○北見市戸籍事務処理に用いる電子計算組織管理運営要綱
(平成26年4月1日内規第109号)
改正
令和2年9月30日内規第204号
(目的)
第1条
この要綱は、北見市個人情報の保護に関する条例(平成18年条例第17号。以下「条例」という。)、北見市個人情報の保護に関する条例施行規則(平成18年規則第24号。以下「規則」という。)、北見市情報セキュリティに関する基本方針(平成18年内規第1号)、北見市情報セキュリティ対策基準に関する規程(平成18年訓令第23号。以下「規程」という。)、北見市行政情報システムの管理運用に関する取扱要領(平成26年内規第17号)に定めるもののほか、北見市における戸籍事務を処理する電子計算組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係るデータの保全及び保護に関し必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
[
北見市個人情報の保護に関する条例(平成18年条例第17号。以下「条例」という。)
] [
北見市個人情報の保護に関する条例施行規則(平成18年規則第24号。以下「規則」という。)
] [
北見市情報セキュリティに関する基本方針(平成18年内規第1号)
] [
北見市情報セキュリティ対策基準に関する規程(平成18年訓令第23号。以下「規程」という。)
]
(用語)
第2条
この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)
戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍、除籍及び改製原戸籍に関する磁気情報をいう。
(2)
記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。
(3)
出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(4)
ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(事務処理の範囲)
第3条
戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受付帳の調製、記録事項証明書等の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務並びに戸籍の附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
(保護管理者の指定)
第4条
戸籍データ、戸籍情報システムのプログラム及びドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期すため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2
保護管理者は、戸籍住民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条
保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなくてはならない。
2
保護管理者は、戸籍情報システムについて火災、盗難その他の災害(以下「事故」という。)に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3
保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
(管理責任者)
第6条
保護管理者は、保護管理者を補佐させるため、データ及び端末装置の取扱責任者(以下「管理責任者」という。)を置く。
2
管理責任者は、戸籍住民課戸籍係長、窓口課長及び総合支所市民環境課長をもって充てる。
(戸籍データ等の保護及び管理)
第7条
保護管理者は、戸籍データの保護及び管理のため、次に掲げる処置を講じなければならない。
(1)
関係者以外にはその画面表示を読み取れないよう端末装置の配置をすること。
(2)
戸籍事務担当職員以外の者が戸籍データの内容について、変更を加えることができないようにすること。
(3)
入力した戸籍データの固定化後は、当該戸籍データに痕跡を残すことなく、更新することができないシステム上の措置を講じること。
(4)
予備の記録媒体を定期的に作成し、耐火保管庫に保管すること。
(5)
最新の戸籍データの保全及び保護のため、毎日更新業務終了後バックアップ処理し、バックアップサーバーに記録及び更新し、保管すること。
(6)
定期的に又は随時戸籍データ及びプログラムの異状の有無を点検すること。
(7)
記録媒体は、施錠のできる場所に保管し、廃棄する際には復元できない方法により処分すること。
(8)
戸籍データから出力された帳票は、施錠のできる場所に保管し、処理が終わったものは、速やかに裁断し、廃棄処理すること。
(ドキュメントの管理)
第8条
保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1)
保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2)
ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2
ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末装置管理責任者の指定等)
第9条
保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため、端末装置管理責任者を指定しなければならない。
2
端末装置管理責任者は、管理責任者をもって充てる。
3
端末装置管理責任者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
4
保護管理者は、端末装置の操作者を指定するとともに、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
5
端末装置の操作者は、戸籍データの保全及び保護に常に留意しなければならない。
(パスワードの管理)
第10条
保護管理者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2
保護管理者は、定期的に又は随時パスワードの更新を行う等、厳重に管理しなければならない。
(パスワードの秘匿)
第11条
端末装置の操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
2
端末装置の操作者は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。
(研修等の実施)
第12条
保護管理者は、戸籍事務を取り扱う職員に対し、戸籍情報システムに関する必要な教育及び訓練を行わなければならない。
(戸籍データ等の外部提供)
第13条
戸籍データは、法令に定めがあるときを除き、外部に提供してはならない。
附 則
この要綱は、平成18年3月5日から施行する。
平成24年12月1日改正施行
附 則(令和2年9月30日内規第204号)
この内規は、令和2年10月1日から施行する。