○北見市窓口支援システムの管理運用に関する事務取扱要綱
(平成28年9月30日内規第202号)
改正
令和2年4月1日内規第101号
令和3年2月1日内規第20号
令和3年11月18日内規第268号
令和5年3月31日内規第171号
(趣旨)
第1条
この要綱は、北見市窓口支援システム(以下「窓口支援システム」という。)の適正かつ円滑な管理及び運用のため、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条
この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)
窓口支援システム 本市の窓口における行政手続の受付事務を支援する情報システムをいう。
(2)
業務所管課 窓口支援システムが取扱対象とする行政手続に関する業務を所掌している部署をいう。
(3)
システム使用者 窓口支援システムを使用する職員(北見市職員定数条例(平成18年条例第30号)第1条に規定する職員をいう。)及び地方公務員法(昭和25年法律第261号)第22条の2第1項に規定する会計年度任用職員をいう。
[
北見市職員定数条例(平成18年条例第30号)第1条
]
(4)
システム使用課 窓口支援システムを使用する部署をいう。
(5)
ユーザーID システム使用者を識別するための番号又は記号をいう。
(6)
パスワード システム使用者本人であることを証明するための暗証コードをいう。
(窓口支援システム統括管理者)
第3条
窓口支援システムの管理運用のため、窓口支援システム統括管理者(以下「統括管理者」という。)を置く。
2
統括管理者は、市民環境部長をもって充てる。
3
統括管理者は、次に掲げる職務を行う。
(1)
窓口支援システムの運用に関する統括管理
(2)
窓口支援システムの保守
(3)
窓口支援システムにおけるセキュリティ対策の実施
(4)
窓口支援システムにおける障害発生時の対応
(5)
窓口支援システムが取扱対象とする行政手続の定義の設定作業
(6)
窓口支援システムに設定する行政手続の定義内容に対する助言及び調整
(7)
システム使用者の業務権限に応じた窓口支援システムの権限制御の設定
(8)
その他統括管理者が必要と認める事項
4
本市に窓口支援システム副統括管理者(以下「副統括管理者」という。)を置く。
5
副統括管理者は、市民環境部窓口課長をもって充てる。
6
副統括管理者は統括管理者を補佐し、統括管理者に事故があるときはその職務を代理する。
7
窓口支援システムに関し調整又は報告すべき案件等が生じたときは、北見市ワンストップサービス運用会議設置要綱(平成26年内規第32号)第1条に規定する北見市ワンストップサービス運用会議(以下「運用会議」という。)で協議するものとする。
この場合において、総括管理者は、運用会議の座長に対し、会議の開催を求めることができる。
[
北見市ワンストップサービス推進会議設置要綱(平成26年内規第32号)第1条
]
(窓口支援システム管理者)
第4条
窓口支援システムを適正に管理運用するため、窓口支援システム管理者(以下「管理者」という。)を置く。
2
管理者は、業務所管課の長をもって充てる。
3
管理者は、次に掲げる職務を行う。
(1)
窓口支援システムに設定する行政手続の管理及び設定依頼に関すること。
(2)
窓口支援システムで記録した個人情報の管理に関すること。
(3)
その他窓口支援システムの使用に際し必要な事項
(業務所管課の責務)
第5条
業務所管課の責務は、次のとおりとする。
(1)
窓口支援システムに設定した行政手続の定義内容を定期的に見直すとともに、変更する必要があるときは、速やかに更新すること。
(2)
行政手続の定義内容が複数の業務所管課に関係するときは、円滑な事務処理の手順及び引継ぎに配慮し、関係する業務所管課において相互に調整を図ること。
(3)
窓口支援システムを円滑に運用し、ワンストップサービスを推進するため、必要な事務の見直しを行うこと。
(窓口支援システムの運用範囲)
第6条
窓口支援システムの取扱業務及び窓口支援システムに設定する行政手続の範囲並びにシステム使用課は、運用会議において定めるものとする。
(行政手続の設定範囲及び定義内容)
第7条
窓口支援システムに設定することのできる行政手続は、次のとおりとする。
(1)
住所、氏名及び世帯の変更に関する届出
(2)
前号に関連して必要となる届出及び申請
(3)
前2号のほか、市民の利用頻度の高い個別の届出及び申請
(4)
証明書等の交付請求
(5)
その他市民サービスの向上に資するもの
2
前項の行政手続に係る定義内容は、次のとおりとする。
(1)
行政手続の概要及び案内文
(2)
当該行政手続の必要性を案内するための条件
(3)
業務権限に応じた、窓口対応方法の振り分けパターン
(4)
受付事務に係る確認事項
(5)
出力帳票様式及びシステム印字項目
(6)
その他受付事務に必要な情報
3
前2項の内容は、円滑な窓口応対を考慮して設定することとする。
4
窓口支援システムへの行政手続の設定作業は、管理者からの依頼に基づき副統括管理者が取りまとめ実施する。
5
管理者は、行政手続の設定内容につき、著作権等他者の権利を侵害してはならない。
(届出書等の取扱い)
第8条
窓口支援システムを活用し、行政手続に係る届出書及び申請書並びに請求書等(以下「届出書等」という。)の記載支援として、届出書等に必要な記載事項を印字して出力することができる。
2
前項の場合において、各業務所管課は、署名し、提出された届出書等を原本とし、管理を行うものとする。
3
システム使用者は、記載事項の印字に当たっては、個人情報の保護のため、本人確認を前提とし、届出書等の出力を行うものとする。
(個人情報の保護及び情報セキュリティ)
第9条
統括管理者、管理者及びシステム使用者は、窓口支援システムの使用に当たっては、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)並びに北見市情報セキュリティに関する基本方針(平成18年内規第1号)及び北見市情報セキュリティ対策基準に関する規程(平成29年訓令第14号)を遵守しなければならない。
[
北見市個人情報の保護に関する条例(平成18年条例第17号)
] [
北見市情報セキュリティに関する基本方針(平成18年内規第1号)
] [
北見市情報セキュリティ対策基準に関する規程(平成29年訓令第14号)
]
2
システム使用者が窓口支援システムで閲覧する個人情報は、システム使用者の業務権限に応じて表示を行うものとする。この場合において、表示の制御は、窓口支援システムの取扱業務及び個々の行政手続に応じて法令等で閲覧が認められた範囲で行うものとする。
3
統括管理者は、システム使用課を代表して個人情報の閲覧に関する手続を行うことができる。
4
窓口支援システムで閲覧する個人情報の取扱いに関しては、システム使用課の責任において行うものとする。
(システム使用者の指定及び解除)
第10条
システム使用者の操作権限の指定又は解除は、システム使用課の所属長が行うものとする。
2
前項に規定する操作権限の指定又は解除を行うときは、統括管理者に申請しなければならない。
3
統括管理者は、前項の規定による申請があったときは、システム使用者のユーザーID及び操作権限を登録し、システム使用課の所属長に対し、その旨を通知しなければならない。
4
統括管理者は、個人情報の保護に関する法律第69条第1項の規定に抵触していると判断したときは、システム使用者のユーザーID又は操作権限を解除しなければならない。
[
北見市個人情報の保護に関する条例第8条第1項
]
5
統括管理者は、前項の規定による解除を行ったときは、システム使用課の所属長に対しその旨を通知しなければならない。
6
統括管理者は、システム使用者からの求めに応じ、パスワードを初期化することができる。
(操作権限の有効期間)
第11条
システム使用者の操作権限の有効期間は、その者の担当する事務に従事している期間とする。
(窓口支援システムの使用制限)
第12条
窓口支援システムは、次に掲げる場合を除き使用してはならない。
(1)
システム使用者がその所掌する事務を処理する場合
(2)
システム使用者に対し研修を実施する場合
(3)
その他統括管理者又は管理者が必要と認める場合
(窓口支援システムの改修)
第13条
窓口支援システムの改修は、次の各号に従って決定するものとする。
(1)
軽微な改修は、統括管理者が関係する業務所管課と調整を行った上で決定を行う。
(2)
重大な改修は、統括管理者が運用会議を開催した上で決定を行う。
2
制度の改正や連携データの仕様変更等、業務所管課の事務の変更に伴い、軽微な改修の範囲を超えて改修が必要となる場合は、管理者がその改修を実施する。
3
前項の場合において、管理者は、統括責任者に調整を依頼することができる。
(障害発生時等の措置及び連絡体制)
第14条
統括管理者は窓口支援システムの障害発生時において速やかに必要な情報が収集できるよう緊急連絡体制を整備し、窓口支援システムに障害が発生した場合には必要な措置を講じなければならない。
2
前項の規定による緊急連絡体制には、次に掲げる事項を規定するものとする。
(1)
障害が発生し、又は発生のおそれがあることを把握した場合の連絡の任に当たる者
(2)
窓口支援システムの保守事業者との連絡及び調整方法
(3)
障害発生の状況、原因及び影響の調査把握に関すること。
3
前2項の規定によるもののほか、統括管理者は、窓口支援システムの保守対応における連絡体制を併せて整備するものとする。
4
連絡の任に当たる者は、必要な情報の提供及び判断を行うことのできるシステム使用者を含むものとする。
(運用時間)
第15条
窓口支援システムの運用時間は、12月31日から1月3日までの期間を除き、午前8時から午後9時までとする。
ただし、統括管理者が特に必要と認めるときは、これを変更することができる。
2
統括管理者は、窓口支援システムの良好な運用を維持するため、保守点検作業等により窓口支援システムを停止することができる。
この場合において、統括管理者は、システム使用者に対しその旨を事前に通知するものとする。
(その他必要な事項)
第16条
この要綱に定めるもののほか、窓口支援システムの管理運用に必要な事項は、別に定める。
附 則
この内規は、平成28年10月1日から施行する。
附 則(令和2年4月1日内規第101号)
この内規は、令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和3年2月1日内規第20号)
この内規は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和3年11月18日内規第268号)
この内規は、令和3年11月18日から施行する。
附 則(令和5年3月31日内規第171号)
この内規は、令和5年4月1日から施行する。