○丸亀市公文書管理規則
| (平成17年3月22日規則第21号) |
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丸亀市公文書管理規則
(目的)
第1条 この規則は、法令、条例及び他の規則に定めるもののほか、公文書の管理に関する基本的な事項を定めることにより、公文書の適正な管理を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この規則で使用する用語の意義は、丸亀市公文書等の管理に関する条例(令和3年条例第5号)で使用する用語の例によるほか、次に定めるところによる。
(1) 保管 公文書を当該公文書に係る事務を主管する課(丸亀市行政組織規則(平成17年規則第9号)第2条に定める課をいい、課に相当する組織を含む。以下同じ。)において管理することをいう。
(2) 保存 公文書を保管期間が経過した後において管理することをいう。
(公文書取扱いの原則)
第3条 公文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるよう処理し、又は管理しなければならない。
2 公文書の処理に当たっては、常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。
(文書管理責任者の配置)
第4条 公文書の管理を適正かつ円滑に行うため、課に文書管理責任者を置く。
(公文書の作成)
第5条 公文書を作成するときは、当該処理に係る責任の所在を明確にするとともに、別に定める処理手順に従って迅速に行わなければならない。
(公文書の管理)
第6条 公文書の管理は、原則として会計年度により行うものとする。ただし、これにより難いと認められるものにあっては、この限りでない。
2 公文書の管理は、ファイリングシステム(文書等を必要に応じて利用するため、ファイリングキャビネットその他これに類する場所において文書管理を行うシステムをいう。)により行うものとする。
(公文書の保存期間)
第7条 市長は、公文書の区分及び事務の内容に応じた適切な保存期間を設けなければならない。
2 保存期間の区分は、30年、10年、5年、3年又は1年とし、その基準は、別表第1のとおりとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する公文書は、この基準によらない保存期間を設けなければならない。
[別表第1]
(1) 法令の規定により保存期間の定めのあるもの
(2) 特に別の保存期間を定める必要があると認められるもの
3 前2項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する公文書は、当該各号に定める日まで保存期間を延長しなければならない。
(1) 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了した日の翌日
(2) 現に係属している争訟等における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該争訟等が終了した日の翌日
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに係る裁決又は決定の日の翌日から起算して1年を経過する日
(4) 丸亀市情報公開条例(平成17年条例第21号)及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づく公文書の開示請求又は保有個人情報の開示、訂正又は利用停止の請求があったもの 当該請求に係る決定の日の翌日から起算して1年を経過する日
(保存期間の起算日)
第8条 保存期間の起算日は、当該公文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。
(歴史公文書等の基準)
第9条 公文書のうち、歴史公文書等に該当するものの基準は、別表第2のとおりとする。
[別表第2]
(公文書の廃棄)
第10条 保存期間が満了した公文書(歴史公文書等に該当するものを除く。)は、他に利用されることのないよう確実な方法により廃棄し、又は電磁的記録については、完全に消去しなければならない。
(その他)
第11条 この規則に定めるもののほか公文書の管理に関し必要な事項は、市長が定める。
附 則
(施行期日)
1 この規則は、平成17年3月22日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の日前に、合併前の丸亀市公文書管理規則(平成12年丸亀市規則第26号)、綾歌町文書管理規則(平成13年綾歌町規則第13号)又は飯山町文書事務規程(平成14年飯山町訓令第9号)(以下これらを「合併前の規則等」という。)の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、それぞれこの規則の相当規定によりなされたものとみなす。
3 令和2年3月31日までの間、合併前の規則等により保存されている公文書の保存期間については、なお合併前の規則等の例による。
附 則(平成19年3月26日規則第19号)
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この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成25年3月27日規則第18号)
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この規則は、平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成26年3月28日規則第28号)
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この規則は、平成26年4月1日から施行する。
附 則(令和2年3月30日規則第34号)
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この規則は、公布の日から施行する。
附 則(令和3年3月29日規則第18号)
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この規則は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和5年3月28日規則第18号)
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この規則は、令和5年4月1日から施行する。
別表第1(第7条関係)
1 決定権限による保存期間
| (1) 30年 |
| ア 市長、副市長又は会計管理者の決定権限に係るもののうち、特に重要なもの |
| イ 議会の議決を要するもの |
| (2) 10年 |
| ア 市長、副市長又は会計管理者の決定権限に係るもの |
| イ 公室長、部長の決定権限に係るもののうち、特に重要なもの |
| (3) 5年 |
| ア 公室長、部長の決定権限に係るもの |
| イ 課長の決定権限に係るもののうち、特に重要なもの |
| (4) 3年 |
| ア 課長の決定権限に係るもの |
| イ 副課長及び室長等(丸亀市行政組織規則(平成17年規則第9号)第2条に規定する室等の長をいう。以下同じ。)以下の決定権限に係るもののうち、特に重要なもの |
| (5) 1年 |
| ア 課長の決定権限に係るもののうち、軽易なもの |
| イ 副課長及び室長等以下の決定権限に係るもの |
2 公文書の内容による保存期間
| (1) 30年 |
| ア 市民又は市政に重大な影響を及ぼすもの |
| イ 市史に記録されることが予想されるもの |
| ウ 市政の長期的計画又は基幹計画に関するもの |
| エ 執行機関と議決機関との間における基本的なもの |
| オ 地方自治法(昭和22年法律第67号)第180条の2又は第180条の7の規定による重要な事務の委任又は補助執行等に係る基本的なもの |
| カ 市議会会議録 |
| キ 附属機関等の会議録で重要なもの |
| ク 条例、規則その他の市例規の原案及び原本 |
| ケ 告示又は特に重要な庁達の原本 |
| コ 大規模な開発その他市民又は市政に重大な影響を及ぼす事項に関する行政処分に係る基本的なもの |
| サ 市民又は市政に重大な影響を及ぼす請願書、陳情書等 |
| シ 職員の任免に係る基本的なもの |
| ス 重要な被表彰者名簿又は重要な儀式に関する基本的なもの |
| セ 市長、副市長及び会計管理者の事務引継書 |
| ソ 恩給及び退職手当の支給に関する基本的なもの |
| タ 予算書及びその説明書の原本 |
| チ 市が関係する団体等の設立及びこれらへの出資に関する基本的なもの |
| ツ 公有財産の取得に係る権利証書 |
| テ 決算書、その説明書及び決算審査意見書の原本 |
| ト 定期監査結果報告書の原本 |
| ナ 市発行の重要な刊行物の原本 |
| ニ 市統計書の原本 |
| ヌ その他公文書の内容により30年保存する必要があると認めるもの |
| (2) 10年 |
| ア 地方自治法第180条の3の規定による課長以上の兼職、事務の従事等に係る基本的なもの |
| イ 不服申立てその他争訟に係る基本的なもので市議会への報告案件となるもの |
| ウ 公室長、部長の事務引継書 |
| エ その他公文書の内容により10年保存する必要があると認めるもの |
| (3) 5年 |
| ア 附属機関に対する諮問及び答申 |
| イ 金銭出納に関するもの |
| ウ その他公文書の内容により5年保存する必要があると認めるもの |
| (4) 3年 |
| ア 附属機関等の会議録で第1号に掲げるもの以外のもの |
| イ 定数外職員等の出勤簿及びこれに類するもの |
| ウ 出張命令書及び出張復命書 |
| エ その他公文書の内容により3年保存する必要があると認めるもの |
| (5) 1年 |
| 前各号に掲げるもののほか、公文書の内容により1年保存する必要があると認めるもの |
一部改正〔平成19年規則19号〕
別表第2(第9条関係)
歴史公文書等認定基準
| １ 市民生活の推移が歴史的に跡付けられる公文書で、次に掲げるもの |
| ア その時代の世相、世論等が象徴的又は特徴的に表れている公文書 |
| イ 市民生活に影響が生じた犯罪、事故等の事件に関する公文書 |
| ウ 市民活動又は市民の動きを反映している公文書 |
| エ 市民生活における健康、安全、衛生、福祉等に関する公文書 |
| オ 災害及び災害対策活動に関する公文書 |
| カ 生活、自然等の環境について顕著な変化の内容を明示する公文書 |
| キ 公共性の高い事業に関する公文書 |
| ク 画期的又はユニークな活動、建造物等に関する公文書 |
| ケ 史跡、入会地、寺社、伝統的な行事が行われる場所その他由緒ある土地、建造物等に関する公文書 |
| コ その他市内で起き、又は市に関わりのあった政治的、経済的又は社会的に重要な儀式、行事、事件等に関する公文書 |
| ２ 市行政の推移が歴史的に跡付けられる公文書で、次に掲げるもの |
| ア 顕著な行政効果をもたらした市事業の実施に関する公文書 |
| イ 市民の高い関心を呼んだ市事業の実施に関する公文書 |
| ウ 市の総合計画及び部局単位の事業計画の策定及び立案に関する公文書（実施されなかったものにあっては、その計画について市民の高い関心を呼んだものに限る。） |
| エ 多額の事業費を要した市事業の実施に関する公文書 |
| オ 市行政の管理運営上重要な公文書 |
| ３ 昭和20年以前に作成し、又は取得した公文書 |