公印の登録及び廃止の手続)
第4条
電子公印を登録又は廃止するときは、市長印及び市役所印については総務担当課長が、その他の電子公印については取扱責任者が総務担当課長に合議のうえ、市長の決裁を受けてこれを行う。
(電子公印台帳の備付け)
第5条
総務担当課長は、三笠市電子公印台帳(別記第1号様式)を備え、すべての電子公印及び電子公印とともに出力する公文書を登録しなければならない。
2
取扱責任者は、年1回以上、保管する電子公印及び電子公印とともに出力する公文書を前項の台帳と照合し、その結果を総務担当課長に報告しなければならない。
(廃止された電子公印の保存及び消去)
第6条
前条の規定により廃止された電子公印は、取扱責任者により、廃止された日から起算して5年間保存しなければならない。
2
前項の保存期間を経過した電子公印は、取扱責任者により、市長の決裁を受けて、その記録を消去しなければならない。
(電子公印の事故報告)
第7条
取扱責任者は、電子公印の損傷又は紛失があったときは、直ちに理由を付け、総務担当課長を経て市長に報告しなければならない。
(電子公印の使用)
第8条
電子公印の使用は、その押印の必要がある文書とともに、その決裁済の起案書を提示し、取扱責任者の承認を受けて、使用しなければならない。
2
電子公印は、第5条の台帳に登録された公文書以外に使用することはできない。
[
第5条
]
(電子公印の持出禁止)
第9条
電子公印は、第5条の台帳に定めた保管場所以外に持ち出してはならない。
ただし、やむを得ない理由がある場合において、三笠市電子公印持出承認簿(別記第2号様式)により取扱責任者の許可を受けたときは、電子公印を持ち出すことができる。
[
第5条
]
(電子公印の告示)
第10条
第6条の規定により電子公印を登録又は廃止したときは、その印影を告示する。
[
第6条
]
附 則
この規則は、平成15年1月1日から施行する。
別記第1号様式(第5条第1項関係)
三笠市電子公印台帳
別記第2号様式(第9条関係)
三笠市電子公印持出承認簿