○北見市電子契約実施規程
(令和7年2月28日訓令第3号)
(趣旨)
第1条
この訓令は、北見市(以下「市」という。)が情報通信技術を利用して行う契約(以下「電子契約」という。)に関し必要な事項を定めるものとする。
(用語の定義)
第2条
この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)
サービス提供事業者 電子契約サービスを提供する事業者をいう。
(2)
電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(3)
タイムスタンプ サービス提供事業者が電子署名を付与する際に利用する電子的な時刻証明をいう。
(4)
電子契約サービス サービス提供事業者が市及び契約の相手方の指示を受けてサービス提供事業者自身の署名鍵による電子署名を行う事業者署名型電子契約サービスをいう。
(5)
電子契約書 法令に定める措置を講じた電磁的記録により作成する契約書をいう。
(6)
アカウント 電子契約サービスに接続するための権利をいう。
(7)
パスワード 電子契約サービスに接続するために必要となる暗証符号をいう。
(8)
承認者 電子契約書が決裁を得たものと相違ないことを確認し承認する者をいう。
(電子契約の利用範囲)
第3条
電子契約サービスは、市が締結する電子契約に利用するものとする。
ただし、次に掲げるものを除く。
(1)
書面で行うことが法令等で規定されているもの
(2)
自動更新条項付契約
(3)
その他電子契約によることが適当でないと認められる契約
(承認者の設置)
第4条
各課に、次に掲げる承認者を置く。
(1)
契約送信承認者(電子契約書を市の電子契約サービスを利用する職員(以下「担当者」という。)が契約相手方に送信することを承認するもの) 所属長
(2)
契約締結承認者
ア
設計金額(税込)50万円未満 所属長
イ
設計金額(税込)50万円以上 部次長等
(電子契約サービス運用管理者)
第5条
電子契約サービスの運用及び管理のため、電子契約サービス運用管理者(以下「運用管理者」という。)を置き、契約課長をもってこれに充てる。
2
運用管理者は、次に掲げる職務を行うものとする。
(1)
電子契約サービスを利用可能な状態に維持し、これを管理すること。
(2)
電子契約サービスの安全性及び信頼性を確保し、効率的な運用及び適正な管理をすること。
(3)
その他電子契約サービスの適正な運用を図るために必要な事項
(アカウントの取扱い)
第6条
アカウントは、運用管理者が設定し、担当者に付与する。
2
アカウントの変更は、運用管理者が行うものとする。
3
アカウントの取扱いは、担当者が適正に行わなければならない。
4
パスワードの管理、設定及び変更は、担当者が行うものとする。
5
担当者は、パスワードを他者に知られないように厳重に管理しなければならない。
(事故報告)
第7条
パスワードの漏えい等の事故があったときは、直ちにその旨を運用管理者に報告しなければならない。
(利用方法)
第8条
担当者は、契約の相手方に電子契約を利用するか否かの希望の確認を行う。
2
前項の希望の確認は、入札案件の場合には、入札参加者への公告と並行して行い、入札案件以外の場合には、契約の相手方に対する契約の申入れに並行して行う。
3
担当者は、前2項に規定する希望の確認においては、運用管理者が指定する方法により、電子契約の手続によることの承諾及び契約の相手方の指定する電子メールアドレスの報告を受けることとする。
(電子契約手続)
第9条
担当者は、次に掲げる手順で電子契約手続を実施する。
(1)
担当者は、契約書一式(契約書様式に「収入印紙」及び「印」の記載がある場合には、削除したもの)をPDF形式に変換する。
(2)
運用管理者より付与されたアカウントにより、電子契約サービスにログインする。
(3)
第1号により作成したPDF形式の契約書一式を電子契約サービスにアップロードする。
(4)
書類情報、契約の相手方の詳細情報等を電子契約サービスに入力し、必要に応じて電子契約書の送信順等の設定を行い、送信する。
2
前項第4号の送信順は、原則として、市(契約送信承認者)、契約の相手方(契約事務担当者)、契約の相手方(契約締結権限者)、市(契約締結承認者)の順で行うものとする。
(契約の締結)
第10条
市(契約締結承認者)の電子契約の確認及び同意により、タイムスタンプを確定させる。
(電子契約の保存)
第11条
電子契約データは、市長が定める方法により、適切に保存し、管理しなければならない。
(契約内容の修正)
第12条
担当者は、契約内容の修正(誤字又は語句の修正、条文の削除等)が生じた場合には、修正後の契約書一式及び修正・取消事項等を記載した覚書を電子契約サービスにアップロードし、電子契約の手続を行う。
2
修正前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。
(変更契約)
第13条
担当者は、変更契約が生じた場合には、変更契約書について電子契約の手続を行う。
2
変更前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。
(契約の解約又は解除)
第14条
担当者は、契約が解約又は解除となった場合には、その旨を電子契約書の書類情報に記録する。
2
解約前又は解除前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。
(決裁に必要な書類)
第15条
担当者は、支出負担行為及び支出命令等の際に、電子契約書のうち次に掲げる項目が印字されている部分の写しを支出伝票等に添付することとする。
(1)
電子契約サービスによる電子契約書単位に自動的に付与される一意の番号
(2)
契約名称
(3)
契約当事者の住所・記名
(その他)
第16条
この訓令に定めるもののほか、電子契約に関し必要な事項は、別に定める。
附 則
この訓令は、令和7年3月1日から施行する。