○美唄市文書事務取扱規程
| (昭和26年11月20日訓令第8号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第8条)
第2章 文書の収受(第9条－第12条)
第3章 文書の処理(第13条－第19条)
第4章 文書の施行及び発送(第20条－第24条)
第5章 文書の保管、保存及び廃棄(第25条－第38条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 美唄市における文書事務の取扱については、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
(用語の意義)
第2条 この規程における組織及び職名は、美唄市行政組織規則(昭和48年規則第2号)第8条第1項の例による。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書の取扱いは、適確かつ迅速に行わなければならない。
2 文書は、常に一定の場所に整理して保管しなければならない。
(課長及び室長の責務)
第4条 課長及び室長は、当該課及び室の文書事務を統括し、その適正かつ円滑な運営を図らなければならない。
(総務課長の責務)
第5条 総務課長は、各課及び室における文書事務に関し必要な調査を行い、文書事務の処理に関する指導及び改善に努めなければならない。
(文書主任)
第6条 課及び室に文書主任を置く。
2 文書主任は、課及び室の係長又は庶務担当主査をもって充てる。
3 文書主任は、上司の命を受けて、次の業務を処理する。
(1) 文書の取扱いの指導及び改善に関すること。
(2) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(3) ファイリングシステムに関すること。
(4) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(5) 文書の編集、製本及び引継ぎに関すること。
(6) 文書の処理の促進に関すること。
(7) その他文書事務に関し必要なこと。
(ファイリング主任)
第6条の2 係等にファイリング主任を置く。
2 ファイリング主任は、ファイリングシステムの維持管理について、文書主任を補佐する。
(文書の区分)
第7条 文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(2) 令達文書
ア 訓令 市長が所管の職員に対し、一般的に命令するもの
イ 訓 市長が所管の機関又は職員に対し、個別的に命令するもの
ウ 内訓 訓令及び訓のうち機密に属するもの
エ 達 特定の団体又は個人に対し、許可、認可等を取り消し、又は一方的に作為若しくは不作為を命令するために発するもの
オ 指令 申請、出願等に対し、許可、認可等を行うために発するもの
カ 庁達 市長が所管の機関又は職員に対し、事務執行上の取扱事項を定めるもの
(3) 公示文書 告示、公表等一般に公示を要するもの
(4) 一般文書 前3号に掲げる文書以外のもの
(文書管理帳票)
第8条 総務課に次の各号に掲げる帳票等を備えるものとする。
(1) 市受付印(別記様式第1号)
(2) 特殊文書収受簿(別記様式第2号)
(3) 金券等収受簿(別記様式第3号)
(4) 令達番号簿(別記様式第4号)
2 課及び室に、必要に応じ前項第1号に準じた受付印を置くことができる。
第2章 文書の収受
(到達文書の処理)
第9条 本庁に到達した文書は、総務課において収受し、次の各号に定めるところにより、速やかに処理しなければならない。
(1) 配布すべき主務課等が判明しない文書は、開封し、文書の余白に市受付印を押す。ただし、戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく届書等には、市受付印を押してはならない。
(2) 書留扱い(現金書留、簡易書留、配達証明、内容証明及び特別送達を含む。)による文書及び親展文書は、封筒の表面に市受付印を押し、特殊文書収受簿に所要事項を記載して名宛人に配布し認印を受けなければならない。
(3) 金券等が添付されている文書は、金券等収受簿に記載し、主務課等に配布し認印を受けなければならない。
(4) 電報は、特殊文書収受簿に所要事項を記載して名宛人に配布し認印を受けなければならない。
2 直接主務課等に到達した文書は、前項の規定にかかわらず、当該主務課等が収受するものとする。
(文書配布の方法)
第10条 配布すべき文書は、総務課に設置している文書配布棚に配布する。
2 2以上の課及び室に関連のある文書は、その関連の最も深い課及び室に配布するものとする。
3 文書主任は、主管に属しない文書の配布を受けたときは、直ちに、当該文書を総務課に回付しなければならない。
4 前2項に関して、主務課等を定め難いときは、総務課長の定めるところによる。
(勤務時間外の到達文書の受領)
第11条 勤務時間外に到達した文書は、当直者が受領し、総務課長に引き継がなければならない。
(配布文書の処理)
第12条 文書の配布を受けた文書主任は、直ちに、主務課等に回付するものとする。
2 前項の場合において、速やかに上司の閲覧に供さなければならないと認められるもの又は調査等のため特に日時を要するものは、「一応供覧」と朱記し、供覧しなければならない。この場合において、重要な文書で上司の指揮により処理する必要があるものは、自ら携行してその指揮を受けなければならない。
第3章 文書の処理
(起案)
第13条 起案文書の起案は、起案用紙及び継続用紙(別記様式第5号)を用い、次の各号に留意して作成しなければならない。
(1) 起案文書には、必要がある場合は、各項目に適当な内容を記載し、案文の前又は次に起案理由、準拠法令その他参考となる事項を記載すること。
(2) 起案文書には、必要な関係資料を整理して添付すること。
(3) 起案用紙の取扱の欄には、次に掲げるところにより当該事案の区分に対応する表示をすること。
ア 議会に提案する議案 議案
イ 重要なもの 重要
ウ 至急の取扱いをするもの 至急(期限のあるものについては、その期日を付記すること。)
エ 秘密の取扱いを要するもの 秘
オ 美唄市例規類集に登載を要するもの 例規類集登載
カ 美唄市広報紙に登載を要するもの 広報登載
キ その他文書の取扱いにより、適当な内容の記載を要するもの
(4) 起案用紙の合議の欄には、その事案について合議を要する職名を記載すること。
(5) 起案用紙の区分の欄には、その事案により、適当な内容を記載すること。
2 軽易又は定例的な事案については、前項の規定にかかわらず、文書の余白に必要な事項を記載して起案することができる。
3 定例的に取り扱う事案に係る起案については、起案用紙に代えて別の起案帳票を用いて行うことができる。
(合議)
第14条 起案文書の内容について、規則その他の定めにより他の部課長等の承認、確認等の必要がある場合、又は他の部課等に関連がある場合は、その合議を経て決裁を受けなければならない。
2 合議の順序は、関連の深い部課等から順次行い、起案者は、これを左から順に起案文書に記載するものとする。
3 起案文書の合議を受けた者は、直ちに、当該事案を検討し、内容について異議があるときは、意見を添えて主務課等に返付しなければならない。
(総務課への合議)
第15条 次の各号のいずれかに該当する起案文書は、総務課に合議し、審査を受けなければならない。
(1) 法規文書
(2) 令達文書
(3) 公示文書
(4) 議会に提案する議案
(5) その他起案の内容が重要又は異例に属するもの
2 前項第1号から第3号までの文書は、総務課において暦年により第7条の区分ごとに一連番号を付して、令達番号簿に記載しなければならない。
[第7条]
(起案文書の回付)
第16条 起案文書は、主務部長及び副市長を経て市長の決裁を受けなければならない。
2 美唄市事務専決規程(昭和48年訓令第3号)に定める市長に代わって決裁ができる者(以下「専決者」という。)の規定がある事案については、前項の規定にかかわらず、当該専決者が決裁する。この場合において、起案文書には、専決者の区分を表示しなければならない。
3 起案文書の内容が緊急を要するものは、内容を説明することができる職員が持ち回りをすることができる。
(決裁後の処理)
第17条 起案文書で決裁を終えたものは、起案者が決裁年月日を記入しなければならない。
(廃棄の通知等)
第18条 回付中の起案文書を廃案とし、又は当該起案文書の内容に重要な変更を加えたときは、起案者は、その旨を合議先に通知しなければならない。
(供覧)
第19条 供覧を要する文書は、起案用紙を用い、区分欄に「供覧」の表示をして回付するものとする。ただし、軽易なものについては、その文書の余白に「供覧」の表示をし、閲覧者押印欄等を設けて回付することができる。
第4章 文書の施行及び発送
(記号及び番号)
第20条 決裁を受け施行を要する文書(以下「施行文書」という。)は、記号及び番号を付さなければならない。ただし、第15条第1項第1号から第3号までに規定するもの及び軽易な文書については、この限りではない。
[第15条第1項第1号] [第3号]
2 前項の記号は、「美」の次に課又は室名等の文字2字を記載するものとする。
3 第1項の番号は、各課及び室において文書発送番号簿を備え付け、暦年ごとの一連番号を付すものとする。
(発信者の表示)
第21条 施行文書の発信者は、市長名を用いるものとする。ただし、軽易な内容の文書、庁内の往復文書その他これらに類するものは、市役所名、部長名、部名、課長名、課名、室長名又は室名を用いることができる。
(浄書)
第22条 文書の浄書は、主務課等において行うものとする。
2 原議と浄書した文書の照合は、確実に行わなければならない。
(公印)
第23条 施行文書は、全て公印を押印しなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(発送)
第24条 文書の発送は、総務課において行う。
2 本庁以外の課及び室においては、前項の規定にかかわらず、当該課及び室が文書の発送を行う。
3 電報を発信しようとするときは、その原文をあらかじめ総務課長に提出し、承認を得なければならない。
第5章 文書の保管、保存及び廃棄
(保管又は保存等の対象文書)
第25条 保管、保存又は分類の対象となる文書の範囲及びこれらの文書の保管又は保存等の方法については、別に定めるものを除くほか、この章の定めるところによる。
2 保管及び保存の対象となる文書は、職員が職務上作成し、又は取得した文書及び図書並びにこれらを撮影したマイクロフィルム等であって、職員が組織的に用いるものとする。ただし、刊行物を除く。
(文書分類表)
第26条 文書は、常にその所在を明らかにするとともに、必要なときには速やかに取り出せるよう全て別に定める文書分類表により分類して整理しなければならない。
2 主務課長等は、前項の文書分類表に変更の理由が生じたときは、総務課長と協議しなければならない。
(ファイル基準表)
第27条 文書主任は、次の各号の項目を記載した基準表(以下「ファイル基準表」という。)を作成し、当該年度に主務課等において作成又は取得した文書について、当該ファイル基準表の定めるところにより整理区分し、ファイルボックスに収納して保管しなければならない。ただし、帳簿、台帳等でファイルボックスに収納することが困難又は適当でないものについては、バインダー等を使用して保管することができるものとする。
(1) 部、課、室及び係(又は課及び室に置く主査)名
(2) 保管場所
(3) 内容
(4) 分類(大分類、中分類、小分類及び細分類)
(5) 作成年度
(6) 完結年度
(7) ファイル名
(8) 保管年数
(9) 保存年限
(10) その他必要な事項
2 文書主任は、主務課等において作成又は取得した文書に係る当該年度のファイル基準表を年度末に確定させ、総務課長が指定した日までに当該ファイル基準表を総務課長に提出しなければならない。この場合において、文書主任は、当該ファイル基準表の写しを主務課等に備え置くものとする。
3 文書主任は、主務課等における当該年度のファイル基準表の確定に当たっては、総務課と協議の上決定しなければならない。これを変更する場合もまた同様とする。
4 ファイル基準表は、磁気テープ等の電子情報の記録媒体により調製することができる。
(文書保存リスト)
第28条 文書主任は、ファイル基準表を総務課に提出したときは、事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)を管理し、その検索を速やかに行うために、廃棄年ごとにまとめられた次の各号の事項を記載した書類(以下「文書保存リスト」という。)を備え付けるものとする。
(1) 保存箱番号
(2) 部、課、室及び係(又は課及び室に置く主査)名
(3) 廃棄年
(4) 分類(大分類、中分類、小分類及び細分類)
(5) 作成年度
(6) 完結年度
(7) ファイル名
(8) 保存年限
(9) その他必要な事項
2 文書保存リストは、磁気テープ等の電子情報の記録媒体により調製することができる。
(移し換え)
第29条 事務室内の保管文書(以下「保管文書」という。)の移し換えとは、事務室内で文書の収納場所を動かすことをいう。
2 前項の移し換えは、次条に規定する置き換え完了後、直ちに行うものとする。
(置き換え)
第30条 保管文書の置き換えとは、保管文書を事務室から事務室以外の書庫等に収納場所を動かすことをいう。
2 前項の置き換えに際しては、文書主任は、原則として常用文書以外の3年保存以上の完結文書を文書保存リストに従って、ファイル名ごと保存年限別に区分して保存箱に収納するものとする。
3 文書主任は、保存箱に収納されている文書に係る文書保存リストの写しを当該保存箱に貼付するとともに、文書保存リストに保存箱番号を記入しなければならない。
4 文書主任は、保存箱を総務課長の指示により書庫の所定の位置に収納するものとする。
5 文書主任は、第3項の保存箱番号を記入した文書保存リストを総務課長に提出するものとする。この場合において、文書主任は、主務課等にその写しを保管するものとする。
6 主務課等において特に必要のある文書で書庫において保存し難いものについては、総務課長の承認を得て総務課長が管理する書庫以外の書庫等に保存することができる。
7 総務課長が管理する書庫以外の書庫等へ置き換えを行う場合については、当該書庫等を管理する課長及び室長が、前各項に準じ、置き換えを行うものとする。この場合において、当該書庫等を管理する課及び室の文書主任は、文書保存リストを総務課長に提出しなければならない。
(保存年限及び起算日)
第31条 文書の保存年限は、法令等に定めのあるものを除き、永年(保存期間が10年を超えるものをいう。以下同じ。)、10年、7年、5年、3年及び1年の6区分とし、保存年限の各区分の基準は、別表に定めるところによる。
[別表]
2 保存年限の起算日は、完結した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、特に暦年により処理する必要がある文書については、当該文書の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日とする。
(保存年限の変更)
第32条 保存期間の満了した文書であっても主務課長等の請求により総務課長が必要と認めたときは、保存年限を変更することができる。
2 主務課長等は、前項の規定により保存年限を変更したときは、文書保存リストに、保存年限の変更等必要な事項を記入し、当該文書保存リストを総務課長に提出しなければならない。
(書庫の管理)
第33条 本庁舎の書庫は、総務課長が管理するものとする。
2 主務課等に存在する書庫又は庁外施設においては、当該主務課等において管理するものとする。ただし、総務課長が必要と認めたときは、総務課において管理することができる。
(保存文書の廃棄)
第34条 主務課長等は、保存文書が規定の保存年限に至ったときは、次の各号の事項が記載されている文書廃棄リストを作成し、総務課長に合議の上当該文書を廃棄しなければならない。ただし、1年保存文書については、総務課長の合議を要しないものとする。
(1) 部、課、室及び係(又は課及び室に置く主査)名
(2) 廃棄年
(3) 作成年度
(4) 完結年度
(5) ファイル名
(6) その他必要な事項
2 前項の文書廃棄リストは、前項各号の内容が記載されている文書保存リストをもって代えることができる。
(廃棄の特例)
第35条 主務課長は、保存年限が永年である文書又は保存年限満了前の文書であっても保存の必要がないと認められるものは、前条の規定に準じて廃棄することができる。
(市史の資料)
第36条 主務課長等は、前条の規定により廃棄の決定をした文書であって、市史の資料として必要と認めるときは、市史編さんに関する事務を所掌する課及び室に当該文書を引き継がなければならない。
(文書保存の特例)
第37条 保存文書は、総務課長が特に認めたものに限り、他の方法により保存することができる。
(非常持出)
第38条 非常の場合に特に持ち出しを要する文書は、常に別の箱等に入れて「非常持出」の赤表示をして有事の際に備えなければならない。
附 則
この規程は、公布の日から施行する。
附 則(昭和27年12月6日訓令第4号)
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この規程は、公布の日から施行し、昭和27年11月1日から適用する。
附 則(昭和30年10月31日訓令第7号)
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この規程は、公布の日から施行する。
附 則(昭和32年4月25日訓令第1号)
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この規程は、昭和32年5月1日から施行する。
附 則(昭和41年8月1日訓令第9号)
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この規程は、公布の日から施行する。
附 則(昭和48年3月31日訓令第1号)
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この規程は、昭和48年4月1日から施行する。
附 則(昭和48年7月16日訓令第10号)
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この規程は、昭和48年7月16日から施行する。
附 則(昭和51年12月21日訓令第8号)
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この規程は、公布の日から施行する。
附 則(平成元年9月9日訓令第7号)
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この規程は、平成元年9月9日から施行する。
附 則(平成5年4月1日訓令第2号)
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この規程は、平成5年4月1日から施行する。
附 則(平成7年2月10日訓令第2号)
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(施行期日)
1 この規程は、平成7年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際既にこの規程による改正前の美唄市事務取扱規程(昭和26年訓令第8号。以下「旧規程」という。)に基づいてされた処理及び手続は、それぞれこの規程による改正後の美唄市文書事務取扱規程の相当規定に基づきされた処理及び手続とみなす。
3 この規程の施行の際旧規程に定める様式による用紙で現に残存するものは、当分の間これを使用することができるものとする。
附 則(平成9年3月31日訓令第3号)
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この規程は、平成9年4月1日から施行する。
附 則(平成11年3月31日訓令第2号)
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(施行期日)
1 この規程は、平成11年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際既にこの規程による改正前の美唄市文書事務取扱規程(以下「旧規程」という。)の規定に基づいてなされた処理手続きその他の行為については、この規程による改正後の美唄市文書事務取扱規程の相当規定に基づきなされたものとみなす。
3 この規則の施行の際旧規程に定める様式による用紙で現存するものは、当分の間これを補正して使用することができるものとする。
附 則(平成13年3月30日訓令第5号)
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この規程は、平成13年4月1日から施行する。
附 則(平成13年5月14日訓令第7号)
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この規程は、平成13年5月14日から施行する。
附 則(平成15年3月28日訓令第2号)
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この規程は、平成15年4月1日から施行する。
附 則(平成19年3月27日訓令第1号)
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この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成23年4月1日訓令第5号)
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この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成26年7月24日訓令第4号)
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この規程は、平成26年8月2日から施行する。ただし、第1条の規定(「出張所及び」を削る改正規定に限る。)及び第2条の規定(別表中5の項及び12の項を削る改正規定に限る。)は、平成26年9月1日から施行する。
附 則(平成28年4月1日訓令第16号)
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この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附 則(令和3年9月28日訓令第11号)
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この規程は、令和3年9月29日から施行する。
別表(第31条関係)
| 永年(10年を超えるもの) | (1) 条例、規則その他例規の原議文書
(2) 重要な事業計画及びその実施に関する書類 (3) 市史の資料となる重要書類 (4) 議会の会議録、議決等重要書類 (5) 所轄行政庁の令達、その他往復文書で特に重要な書類 (6) 訴願、訴訟及び審査請求に関する書類 (7) 重要な統計表 (8) 特に重要な契約書 (9) 叙位、叙勲及び褒章に関する文書 (10) 名誉市民、功労者及び市民栄誉賞に関する文書 (11) 隣接市町村との分合及び境界変更に関する文書 (12) 字名に関する文書 (13) 予算、決算及び出納に関する特に重要な文書 (14) 財産、営造物及び市債に関する重要書類 (15) 工事の施行又は物品に関する特に重要な文書 (16) 原簿、台帳、図面等で特に重要なもの (17) 職員の任免、賞罰、福利厚生等に関する重要な文書 (18) 事務引継に関する重要な文書 (19) その他重要であり永年保存の必要がある文書 |
| 10年 | (1) 金銭の支払いに関する証拠書類
(2) 補助金、貸付金等に関する重要な文書 (3) 公示に関する重要な文書 (4) 諮問及び答申に関する重要な文書 (5) 許可、認可、承認等の行政処分に関する重要な文書 (6) 租税に関する重要な文書 (7) 工事の施行又は物品に関する重要な文書 (8) 所轄行政庁の令達その他重要な文書 (9) 重要な契約書 (10) 原簿、台帳、図面等で重要なもの (11) 予算、決算及び出納に関する重要な書類 (12) その他10年保存の必要な文書 |
| 7年 | (1) 租税に関する文書
(2) その他7年保存の必要な文書 |
| 5年 | (1) 補助金、貸付金等に関する文書
(2) 公示に関する文書 (3) 諮問及び答申に関する文書 (4) 許可、認可、承認等の行政処分に関する文書 (5) 工事の施行又は物品に関する文書 (6) 所轄行政庁の令達その他の文書 (7) 契約書 (8) 原簿、台帳、図面等に関するもの (9) 予算、決算及び出納に関する書類 (10) 職員の任免、賞罰、福利厚生等に関する文書 (11) 通知、報告、回答、申請等に関する重要な文書 (12) その他5年保存の必要な文書 |
| 3年 | (1) 通知、報告、回答、照会及び申請に関する文書
(2) その他3年保存の必要な文書 |
| 1年 | (1) 軽易な照会、回答その他の往復文書
(2) 軽易な日誌、調査、報告、通知等の文書 (3) 収受発送に関する文書 (4) その他1年保存の必要があると認められる文書 |
様式(省略)
