○丸亀市公文例規程
| (平成17年3月22日訓令第12号) |
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(趣旨)
第1条 この規程は、法令その他別に定めるもののほか、丸亀市における公文書の作成に用いる用字、用語、配字、公文書の形式等に関し必要な事項を定めるものとする。
(公文書の種類)
第2条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 例規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき、市議会の議決を経て制定し、市長が公布するもの
イ 規則 法第15条の規定に基づき、市長が制定し、公布するもの
(2) 公示文書
ア 告示 法令等の規定又は権限に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を一般又はその一部に公示するもの
イ 公告 告示以外の文書で公示するもの
(3) 令達文書
ア 訓令 職務執行上の基本的事項等について、所属の機関又は職員に対して命令するもの
イ 庁達 指揮監督権に基づいて所属の機関等に対し、職務執行上の細目、法令の解釈及び行政運用の方針等を指示し、又は命令するもの
ウ 行政処分書 特定の個人又は団体からの申請、出願等に対して、許可、認可等の行政処分、補助金の交付等の行為を意思表示するもの
(4) 議案文書 法第96条に定められた議決すべき事件について、市長又は議員が議会の議決を求めるために作成する文書
(5) 一般文書
ア 内部文書
(ア) 伺い 機関の意思決定をするための手続として、上司又は行政庁の指揮を求めるもの
(イ) 上申 上司又は上級の行政庁に対し、意見又は事実を述べるもの
(ウ) 内申 上司又は上級の行政庁に対し、希望等を申し述べるもの
(エ) 辞令 職員に対し、任免、給与又は勤務等に関して、命令するもの
(オ) 復命 上司から命ぜられた用務の結果について、報告するもの
(カ) 事務引継 前任者が担当事務の処理てん末を後任者等に引き継ぐもの
(キ) 供覧 上司の閲覧に供するもの
(ク) 回覧 職員相互に見せ合うもの
イ 往復文書
(ア) 照会 一定の事項について回答を求めるもの
(イ) 回答 照会に応ずるもの
(ウ) 通知 一定の事実、処分又は意思を特定の相手方に知らせるもの
(エ) 依頼 事務その他一定の行為を相手方に依頼するもの
(オ) 送付 書類、物品等を送り届けるもの
(カ) 報告 上司又は上級の行政庁に対し、事務の状況その他を報告するもの
(キ) 進達 個人又は団体等から受理した文書を上司又は上級の行政庁に取り継ぐもの
(ク) 副申 進達文書に意見を添えるもの
(ケ) 申請 許可、認可等の行為を請求するもの
(コ) 届出 一定の事項について届け出るもの
(サ) 協議 一定の事項について相手方の意見を求め、又は打合せを行うもの
(シ) 承認 相手方の行為に対し、同意を与えるもの
(ス) 建議 附属機関がその属する機関に対して、自発的に意見を申し出るもの
(セ) 諮問 一定の機関に対し、調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの
(ソ) 答申 諮問に対し、意見を述べるもの
(タ) 要請 ある事項について、何らかの処置を強く求めるもの
(チ) 要望 ある事項について、何らかの処置を希望するもの
(ツ) 請願 損害の救済、法令の制定改廃その他の事項について希望を述べるもの
(テ) 陳情 官公署等に対し、特定の事項についてその実情を訴え、適当な措置を採るように希望を述べるもの
(ト) 証明(証書を含む。) 事実の真実性を証するもの
(ナ) 委嘱 特定の者に対し、一定の業務の執行を委託するもの
(6) 契約文書
ア 契約書 一定の法律効果の下に、申込みと承諾という二つの意思表示が合致することによって成立した法律行為を証するもの
イ 請書 契約金額が少額等のため契約書の作成を省略した場合に、履行上の紛争を避けるため、主要な事項について後日の証拠となるべき証とするもの
ウ 覚書 確約書、誓約書、念書等その表題のいかんを問わず、契約書に代えて相互の間の権利関係等重要な事項を明記して交換するもの
エ 協定書 複数の当事者が一定の事項について合意の上、取り決めるもの
(7) その他の文書
ア 賞状 表彰状、感謝状等
イ 書簡 案内状、礼状、あいさつ状等
ウ 式辞 祝辞、告辞、訓辞、答辞、弔辞等
エ 争訟関係文書 審査請求書、裁決書等
(用字及び用語)
第3条 公文書の作成に当たっては、次の点に注意しなければならない。
(1) 専門用語はなるべく用いないで、やさしい言葉を用いること。
(2) 外来語は、日常使われているものを用いること。ただし、注釈を付けた場合は、日常使われていない外来語を用いることができる。
(3) 古い言葉及び硬い表現は避け、日常使い慣れている言葉及び表現を用いること。
(4) あいまいな言葉を避け、具体的な言葉を用いること。
(5) 回りくどい表現を避け、平易、簡潔な表現を用いること。
(6) 高圧的な言葉及び表現を避け、相手の気持ちを考えた言葉及び表現を用いること。
2 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び仮名については、それぞれ次の基準による。
(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(4) 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)
(5) 「公用文における漢字使用等についての具体的な取扱い方針」について(昭和56年10月1日内閣閣第150号庁文国第19号)
(6) 法令における漢字使用等について(平成22年11月30日内閣法制局総総第208号)
(7) 公用文作成の要領(昭和27年内閣閣甲第16号依命通知)
(数字)
第4条 数字は、次に掲げるような場合を除いてアラビア数字を用いる。
(1) 固有名詞 (例)四国、九州、二重橋
(2) 概数を示す語 (例)二、三名、数十名、四、五日
(3) 数量的な意味のうすい語(慣習的な語を含む。)
(例)一般、一部分、一括、一同、一例、一覧表、四捨五入、三役、二言目、六大都市、一月(ひとつきと読む場合)
(4) 単位として用いる語(万未満の端数を含まない場合における最終単位として用いる。) (例)120万、1,200億円
(参考) 千、百、十の漢字は、用いない。
(例)5,000円、67,500円、380円
(5) 数をかぞえる「つ」を含む名詞
(例)一つ、二つ、三つ
2 数字のけたの区切り方は、3位切りとし、区切りには「，」を用いる。ただし、年号、文書番号、電話番号など特別のものには、区切りを付けない。
3 小数及び分数の書き表し方は、次の例による。
| (1) | 小数 | 0.123 | |
| (2) | 分数 |  | 又は2分の1 |
| (3) | 帯分数 |  |
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(句読点等)
第5条 文書には、句点(。)、読点(、)、なかてん(・)を付け、「，」は用いない。また、必要に応じてまるかっこ(())、かぎかっこ(「」)等を用い、理解しやすく、読みやすくする。
2 ピリオド(．)は、単位を示す場合、見出し記号に用いる場合及び省略符号とする場合に用いる。
| (例)￥1,234.00、0.12 | |
| 昭和49.4.1 | |
3 なみがた(～)は、「○○から○○まで」を示す場合に用いる。
(例)第1号～第5号、東京～丸亀
4 傍点及び傍線を用いる場合は、次の例による。
| (1) |  |
| (2) |  |
(見出し符号等)
第6条 文書の項目を細別するときには、次の例による。
| (1) | 1 |
| ×(1) | |
| ××ア | |
| ×××(ア) | |
| (1) | 第1 |
| ××1 | |
| ×××(1) | |
| ××××ア | |
| ×××××(ア) |
2 見出し符号は、句読点を打たず、1字分空白として次の字を書き始める。
(文体)
第7条 公文書の文体は、おおむね次の基準によるものとする。
(1) 原則として「ます」体を基調とする口語体とする。ただし、条例、規則、告示、訓令、契約書その他これに類するものは、「である」体を基調とすること。
(2) 同じ文章の中では、本文と次元を異にするものを除いては、文体を統一すること。
(3) 文章は、なるべく短く区切り、又は内容に応じ、箇条書の方法等を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
(4) 作成、文字等のフォント及び大きさ、1行の字数並びに1頁の行数は、おおむね次のとおりとすること。
ア マイクロソフト社のワードで作成する。
イ 文字及び数字のフォントはMS明朝とし、文字の大きさは11ポイントとする。
ウ 1行の字数は、42字とし左右の余白の設定は、25ミリメートルとする。
エ 1ページの行数は、30行とし、上余白の設定は20ミリメートル、下余白の設定は30ミリメートルとする。
(左横書きの原則)
第8条 公文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りではない。
(1) 法令(市の条例及び規則を含む。)の規定により縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署において様式を縦書きと定めているもの
(3) 賞状、式辞その他これらに類するものであって縦書きが適当と認められるもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、市長が特に縦書きが適当と認めるもの
(用紙の規格)
第9条 用紙は、日本産業規格によるA列4番を縦長にして用いるものとする。ただし、別に規格の定めのある場合その他特に他の規格の用紙を必要とする場合は、この限りではない。
(文書のとじ方)
第10条 公文書は、左とじとする。ただし、特別の場合の公文書のとじ方は、次の例による。
(1) 縦書き文書のみをとじるときは、右とじとする。
(2) 左横書き文書と左に余白のある縦書き文書とをとじる場合は、そのまま縦書き文書の左をとじる。
(3) 左横書き文書と左に余白のない縦書き文書又は袋とじの縦書き文書とをとじる場合は、縦書き文書を裏とじ(背中合わせ)とする。
(その他)
第11条 公文の形式等については、おおむね別記の基準による。
附 則
(施行期日)
第1条 この訓令は、平成17年3月22日から施行する。
(経過措置)
第2条 この訓令の施行の際、現に使用している諸様式については、当分の間必要部分を修正してこれを使用することができる。
附 則(平成18年1月4日訓令第1号)
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この訓令は、平成18年1月4日から施行する。
附 則(平成18年3月27日訓令第8号)
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(施行期日)
1 この訓令は、平成18年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行日前に締結された契約で現に契約中のものについては、なお従前の例による。
附 則(平成19年3月26日訓令第10号)
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この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成19年9月25日訓令第47号)
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この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附 則(平成20年3月26日訓令第6号)
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(施行期日)
1 この規程は、平成20年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行日前に締結された契約で現に契約中のものについては、なお従前の例による。
附 則(平成21年3月25日訓令第14号)
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(施行期日)
1 この規程は、平成21年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行日前に締結された契約で現に契約中のものについては、なお従前の例による。
附 則(平成22年3月23日訓令第6号)
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(施行期日)
1 この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行日前に締結された契約で現に契約中のものについては、なお従前の例による。
附 則(平成23年3月24日訓令第43号)
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この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成23年12月16日訓令第55号)
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この訓令は、平成23年12月16日から施行する。
附 則(平成24年3月22日訓令第5号)
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この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附 則(平成24年5月15日訓令第10号)
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この訓令は、平成24年5月15日から施行する。
附 則(平成25年3月21日訓令第3号)
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この規程は、平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成26年1月16日訓令第11号)
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この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附 則(平成27年3月27日訓令第4号)
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この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成27年5月15日訓令第9号)
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この訓令は、平成27年5月15日から施行する。
附 則(平成28年3月29日訓令第24号)
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この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成30年2月28日訓令第2号)
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この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附 則(令和元年6月25日訓令第1号)
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この訓令は、令和元年7月1日から施行する。
附 則(令和3年2月17日訓令第2号)
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この訓令は、丸亀市役所の位置を定める条例の一部を改正する条例(令和2年条例第36号)の施行の日(令和3年3月22日)から施行する。
附 則(令和4年2月8日訓令第1号)
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(施行期日)
1 この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、現にあるこの訓令による改正前の様式による用紙については、当分の間、使用することができる。
別記(第11条関係)
別記
一部改正〔平成18年訓令1号・8号・19年10号・47号・20年6号・21年14号〕