○美唄市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
| (令和6年8月1日訓令第6号) |
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美唄市戸籍事務を処理する電子情報処理組織に係るデータ保護管理規程(平成25年訓令第13号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）及び美唄市個人情報の保護に関する法律施行細則(令和5年規則第6号)に定めるもののほか、美唄市戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、データ保護の適正な運営を確保することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ並びに市民課に設置した戸籍専用端末により戸籍事務及び関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱う入出力データをいう。
(3) 戸籍情報システム事業者 戸籍情報システム及び戸籍データに係るサービスを提供する者をいう。
(4) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他情報を記録する媒体をいう。
(5) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイル、その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、事故が発生したときは速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者である市長に報告しなければならない。
4 保護管理者は、戸籍事務管掌者である市長に事故があるとき、又は、欠けたときはあらかじめ戸籍事務管掌者である市長が定めた者がその職務を代理する。
(戸籍データ取扱責任者)
第6条 保護管理者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き市民係長をもって充てる。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取れない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力された戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならず、また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力された戸籍データは、不用となった時点で速やかに裁断等により復元不可能な処理を施した上で処分しなければならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 持ち運び可能な磁気ディスク等については施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をしなければならない。
(2) 持ち運び可能な磁気ディスク等には格納した記録内容が分かるようラベルで明示するなど適正な管理をしなければならない。
(3) 持ち運び可能な磁気ディスク等の受払及び管理に関しては、ラベルの名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(4) 持ち運び可能な磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去し復元不可能な処理を施した上で、焼却、裁断等により処分しなければならない。
(5) クラウドサービスは、戸籍サーバの磁気ディスクの交換及び廃棄を物理的に管理することができないため、データセンターが適切な廃棄を行っていることを証明する外部認証(PCIDSS。以下「認証」という。)を取得しているデータセンターを利用することで適切な廃棄が行われていることを担保し、戸籍データの漏えいを防止しなければならない。
(6) 認証取得の継続性については、戸籍情報システム事業者が定期的に認証取得状況を確認することとなっており、保護管理者は、必要に応じ、認証取得の継続性を戸籍情報システム事業者に確認するよう努めなければならない。
(ドキュメントの管理)
第9条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第10条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID及びパスワードを設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、サーバ利用に関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された操作者へID及びパスワードを設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。この場合において、保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、ID及びパスワードを付与しなければならない。
3 保護管理者は、データアクセスに関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。なお、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認は取扱職員が実施するものとする。
2 戸籍情報システムのアクセス履歴は常時記録するものとし、利用状況は保護管理者が必要に応じて確認しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止の措置)
第13条 戸籍サーバ、戸籍データ及びシステムの各々にアクセスするためのID及びパスワードを付与された者は、ID及びパスワードが他者に漏れることがなく適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、ID及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らしてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第14条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じて戸籍サーバの使用状況及び戸籍データの使用状況を請求し、取扱状況を把握しなければならない。
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること
(端末機の操作)
第15条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合を除き行ってはならず、また、見出しデータ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合を除き、検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第16条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(研修の実施)
第17条 保護管理者は、戸籍データの機密保持の重要性に鑑み、プライバシーに関する意識の高揚及びシステムの安全対策の推進を図るため、取扱職員に対し、年1回以上の教育、訓練計画を策定し、これを実施しなければならない。新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期に教育、訓練計画を策定し研修を実施しなければならない。
(補則)
第18条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。
附 則
この規程は、令和6年8月1日から施行する。