三笠市事務取扱規程

(昭和44年4月1日訓令第19号)

改正	平成元年4月1日訓令第11号	平成4年4月1日訓令第5号
	平成6年12月19日訓令第35号	平成8年1月18日訓令第3号
	平成10年4月1日訓令第8号	平成11年4月1日訓令第5号
	平成14年12月27日訓令第26号	平成17年12月28日訓令第16号
	平成19年3月30日訓令第11号	平成21年4月1日訓令第3号
	平成24年3月28日訓令第3-4号	平成28年3月31日訓令第1号

(趣旨)

第1条　この規程は、事務の迅速で確実な処理を図るため、その取扱基準を定める。

(適用の範囲)

第2条　事務の取扱いについては、法令その他別に定めのある場合を除き、この規程の定めるところによる。

(文書主義)

第3条　事務を処理するに当たっては、緊急時を除き、文書により行わなければならない。

(用語の定義)

第4条　この規程で規定する主な用語の意味は、次のとおりとする。

項目	内容
(1)　部	三笠市部、課設置条例(平成8年条例第1号。以下「条例」という。)第1条に定める部をいう。
(2)　部長	前号に定める部の長をいう。
(3)　課	三笠市事務分掌規則(平成6年規則第7号。以下「分掌規則」という。)別表に定める課、所及びセンターをいう。
(4)　課長	前号に定める課等の長をいう。
(5)　係長	分掌規則別表に定める係の長をいう。
(6)　決裁	市長若しくはその委任を受けた者又は専決者(三笠市事務専決規程(昭和58年訓令第11号)第4条から第7条までに定める者をいう。)が、その権限に属する事務について、最終的にその意思を決定することをいう。
(7)　決定	副市長、部長、課長及び係長が、決裁に至るまでの手続過程において、その意思を決定することをいう。
(8)　回議	決裁若しくは承認を受けるため、又は閲覧若しくは意見を調整するため、文書をその権限のある者に回付することをいう。
(9)　合議	決裁を受ける事案が2以上の課に関連があるとき、その承認を受けるため、関係課に回議することをいう。
(10)　供覧	決裁又は承認を求める事案ではないが、参考のため、又は指示を受けるため、所属上司又は関係課に回付することをいう。

[三笠市部、課設置条例(平成8年条例第1号。以下「条例」という。)第1条] [三笠市事務分掌規則(平成6年規則第7号。以下「分掌規則」という。)別表] [分掌規則別表] [三笠市事務専決規程(昭和58年訓令第11号)第4条] [第7条]

(事務の決裁)

第5条　事務の処理は、別に定める場合を除き、係長、課長、部長及び副市長の決定を得て市長の決裁を受けなければならない。ただし、会計管理者所管の事務は、この限りでない。

2　特に急を要するもの、機密を要するもの及び説明を要するものは、部長、課長、係長又は起案者において持ちまわり、上司の決裁を受けなければならない。

3　決裁を受けた事務は、速やかにこれを施行しなければならない。

(課における文書処理の原則)

第6条　課における文書の処理は、課長総括のもとに迅速な処理を心がけ、事件が完結するまでその経過を明らかにしておくとともに、文書の整理、保管及び引継ぎを完全にしなければならない。

(文書の登録番号及び始終期)

第7条　文書の記号は、市名及び課名の頭字を用い、機密に属するものについては、課名の頭字の次に「秘」の字を加える。ただし、各課間の文書については「事務連絡」と表示し、記号及び番号の記載は、必要としない。

例「三総秘第　号」

2　文書の番号は、法令その他別に定めのある場合を除き、毎年1月に始め、事項の完結に至るまで同一番号を使用する。

(文書の編さん、保存及び廃棄)

第8条　文書の編さん、保存及び廃棄に関する規定は、三笠市文書編さん保存規程(昭和34年訓令第1号)の定めるところによる。

[三笠市文書編さん保存規程(昭和34年訓令第1号)]

(到着文書の処理)

第9条　到着文書(物品及び電報を含む。以下同じ。)は、総務担当課において収受し、次に定める手続により処理しなければならない。

(1)　親展でない文書は、開封のうえ、文書の右下欄余白に受付印を押し、課ごとに分類し、その事務を所管する課長に配布する。

(2)　親展文書は、開封せず、封皮に受付印を押し、名あて人に配布する。

(3)　訴訟、審査請求、当選、承諾、入札、債権差押通知書、転付命令、債権譲渡通知書等特に受理の日時が権利の得失又は変更に関係ある文書については、なお収受の時刻を記入し、その封皮を添える。

(4)　金券、その他貴重品添付の文書及び特別扱文書は、右下欄の余白に受付印を押し、特別文書物品配布簿(別記第1号様式)に記載し、その事務を所管する課長に配布し、認印を受ける。ただし、受付印を押すことができない金券又は文書は、受付印を省略する。

(5)　2以上の課にわたる文書は、その事務の関係の重さに従い配布する。

2　勤務時間外において到着した文書は、電報又は早急な対処を要すると認めるものを除き、到着した翌日に前項の手続に従い処理する。

(受付印を要しない文書)

第10条　到着文書のうち、戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく届書及び申請書には、受付印を押してはならない。

(配布文書の処理)

第11条　総務担当課から収受文書の配布を受けた課長は、次に定める場合を除き、その事務を担当する係長に必要な指示をして回付しなければならない。

(1)　事項が重要又は機密に属するため、自ら処理する必要を認めたもの

(2)　上司から自ら処理することを指示されたもの

2　課長から収受文書の回付を受けた係長は、前条各号を準用する場合を除き、その事務を担当する係員に必要な指示をして、回付しなければならない。

3　係長は、文書の処理経過について必要な事項を処分件名簿(別記第2号様式)に記載しなければならない。ただし、軽易な文書にあっては、除く。

(誤配布文書の処理)

第12条　課の所管に属さない文書の配布を受けた課は、直ちにその配布文書を総務担当課に返戻しなければならない。

(処理の原則)

第13条　文書は、原則として即日に対処しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、即日に対処することができない文書は、後日に対処することができる。ただし、その文書が重要な文書であるときは、上司にそのことを報告しなければならない。

3　重要又は異例に属する文書の対処に当たっては、上司の指揮を受けなければならない。

(起案)

第14条　事務処理の発議(電話による重要事項及び電報の収受発送を含む。)は、次に定める場合を除き、次条の要領により起案書(別記第3号様式)を用いて作成しなければならない。

(1)　施行後又は閲覧後完結する文書は、施行済完結、閲覧済完結又は例規と記載し、定例文書は、その文書の余白に必要な事項を記載して処理することができる。

(2)　定例の事項は、帳簿又は伝票により対応することができる。

(3)　軽易な事項の照会、報告等の発議は、起案書を用いず、別な書式により処理することができる。

(起案の基準)

第15条　文書の起案は、原則として1事案につき1起案とする。ただし、文書の編さん及び保存年限が同一性のものである場合は、「2案」「3案」等の順序により併せて起案することができる。

2　文書の起案に当たっては、次の事項に注意して作成しなければならない。

(1)　件名、起案者所属、職氏名、起案年月目、編さん種目及び保存年限を明記すること。

(2)　起案の目的、内容、意見、結論等の趣旨が明らかであること。

(3)　起案の経過を知りやすくするため、必要に応じ準拠法文、参考書の全文又は要旨及び予算関係を摘記し、又は先議起案を添えること。

(4)　文章は、三笠市公用文規程(昭和36年訓令第10号)に従い、簡単、平易及び正確に記載し、重要部分の字句の添削は、これに認印すること。

[三笠市公用文規程(昭和36年訓令第10号)]

(5)　合議を要するものは、その合議欄に必要な課名を記入すること。

(6)　合議先の表示は、関係の重い課から記入し、順序の定め難いものは、分掌規則に定める組織順に記入すること。

(7)　専決により副市長以上の決裁を要しない起案は、起案書の決裁欄にその専決の内容により不用となる部分を斜線で抹消すること。

(8)　副市長以上又は他課に回議又は報告する文書にあっては、合議の例により回議先を表示すること。

(9)　電報案の起案は、簡単明瞭に行い、約字又は符号のあるものは、必ず使用すること。

(合議)

2　前項に定める合議の順序は、第15条第6号に定める順序による。

3　前項の合議事項について関係部又は関係課の意見が異なるときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、起案した課(以下「起案課」という。)は、双方の意見を付けて上司の指揮を受ける。

4　合議文書の回議中に原案を加筆訂正した場合は、訂正者は、訂正箇所に認印し、特に重要な訂正のときは、欄外などにその理由を記載しなければならない。

5　合議文書は、1課1日以内に処理することを基準とする。ただし、検討に日時を要する場合は、あらかじめその理由を起案課に連絡しなければならない。

(合議の特例)

第17条　次のいずれかに該当する文書は、総務担当課に合議又は供覧しなければならない。

(1)　令達文書

(2)　市議会に提出する議案類

(3)　法令、例規の解釈又は適用の方法に関する案類

(変更又は廃案した起案の処置)

第18条　合議事項であって、上司の指示によりその起案書の内容を変更又は廃案したときは、起案者がそのことを合議先に通知しなければならない。

(令達文書の種類)

第19条　令達文書の種類は、次のとおりとする。

種類	内容
(1)　条例	地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により、三笠市が議会の議決を経て制定するものをいう。
(2)　規則	地方自治法第15条の規定により、市長がその権限に属する事務について制定するものをいう。
(3)　訓令	市長が所属機関及び職員に対し、その権限を行使するために発する命令をいう。
(4)　訓	市長が所属機関及び職員の一部に対し、その権限を行使するために発する命令をいう。
(5)　内訓	訓令又は訓のうち、機密の事項を処理させるために発する命令をいう。
(6)　告示	三笠市が、一定の事項を広く市民に周知するために発する文書をいう。
(7)　達	市長が団体又は個人に対し、その権限に基づき命令等をし、又は許可、認可等を取り消す場合に発する文書をいう。
(8)　指令	市長が団体又は個人からの申請その他の要求に対し、その権限に基づき許可、認可等を行う場合に発する文書をいう。